10 Straordinari strumenti gratuiti per tutte le esigenze aziendali di base

L'introduzione di un nuovo software in un tipico ambiente di piccole imprese può essere costoso, per non dire altro. A seconda delle dimensioni della tua attività, l'acquisto di più copie di un programma o delle sue licenze può portare rapidamente il tuo bilancio in rosso.

L'alternativa non è particolarmente allettante, tuttavia. Spulciando attraverso il Web nella speranza di trovare una soluzione software efficace e senza costi aggiuntivi potrebbe costare caro a una piccola impresa tanto tempo, denaro e manodopera da utilizzare in modo efficace in quanto sarebbe costato acquistare un'app completamente funzionale in primo luogo.

Cosa deve fare un imprenditore con un budget? Semplice: leggi questo articolo.

[Ulteriori informazioni: Come rimuovere malware dal tuo PC Windows]

Di seguito, troverai 10 fantastici software che possono aumentare la produttività senza ridurre il tuo conto bancario. Abbiamo incluso opzioni per la maggior parte delle principali funzioni aziendali, dalla produttività alla gestione delle risorse umane al sistema operativo stesso, nel tentativo di creare una risorsa fronte-retro per far funzionare la tua attività per il basso costo di nada.

Una parola di avvertimento, tuttavia: il software libero non è sempre l'affare che sembra essere. Mentre il software premium solitamente viene fornito con aggiornamenti frequenti e un utile personale di supporto che è solo una telefonata, il software gratis può essere un po 'più approssimativo, soprattutto quando si tratta di documentazione, facilità d'uso e supporto di funzionalità sfumate. Detto questo, le utility qui descritte sono tra le migliori del software gratuito, quindi non dovresti rimboccarti le maniche e tuffarti in un forum di supporto tecnico troppo spesso.

Sistema operativo: Ubuntu Linux

Ubuntu: pulito e abbastanza semplice.

Il costo delle licenze Windows si aggiunge rapidamente, mentre Linux open-source costa un centesimo. Ubuntu è anche un buon sistema operativo, a patto che alla tua forza lavoro non dispiacerà abbandonare la familiarità del tradizionale desktop di Windows per acque più inesplorate. La selezione del software Linux è diversa dalla linea di app di Windows, ma ogni pezzo di software menzionato in questo articolo - con l'ovvia eccezione della suite di sicurezza di Microsoft - funziona bene su Ubuntu.

Mentre è spesso scherzato che Linux è quasi impossibile da usare, Canonical e una serie di appassionati open source hanno lavorato molto per rendere Ubuntu estremamente intuitivo. Discuteremmo anche che sarebbe ugualmente frustrante provare a inserire la moderna interfaccia utente di Windows 8 nell'ambiente aziendale. E non ci viene nemmeno insegnato come sia bello eseguire Linux su sistemi a bassa potenza che si avvizzire e soffocare alla sola vista del sistema operativo principale di Microsoft. Ma se non sei ancora convinto …

Suite di produttività: LibreOffice

LibreOffice è composto da diversi moduli, come Microsoft Office.

È giusto dire che una delle maggiori sfide che le aziende devono affrontare nell'abbandonare il e-true- (e-caro) La suite Microsoft Office per un pacchetto office freeware come LibreOffice è la compatibilità. Nello specifico, le preoccupazioni che i documenti oi fogli di calcolo appena creati - le cui estensioni terminano con la lettera "x" - non funzionino con LibreOffice e, anche se lo fanno, non avranno lo stesso aspetto.

Mentre è certamente vero che potrebbero esserci un paio di differenze generali quando si apre un foglio di calcolo di Microsoft Excel nella sua app originale rispetto a Calc di LibreOffice, e che preferiremmo usare PowerPoint piuttosto che il più scarso Impress di LibreOffice (scusate!), l'app Writer della suite è decisamente eccellente, soprattutto per il suo prezzo E sì, LibreOffice Writer aprirà i file DOCX, anche se potresti riscontrare qualche leggero problema di formattazione nei documenti con le campane e i fischi più importanti.

La nostra raccomandazione? Se non è una seccatura, inizia a salvare i documenti chiave di Word in formati di file precedenti che LibreOffice avrà meno problemi con documenti Word 97-2003, file RTF o ODF (OpenDocument Format), per meno problemi durante lo switch.

Sicurezza: Windows Defender / Microsoft Security Essentials

I PC Windows 8 vengono forniti con Windows Defender preinstallato.

Due app di sicurezza in una sola volta? Non proprio, anche se ciò richiederà una spiegazione rapida.

In tutte le versioni di Windows precedenti a Windows 8, Windows Defender è un'app anti-spyware. È buono da avere, ma non così critico come un programma antivirus in tempo reale. Microsoft Security Essentials svolge questo ruolo in Windows XP, Vista e Windows 7. Per Windows 8, Microsoft ha unito le app AV e anti-spyware in un unico programma unificato chiamato-hai indovinato-Windows Defender. Ottenuto?

Mentre diversi tipi di aziende potrebbero necessitare di opzioni di sicurezza più solide di quelle fornite da Microsoft, non c'è assolutamente nulla di sbagliato nel mantenere l'applicazione antivirus altamente funzionale (e molto gratis) di Microsoft nella tua tasca posteriore per qualsiasi sistema che necessiti di protezione di base. Non aspettatevi che le app svolgano un ottimo lavoro di segnalazione a un'autorità centralizzata in merito ai virus trovati o agli aggiornamenti necessari.

Un'altra app potente da verificare è la versione gratuita di Comodo Internet Security. Con esso, puoi ottenere il meglio del già citato Windows Defender e Microsoft Security Essentials in un'unica app: funzionalità anti-spyware, firewall e antivirus, sandbox automatico per bloccare i file sconosciuti prima che possano danneggiare e una capacità di blocco che impedisce ai file critici di Windows di essere interessati da app problematiche. Comodo chiede spesso agli utenti di prendere decisioni di sicurezza, tuttavia, mentre il software Microsoft lavora più dietro le quinte.

Email: Zimbra Desktop

Zimbra Desktop invia e-mail, ma anche molto altro.

Poiché Mozilla's Thunderbird è fondamentalmente su supporto vitale a questo punto, il mondo delle "alternative gratuite a Microsoft Outlook" ha avuto un successo. Tuttavia, Zimbra Desktop offre una straordinaria suite di funzionalità come client di posta elettronica desktop, in particolare per i dipendenti incaricati di monitorare i canali social della tua azienda.

Zimbra Desktop include tutti gli elementi di base di un client di posta elettronica desktop, come un'interfaccia di posta elettronica, un calendario, elenchi di attività, una modalità offline, eccetera. L'app include anche una sezione che consente agli utenti di tenere sotto controllo i social hotsposts come Twitter e Facebook; più servizi business-friendly come WebEx e LinkedIn; e servizi generali come Ricerca Web di Yahoo e ricerche locali.

Zimbra Desktop supporta e-mail POP e IMAP immediatamente, insieme a Yahoo Mail, Gmail, AOL, Hotmail e, naturalmente, account Zimbra Collaboration Server.

Progetto gestione: Freedcamp

Freedcamp suona molto come Basecamp, vero? C'è una ragione per questo. Questo set di funzionalità dello strumento di tracciamento del progetto gratuito ha un lotto in comune con la sua controparte di monitoraggio del progetto più costoso.

Se hai mai visto l'interfaccia di Basecamp, sai di cosa stiamo parlando. In caso contrario, ecco un corso accelerato: Freedcamp consente di creare progetti, all'interno dei quali è possibile creare e assegnare attività a vari utenti all'interno della propria organizzazione. (Le date di scadenza vengono visualizzate in un calendario separato.) Quando gli utenti accedono ai loro account, vengono presentati con una dashboard facile da digerire con tutte le attività in corso in un particolare progetto, oltre a elementi to-do e più grandi "Dove siamo nella timeline generale?" Elementi fondamentali che definiscono ciò su cui stai lavorando. Gli utenti possono persino tenere traccia del proprio tempo su una determinata attività, che risulta utile se le bollette della tua attività lavorativa vengono effettuate ogni ora.

Gestione delle risorse umane: OrangeHRM

Con un nome come OrangeHRM, quale combinazione di colori ti aspettavi?

La gestione delle risorse umane è fondamentale in tutte le attività, tranne le più piccole, e tenere traccia delle informazioni dei dipendenti in un foglio di calcolo combinato non sarà sufficiente. Ciò non significa che devi spendere un braccio e una gamba sul software di gestione delle risorse umane premium, tuttavia. OrangeHRM, un sistema HR completamente gratuito e open source, fa girare una serie di "moduli" HR comuni attorno a un unico sistema di controllo centralizzato.

In altre parole, funzioni come il database centrale dei dipendenti della suite, il tracker dei licenziamenti dei dipendenti, il modulo di indicazione dell'ora, il sistema di tracciamento dei candidati e il sistema di verifica delle prestazioni (per citare solo alcune delle opzioni disponibili) si collegano in un unico modulo di amministrazione che consente un universale "admin" per assegnare diversi diritti e permessi per le funzionalità di cui sopra a volontà.

Sembra complicato? Non è. La facile curva di apprendimento di OrangeHRM è tanto importante quanto la sua completezza. Se hai bisogno di funzionalità più avanzate o non vuoi il fastidio di mantenere il software HRM sul tuo hardware, tuttavia, è disponibile una versione a pagamento del software come servizio (Saas). Puoi anche pagare per la formazione o il software personalizzato.

Design del sito web: Weebly

La versione gratuita di Weebly è ideale per creare un sito Web di base.

Se non conosci assolutamente nulla sul Web design ma desideri comunque una sorta di Presenza Web migliore di una pagina about.me o di un dominio predefinito parcheggiato, Weebly è il tuo ticket.

La versione gratuita di questa app Web ti consente di creare un semplice sito, ospitato da Weebly stesso, che costruisci trascinando e rilasciare vari elementi della pagina su una varietà di modelli preimpostati. Mentre alcune parti dei modelli sono bloccate, puoi abbinare sezioni modificabili con paragrafi, immagini, moduli di contatto o anche un po 'di HTML personalizzato se sei così inclinato. Elementi più elaborati come l'incorporamento di video richiedono un account Weebly premium.

Non solo puoi avere più pagine sul tuo sito, ma puoi anche assegnare altri utenti per fungere da editor per la creazione di collaborazioni Web.

Gestione delle relazioni con i clienti: ZohoCRM

ZohoCRM ti aiuta a gestire i lead.

Se la tua SMB pone davvero l'accento sul bit "S", in questo modo avrai solo tre o meno utenti per il tuo software di gestione delle relazioni con i clienti, quindi ZohoCRM è l'app SaaS per te. Al centro, ZohoCRM aiuta le aziende a tenere traccia dei clienti (e dei potenziali clienti), condurre campagne di email marketing, acquisire lead generation opt-in, tenere d'occhio le pipeline di vendita, gestire le opportunità di vendita e altro, tutto attraverso un singolo, interfaccia Web facile da usare.

La versione gratuita di ZohoCRM supporta 100 megabyte di spazio di archiviazione totale e fino a 100.000 record.

Se stai cercando una maggiore flessibilità (o utenti) rispetto alla versione gratuita di ZohoCRM, è possibile eseguire l'aggiornamento a un livello premium a un prezzo ragionevole, oppure si potrebbe voler controllare SugarCRM Community Edition. È più potente della versione gratuita di ZohoCRM, ma richiede anche l'hosting e la configurazione del software sul proprio server. Avrai bisogno di un po 'più di competenza tecnica e della volontà di accedere ai solidi forum di assistenza di SugarCRM per ottenere questo strumento completo e senza intoppi.

Contabilità: GnuCash

L'interfaccia utente di GnuCash è blanda, ma semplice da usare.

GnuCash è un programma di contabilità open source che usa un'interfaccia stile checkbook per tracciare entrate e spese di base. Inoltre, poiché questa app utilizza il metodo di contabilità a doppia fatturazione, ti aiuta a bilanciare i tuoi libri garantendo che le transazioni su più account coincidano. In altre parole, il denaro che entra e esce deve corrispondere alle attività e alle passività della tua attività.

GnuCash consente agli utenti di impostare transazioni e promemoria su un programma altamente personalizzabile. Il software è stato progettato pensando alla contabilità di piccole aziende, completo di una miriade di opzioni di report (incluse le dichiarazioni di profitti e perdite), tracciamento di clienti e fornitori, gestione fatture, stampa assegni, gestione salari e molto altro. È non, tuttavia include strumenti di inventario o POS dedicati.

Email marketing: MailChimp

MailChimp include strumenti di analisi solidi.

MailChimp è gratuito come in "freemium", ma è gratis l'offerta è davvero graziosa. Il livello gratuito di questo popolare servizio di gestione dell'email marketing ti consente di inviare fino a 12.000 e-mail al mese a un elenco che non supera i 2.000 indirizzi e-mail. In altre parole, non è possibile distruggere il mondo, ma la tipica piccola impresa può sicuramente inviare via email una parte significativa della sua base di clienti.

La versione gratuita di MailChimp è relativamente illimitata quando si tratta di creare e utilizzare modelli, inviare messaggi di posta elettronica ai propri iscritti in base alla posizione e utilizzare contenuti dinamici per inviare messaggi quasi personalizzati a sezioni diverse della base di clienti. E indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando le versioni gratuite o pro di MailChimp, puoi accedere ai report completi dell'app e ai test di suddivisione A / B.

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