3 Funzionalità nascoste in outlook.com per aumentare la produttività

Se usi regolarmente la posta elettronica di Outlook, è probabilmente perché sei almeno un essere umano leggermente funzionale e produttivo che contribuisce alla società. Per questo, congratulazioni. Ma c'è sempre un po 'più spazio per chiunque per aumentare la produttività e migliorare le cose.

Forse alcune funzionalità nascoste in Outlook non cambieranno la vita in modo tale da aumentare improvvisamente le tue capacità di produttività, ma queste funzionalità ti aiuteranno almeno a spendere meno del tuo prezioso tempo nel tentativo di ordinare le e-mail. Quindi provali.

1. Sbarazzati rapidamente della posta indesiderata con Sweep

Potresti aver visto il pulsante Sweep seduto nella barra dei menu nella parte superiore di Outlook.com, ma non sai cosa fa. Ti permette letteralmente di spazzare via il disordine nella tua casella di posta in modo rapido ed efficace. Quando visualizzi un'email, fai clic su Sweep per visualizzare le azioni rapide corrispondenti a quell'email, alle email future o al suo mittente.

Ad esempio, se ricevi un'e-mail come parte di una newsletter di cui vuoi che Outlook si occupi automaticamente, puoi farti utilizzare da Sweep. Puoi eliminare automaticamente tutte le e-mail da quel mittente dalla tua casella di posta, bloccare tutte le e-mail future dal mittente, conservare quella più recente ed eliminare automaticamente il resto da quel mittente o eliminare sempre le e-mail dal mittente più vecchie di 10 giorni.

Sweep è personalizzabile e adattabile a diverse cartelle e categorie, quindi puoi scegliere di archiviare quelle e-mail.

2. Gestisci e personalizza le tue categorie di Outlook

Che tu lo sappia o no, probabilmente usi la funzionalità Categorie di Outlook. Questo ordina automaticamente vari tipi di e-mail in cartelle intelligenti appropriate e mette in evidenza il contenuto che merita il tuo focus. La categoria Foto mostra tutte le foto in una e-mail e le presenta in una bella galleria, mentre la categoria Aggiornamenti di spedizione ti fornisce il codice di monitoraggio e gli aggiornamenti su un pacco.

Ma ciò che potresti non sapere è che queste categorie sono completamente personalizzabili e ce ne sono molte più disponibili rispetto a quelle che potresti aver abilitato nella barra laterale. Inoltre, puoi aggiungere le tue categorie e impostare regole per le e-mail che rientrano in esse.

Per personalizzare le categorie, fai clic sull'icona Impostazioni in alto a destra in Outlook.com e scegli Gestisci categorie dal menu. Qui puoi scegliere quale lungo elenco di categorie vuoi abilitare (filtro) e quale vuoi mostrare specificamente nel menu delle cartelle per un accesso rapido.

Puoi anche creare la tua categoria facendo clic su Nuova categoria.

Suggerimento: per utilizzare una nuova categoria, puoi fare clic su Gestisci regole nel menu Impostazioni e creare una regola per ordinare automaticamente vari tipi di e-mail in quella categoria.

3. Outlook.com ha scorciatoie da tastiera a bizzeffe

Sei un fanatico delle scorciatoie da tastiera? O forse stai solo cercando modi più rapidi per completare le attività comuni in Outlook. In entrambi i casi, Outlook ha una scorciatoia da tastiera per quasi tutte le funzioni di posta elettronica utilizzate. Ci sono dozzine che coprono tutto, dalla scrittura di un'e-mail alla lettura di uno a un'azione.

Per visualizzare l'elenco completo delle scorciatoie da tastiera che è possibile utilizzare, basta premere il tasto ? chiave ovunque su Outlook.com. Puoi anche dare un'occhiata al pratico screenshot qui sopra.

Come usi Outlook.com?

Ora che sai come "scorrere" i tuoi messaggi, personalizzare le tue categorie intelligenti e spostarti con le scorciatoie da tastiera, sei sulla buona strada per diventare un professionista di Outlook e qualcuno che può conquistare il noioso compito della posta elettronica.