5 ottimi consigli per gestire diverse versioni di ms office

La suite MS Office è maturata nel corso degli anni in termini di caratteristiche e funzionalità. Tuttavia, ciò che è sempre stato un problema con gli aggiornamenti successivi è la compatibilità delle nuove versioni con quelle precedenti.

Ora, se stai usando versioni diverse di MS Office o stai collaborando con persone che usano una versione di Office diversa dalla tua, allora hai a che fare con questo problema quotidianamente. Tuttavia, saresti felice di sapere che potresti ridurre il rischio di incorrere in preoccupazioni semplicemente ricordando e praticando alcune cose.

Vediamo cosa sono.

Vedi anche: Scopri e capisci le differenze tra MS Office 2013 e Office 365 proprio qui.

1. Conoscere i formati di file

Office 2007-2013 utilizza estensioni di file diverse rispetto a Office 97-2003. Hanno una 'x' aggiunta alla fine, che è un'indicazione dell'uso di Extensive Markup Language (XML).

Strumento MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Lavorare in modalità compatibilità

Quando si apre un file 97-2003 in un prodotto 2007-2013, il file si apre in modalità compatibilità. Puoi continuare a lavorare in quella modalità in modo da non introdurre cose / funzionalità che non sono supportate.

Nota: in modalità compatibilità non sarà possibile utilizzare le funzionalità 2007-2013 anche se si utilizza la versione del software.

Idealmente, se hai intenzione di condividere il tuo documento con qualcuno che usa 97-2003, dovresti continuare a lavorare in modalità compatibilità.

3. Converti per nuove funzionalità

Se non si intende condividere la versione precedente del file e se si utilizza la versione superiore del software, è necessario convertire il file. In questo modo sarai in grado di sfruttare le nuove funzionalità.

Per convertire il documento, vai su File -> Informazioni -> Converti come mostrato nello schema seguente. In questo modo il file originale verrà convertito e sostituito.

4. Verifica problemi

Supponiamo che tu abbia lavorato nel periodo 2007-2013 e alla fine del tuo lavoro ti rendi conto che devi condividere il documento con qualcuno che ha 97-2003. Mentre stavi lavorando potresti aver usato funzionalità non supportate dalle versioni precedenti.

In tali casi, prima di condividere è consigliabile verificare la presenza di problemi. In questo modo mitigherai i potenziali rischi di perdita di dati e formattazione durante la condivisione. Fare clic su File -> Informazioni -> Verifica problemi, quindi correggere le cose richieste dal software.

5. Salva come 97-2003

Se si sceglie di salvare il documento come documento 97-2003 nonostante si lavori sulla versione successiva, il software verificherà la compatibilità da solo. Se ne trova, chiederà all'utente.

Quindi la condivisione non sarà mai un problema.

Suggerimento interessante: sei qualcuno che non ha affatto MS Office? Hai mai avuto bisogno di aprire uno di questi file? Non preoccuparti, puoi aprirli senza aver installato MS Office.

Conclusione

Queste sono le poche cose di base che devi tenere a mente se il tuo lavoro richiede collaborazione con persone che lavorano su diverse versioni di MS Office. Bastano pochi passaggi aggiuntivi e puoi effettivamente risparmiare molta confusione che potrebbe sorgere a causa di problemi di compatibilità.