17: Gestione progetti facile e personalizzabile

Gestione e assegnazione di priorità alle attività è la chiave per soddisfare gli obblighi aziendali. Quasi tutti i professionisti hanno un metodo per gestire piccoli progetti e collaborare efficacemente con gli altri per portare a termine il lavoro. Ma il tuo può essere migliorato?

Ricordo un cliente che mi ha mostrato con orgoglio il suo sistema di gestione delle attività: ha stampato con cura ogni oggetto da fare su una nota adesiva e l'ha schiaffeggiato sulla cornice del monitor del suo computer. Quando un compito diventa prioritario, sposta la carta più in alto sul lato del monitor e sposta le altre note più in basso. Quando era molto occupato, le banconote arrivavano alla sua scrivania, marciando con due linee irreggimentate lungo i lati del suo monitor fino alla tastiera.

Purtroppo, il suo sistema di gestione del progetto cresciuto in casa si è schiantato una notte. Un nuovo addetto alle pulizie dell'ufficio entrò e pulì diligentemente il monitor e la scrivania. La mattina dopo ha trovato tutti i suoi stick appiccicosi disposti in modo ordinato in una pila ordinata dal telefono. Trascorse mezz'ora a ricoprire le sue priorità di compito.

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Non ci sono scuse per attaccare a un sistema di gestione di progetti cartacei quando diversi semplici servizi Web ora possono fare il lavoro in modo molto meglio. Questi servizi aiutano anche a garantire che tutti i membri del team di progetto siano rapidamente aggiornati sulle scadenze e sui nuovi sviluppi.

Mi piace QG | Software 17:00, un relativamente economico ($ 18 al mese e oltre), un servizio di gestione progetti facile da usare che può aiutarti a stabilire le priorità delle tue attività e a gestire progetti più piccoli. Dispone di un'interfaccia utente di bell'aspetto che è più personalizzabile rispetto alla maggior parte degli altri servizi basati sul Web.

5pm non è un progetto Microsoft: non può gestire facilmente progetti di grandi dimensioni o a lungo termine. Tuttavia, ti consente di creare e aggiornare attività e progetti sul Web o via e-mail. Grafici timeline visivamente accattivanti ti permettono di controllare rapidamente i tuoi progressi. Le 17:00 possono anche integrare le scadenze del progetto con alcuni servizi di calendario.

Nel complesso, 17:00 offre una gamma completa di servizi di gestione del progetto che dovrebbero soddisfare le esigenze degli utenti più leggeri.

Nessuna carta di credito richiesta per la prova

La registrazione di un account è semplice. Non è nemmeno necessario fornire informazioni sulla carta di credito per la prova gratuita. 17:00 supporta i browser Web più diffusi, incluse le versioni recenti di Internet Explorer, Firefox, Safari e Opera.

Sarà necessario selezionare il proprio sottodominio (qualcosa sulla falsariga di " azienda.5pmweb.com ") per accedere al servizio e abilitare l'integrazione della posta elettronica. Diversi brevi video tutorial forniscono istruzioni di base su come utilizzare il servizio.

Quando si fa clic su un progetto alle 17:00, un elenco di dettagli del progetto, incluse le attività e gli indicatori di avanzamento, viene visualizzato nel riquadro di destra. Ma semplicemente passando il mouse su un progetto per un paio di secondi verrà generata una finestra di informazioni pop-up con ulteriori dettagli.

Dopo l'accesso, vedrai quattro schede sul lato sinistro del display: Progetti, Cronologia, Report e profili. Probabilmente trascorrerai la maggior parte del tuo tempo lavorando nella scheda Progetti. Cliccando su di esso mostra un elenco di progetti nel riquadro di sinistra. Quando si fa clic su un progetto, viene visualizzato un elenco di dettagli del progetto, ad esempio attività e indicatori di avanzamento, nel riquadro di destra. Passare semplicemente sopra un progetto per un paio di secondi fornirà ulteriori dettagli in una finestra informativa popup, un bel tocco.

Mi piace anche il modo in cui puoi personalizzare l'aspetto delle 17:00, semplicemente trascinando le colonne per modificare le larghezze o il resort dati. Le 17:00 possono anche integrarsi con i calendari che supportano i feed di iCalendar, come Apple iCal e Mozilla Sunbird, in modo da poter controllare le scadenze del progetto nell'app del calendario. Tale sincronizzazione dei dati funziona anche con Google Calendar, ma per qualche motivo (la società incolpa Google), il processo è molto più lento rispetto alle app Apple e Mozilla.

Integrazione e-mail

È possibile inserire progetti e attività direttamente utilizzando l'interfaccia Web; in alternativa, puoi crearli inviando e-mail al tuo indirizzo personalizzato alle 17:00. È inoltre possibile utilizzare l'e-mail per aggiungere fino a 20 MB di file di documento e aggiornare il completamento percentuale di un'attività. I parametri nella riga dell'oggetto dell'e-mail consentono di specificare ulteriori dettagli come date di inizio e scadenze.

L'integrazione e-mail delle 17.00 rende particolarmente semplice l'aggiornamento delle informazioni del progetto tramite un dispositivo mobile. Anche se il tuo piccolo display portatile è inadeguato per mostrare l'interfaccia Web delle 17:00, puoi ancora toccare un'e-mail per aggiornare lo stato di un progetto.

5pm supporta quattro tipi di utenti in modo da ottimizzare l'accesso al servizio. Gli amministratori possono fare tutto; gli utenti possono modificare progetti e attività per i team a cui li assegni; gli utenti esterni possono visualizzare progetti e attività per i loro team; i clienti possono visualizzare e modificare i propri progetti.

Come 5pm si accumula

Ho discusso di altri servizi di gestione dei progetti in una colonna precedente. 17:00 gestisce più del popolare Basecamp, ma riesce comunque a essere facile da comprendere per un neofita del project management. Tuttavia, non offre tutte le funzionalità attuali di Wrike di fascia più alta, che ha recentemente aggiunto la collaborazione di conoscenza simile a Wiki.

Sono disponibili cinque piani a pagamento per le 17.00, con costi che vanno da $ 18 a $ 175 al mese. Il piano di base supporta cinque utenti, dieci progetti attivi e 250 MB di archiviazione dei dati, mentre il piano di fascia alta consente utenti e progetti illimitati e lo spazio di archiviazione dei condensatori a 5 GB. È disponibile una prova gratuita di 14 giorni.

Basecamp continua a governare il ruolo quando si tratta di servizi di gestione dei progetti entry-level. Ma se desideri qualcosa di un po 'più semplice, prendi in considerazione le 17.00.

Richard Morochove è un consulente e uno scrittore IT. Inviagli domande sull'utilizzo della tecnologia nella tua azienda di piccole e medie dimensioni tramite e-mail. PC World può modificare la tua query e non può garantire che tutte le domande abbiano una risposta.