App Spotlight: rendere le riunioni più produttive con meno riunioni

Sai cosa c'è che non va nelle riunioni? Esattamente: tutto.

Meno Meeting per iPhone e iPad promette di aumentare la produttività dell'incontro automatizzando e semplificando alcuni dei compiti più difficili: pianificare la riunione, prendere appunti, assegnare elementi di azione e così via.

L'app è un compagno del servizio Web con lo stesso nome. Con questo servizio è possibile pianificare le riunioni utilizzando un'interfaccia Web o un plug-in di Outlook, quindi sincronizzare i calendari su Google Calendar, Outlook e l'app.

Mentre si sta effettivamente conducendo una riunione (che la Riunione meno si riferisce a "huddle" e limita a 30 minuti), è possibile comprimere gli elementi dell'agenda, invitare altri partecipanti e, soprattutto, acquisire note sotto le voci Discussione generale e Passaggi successivi. Puoi anche aggiungere o catturare una foto, se necessario.

Lo strumento di cattura delle note funziona magnificamente, con una struttura semplice in stile contorno che mi ricorda WorkFlowy. Ma qui puoi classificare qualsiasi voce come nota, decisione o azione, con quest'ultima opzione assegnata a una persona specifica.

Riunione dell'argomento? Succede, ed è per questo che l'app Less Meeting offre Parking Lot: un luogo in cui è possibile archiviare elementi fuori tema (note, in pratica) per discussioni o revisioni successive. L'idea, ovviamente, è di tenerti in pista e fare in modo che la riunione venga completata entro 30 minuti.

Una volta terminata una riunione (o la si termina manualmente), l'app crea immediatamente una nuova email per tutti i partecipanti, una che contiene i minuti completi della riunione: chi ha partecipato, quando e per quanto tempo è trascorso l'incontro, l'ordine del giorno (con note di riunione), gli elementi di azione (e chi sono assegnati) e le eventuali voci di Parcheggio.

Questo è un po ' roba follemente maneggevole. Inutile dire che l'app tiene anche un registro delle riunioni in modo da poterle rivedere in un secondo momento e sincronizzarsi con la versione Web per ulteriori opzioni.

Meno Riunione funziona bene su un iPhone, ma è davvero la soluzione migliore su un iPad, dove è più comodo digitare e c'è più spazio per vedere tutti gli elementi dell'agenda, note e dettagli.

Una caratteristica mancante che l'app potrebbe davvero utilizzare: registrazione audio. Se stai per documentare una riunione, sarebbe bello avere anche l'opzione di un record audio. Se hai bisogno di un'app che offra tale funzione, consulta Audiolio.

Anche se Less Meeting è gratuito e può essere utilizzato offline gratuitamente, funziona sicuramente meglio se abbinato alla versione Web. Puoi provarlo gratuitamente per 30 giorni, dopo di che pagherai $ 12 al mese per utente per squadre di 1-9 o $ 10 per utente al mese per team di 10-99. Questo è un po 'ripido, sì, ma dopo aver trascorso un po' di tempo con Less Meeting, credo davvero che abbia il potere di essere uno strumento di trasformazione per le piccole imprese, specialmente quelle impantanate da incontri inutili, improduttivi.

Hai trovato uno strumento migliore per aver maneggiato le tue miserabili riunioni? Parlamene nei commenti.