Diventa un utente di QuickBooks power in 11 semplici passaggi

C'è un motivo per cui QuickBooks rimane il più popolare software di contabilità per le piccole imprese. Intuit ha dedicato 13 anni a perfezionare le sue funzionalità, dopo tutto. Poiché esiste una nuova versione ogni anno, tuttavia, potresti non essere in grado di accelerare tutto ciò che puoi fare per rendere i QuickBooks più facili e veloci da usare.

Sia che tu stia creando rapporti o cerchi scorciatoie per richiamare le informazioni chiave, questi suggerimenti ti farà risparmiare tempo e battute. Ogni suggerimento è contrassegnato con l'anno dell'edizione QuickBooks in cui è apparso per la prima volta, tornando a QuickBooks 2010. Qualsiasi cosa più vecchia viene semplicemente mostrata come pre-2010.

Fai in modo che QuickBooks segua le tue preferenze

QuickBooks offre un gran numero di opzioni in la sua finestra Preferenze, a cui si accede dal menu Modifica. Per ogni elemento di preferenza, ottieni le schede per le opzioni personali e aziendali. Le opzioni personali si applicano solo all'utente corrente, mentre le opzioni aziendali vengono visualizzate a tutti gli utenti. Vale la pena fare clic su entrambe le schede per visualizzare tutte le opzioni di personalizzazione.

1. Scegli il desktop (QB2010)

Visualizzazione desktop

Il diagramma di flusso predefinito che appare quando si accende una nuova copia di QuickBooks sembra qualcosa da una classe contabile, ma per fortuna non si è bloccati con esso. In Preferenze, Desktop View puoi optare per un'altra schermata di avvio, come il famoso Company Snapshot, andando alla finestra che preferisci e quindi facendo clic su Salva pulsante radio desktop corrente. In alternativa, puoi fare in modo che QuickBooks salvi semplicemente le finestre su cui stai lavorando quando lo chiudi facendo clic su Salva quando chiudi la società. In questa stessa finestra, puoi anche scegliere tra l'opzione di default, tenere aperte più finestre quando lavori, o l'unica opzione alla volta (quando apri una finestra, quella precedente si chiude automaticamente).

2. Velocizza le ricerche (QB2012)

Cerca La funzione di ricerca dei QuickBooks ti consente di trovare gli elementi nel file della tua azienda o nei file della guida del programma. Per impostazione predefinita, viene visualizzato un campo di ricerca nella barra delle icone in alto (richiamato in Visualizza, quindi nella icona in alto), ma in Preferenze, Ricerca è possibile rimuovere e, inoltre, specificare se si desidera un'azienda o una ricerca di file di aiuto. (Per impostazione predefinita, QuickBooks ti consente di scegliere da un menu a discesa sotto la ricerca archiviata ogni volta che avvii una ricerca.) Nella scheda Azienda, puoi anche specificare la frequenza con cui QuickBooks deve indicizzare il file della tua azienda in modo che le ricerche riflettano le voci recenti. QuickBooks consiglia l'indicizzazione a intervalli di 30 minuti, ma dal momento che l'indicizzazione può rallentare il programma, potresti optare per allungamenti più lunghi. Quando è necessario trovare una transazione recente, è sempre possibile fare clic sul pulsante Aggiorna ora in questa finestra.

3. Trova vecchi messaggi (pre QB2010)

QuickBooks ha per impostazione predefinita una serie di promemoria che è possibile disattivare selezionando una casella di non mostrare-questo-messaggio-di-nuovo nel messaggio. Ma se vuoi riportarli indietro, vai alla finestra delle preferenze generali e fai clic sulla casella "Porta indietro tutti i messaggi una volta". Qui puoi anche avere QuickBooks usare il tasto Invio per passare da un campo all'altro, mostrare (o sopprimere) il testo ritagliato in ToolTips, scegliere tra usare la data odierna e la data dell'ultima transazione per le nuove transazioni, e molto altro. Le versioni 2012 e successive ti danno la possibilità di eseguire QuickBooks in background per velocizzare il suo lancio.

Funziona meglio con dati e report

4. Aggiungere o modificare più voci di elenco (QB2011)

Più voci di elenco

Dire che è necessario aggiornare un elenco di QuickBooks, qualsiasi cosa, da clienti e fornitori a servizi e parti. Il Aggiungi / modifica più voci sotto la voce di menu Elenchi fornisce diversi modi pratici per farlo. Visualizzando i dati dell'elenco in un formato griglia simile a un foglio di calcolo, consente di inserire, rimuovere o spostare le colonne e incollare le celle copiate di Excel, oltre a digitare semplicemente nuove voci. A Il comando Copy Down che appare quando fai clic con il tasto destro su una cella riempirà il resto della colonna con il contenuto della cella. Tuttavia, usare con attenzione poiché sovrascrive qualsiasi contenuto precedente.

5. Modifica di un rapporto prima dell'esecuzione (pre QB2010)

Modifica di un rapporto

QuickBooks semplifica i rapporti di modifica, ma non è necessario attendere l'apertura del rapporto prima di apportare modifiche. Andare su Preferenze, Rapporti e spuntare Richiedere di modificare le opzioni del rapporto prima di aprire un rapporto. Da quel momento, quando scegli un rapporto, avrai una finestra con le sue opzioni prima di eseguire il rapporto reale. Se i tuoi set di dati sono grandi, questo può essere un risparmio in tempo reale.

6. Aggiorna automaticamente i report in Excel (QB2012)

Aggiorna automaticamente i report.

Molti utenti QuickBooks amano esportare i dati dei report in un foglio di calcolo Excel, dove possono apportare modifiche che vanno dalle modifiche del formato all'aggiunta di formule. QuickBooks qualche tempo fa ha reso facile la creazione del foglio di calcolo inserendo un pulsante di Excel nella parte superiore dei report, che visualizza una finestra con le opzioni di esportazione. È anche possibile impostare alcune opzioni di Excel prima di esportare i dati facendo clic sul pulsante Avanzate.

Il problema con questo nelle edizioni precedenti è che l'aggiornamento del foglio di calcolo ottimizzato con nuovi dati da QuickBooks potrebbe essere disordinato. Le modifiche alla formattazione, ad esempio, non sono state applicate ai nuovi dati. L'edizione 2012 di QuickBooks ha aggiornato la funzionalità di esportazione di Excel per risolvere almeno alcuni di questi problemi. Una volta creata una cartella di lavoro Excel con dati esportati, QuickBooks crea una voce di menu in Excel che consente di aggiornare il foglio di calcolo senza nemmeno eseguire QuickBooks.

Il processo non è ancora perfetto: QuickBooks aggiunge anche un foglio in cartelle di lavoro Excel create utilizzando la funzione di esportazione per spiegare alcuni dei suoi limiti. Tuttavia, può rendere la vita più facile se desideri massaggiare i dati QuickBooks in Excel.

Trova scorciatoie e personalizzazioni dei menu

7. Riproduci preferiti (QB2011)

QuickBooks ha così tanti rapporti standard che trovare quelli che usi regolarmente dai suoi menu può diventare fastidioso. Puoi evitare la navigazione nei menu designando i report come preferiti facendo clic sull'icona del cuore sotto qualsiasi rapporto standard, memorizzati o contribuiti, nel Centro rapporti. Dopodiché, verrà visualizzato nella scheda Preferiti del Centro rapporti e persino un comando Esegui segnalazioni preferite per l'aggiornamento di tutti i rapporti con un solo clic.

8. Personalizza la barra delle icone (pre QB2010)

Non solo prendi la barra delle icone come viene!

L'interfaccia QuickBooks standard è caricata con icone sugli elementi che potresti non aver mai bisogno e a volte mancano quelle che desideri. È possibile rendere la barra delle icone più pertinente al modo in cui si utilizzano QuickBooks aggiungendo o rimuovendo icone nella finestra della barra delle icone Personalizza scegliendo Visualizza, quindi la barra delle icone Personalizza. Oppure, crea nuove icone facendo clic sul pulsante Avanzate in quella finestra.

9. Informazioni sul prodotto QuickBooks (pre QB2010)

La finestra delle informazioni sul prodotto QuickBooks fornisce una vasta gamma di statistiche e altri dettagli che potrebbero essere necessari per il supporto tecnico o altri problemi. Tra le altre cose, puoi scoprire quando hai installato la tua copia, il numero esatto della versione, le informazioni sulla licenza, i dettagli sul numero di utenti e gli elementi dell'elenco e molto altro. Accedilo premendo il tasto F2 sul PC Windows.

10. Calcolatrice a comparsa (pre QB2010)

Calcolatrice a comparsa Se è necessario eseguire rapidamente una rapida simulazione matematica durante la creazione di un preventivo, un ordine di vendita o una fattura, non è necessario uscire dal modulo QuickBooks. Con il cursore su qualsiasi campo di importo in dollari, è sufficiente fare clic su uno dei tasti + , - , * o / (per aggiunta, sottrazione, moltiplicazione o divisione) e apparirà una piccola finestra della calcolatrice.

11. Un sacco di scorciatoie da tastiera (pre QB2010) : Le persone che preferiscono le scorciatoie da tastiera per fare clic su menu e finestre grafiche hanno molte opzioni in QuickBooks, molte delle quali risalgono alle origini DOS. Ad esempio, CTRL-F richiama la finestra Trova dettagliata per rintracciare transazioni specifiche; CTRL-R produce il registro associato alla transazione corrente. Ci sono anche tonnellate di scorciatoie sensibili al contesto che si applicano solo a tipi di dati specifici, ad esempio, se lavori in un campo data, premendo Y si modifica la data al primo giorno dell'anno corrente. Per visualizzare gli elenchi completi delle scorciatoie da tastiera, inizia andando alla pagina di aiuto di QuickBooks su questo argomento. Da lì, è possibile accedere agli elenchi di tutte le categorie di collegamenti: Generale, Date, Modifica, Guida in linea, Attività e Spostamento in una finestra.