Acquista, affitta o trasferisci nel cloud computing

I tuoi fidati vecchi computer dell'ufficio probabilmente si faranno scoppiare con la potenza di una Oldsmobile di 20 anni che si arrampica sul Monte. Everest, lavorando sodo per completare compiti sempre più complicati e vari per i dipendenti della tua azienda. Ma mentre potrebbe essere il momento di sostituire i PC obsoleti, con la crisi del credito di oggi, potresti considerare delle alternative al semplice acquisto di nuovo hardware come modo per risparmiare denaro.

Quindi dovresti affittare un nuovo hardware, rinunciando a software in scatola? O provare le nuove soluzioni di cloud computing che vengono pubblicizzate come la prossima grande cosa? Esamineremo una serie di opzioni per la tua attività e ti faremo sapere quali risparmieranno denaro e che potrebbero potenzialmente costarti caro.

Leasing vs. acquisti: buon affare o cattiva idea?

Secondo Uno studio del 2007 condotto da IDC, che riduce il ciclo di vita del tuo PC a tre anni, contro cinque o sei anni, ti farà risparmiare sul costo complessivo del mantenimento di quel sistema. Come presentato nello studio, tenere due generazioni di PC desktop in leasing (detenuti per tre anni ciascuno) è del 20,5% meno costoso rispetto all'acquisto e al possesso di una macchina per sei anni.

A parte le implicazioni sul ciclo di vita, ci sono altre considerazioni da rimediare prima firmando un leasing hardware, come i costi di fine locazione e altri costi che possono maturare se non monitorati, secondo Joe Loiselle, Vice Presidente di Global IT Advisory Services di IDC.

"Il leasing non è una cosa negativa, se Non gestito, sarà una grande responsabilità.La maggior parte delle [locazioni] favorisce la mancanza di disciplina che un acquirente ha, e preferisce un dispositivo mobile - si muove, si rompe e cambia le mani ", dice. A meno che non abbiate intenzione di rispedire l'attrezzatura in tempo utile e di risolvere i problemi di fine locazione, Loiselle ritiene che la vostra organizzazione verserà denaro in contanti. La maggior parte delle persone non presta attenzione a un contratto d'affitto una volta firmato, aggiunge, e gli accordi di locazione non sono esattamente progettati per risparmiare denaro nel lungo periodo.

"Le aziende stanno facendo un esodo di massa dal leasing", dice Loiselle. Il leasing "è un acchiappamosche di Venere: è difficile entrare e più duramente da cui uscire." Ovviamente, data la crisi del credito di oggi, sarà più difficile ottenere un leasing o un finanziamento in primo luogo.

Quando si tratta di server, può essere ancora più difficile restituire l'attrezzatura, come dati, applicazioni e rete le connessioni sono tutte interessate quando si rimuove un server. I server non sono così facili da estrarre dalla tua rete, e la maggior parte delle piccole imprese non ha ridondanze sul posto, secondo Loiselle.

Un'ultima considerazione prima di firmare un contratto di locazione: le aziende sono spesso in grado di cancellare quanto basta $ 15.000 per nuove attrezzature, quindi potrebbe essere logico acquistare l'attrezzatura a titolo definitivo. Assicurati di controllare con il tuo commercialista o consulente fiscale prima di passare a una delle due opzioni.

Confronto dei costi: Il costo del leasing è efficace?

Abbiamo esaminato le offerte di leasing su tre siti di produttori di computer, confrontando le opzioni di prezzo per dieci laptop. Nel complesso, abbiamo rilevato che il leasing è l'opzione più costosa a lungo termine, anche se è meno costoso all'inizio.

Nel sito di HP, abbiamo selezionato l'opzione per l'acquisto di dieci notebook aziendali al costo di $ 15,590. HP indica il prezzo di leasing per questi stessi notebook di $ 413 al mese per un leasing di 48 mesi. Quello è $ 19,824 per un contratto di affitto di 48 mesi, o un ulteriore $ 4824 per affittare le macchine, piuttosto che comprarli a titolo definitivo. (Per informazioni su altre lunghezze, prezzi o opzioni di leasing, consultare il sito di HP.)

Nel sito di Dell, la società elenca le opzioni finanziarie che includono opzioni di acquisto fisso (FPO) e valore di mercato completo (FMV) per leasing con finanziamento a 24, 30, 36 o 48 mesi. Entrambe le opzioni richiedono una commissione di $ 75. Il nostro totale per dieci computer portatili similmente equipaggiati, senza spese di spedizione e tasse, era $ 15.695.

Visualizzati accanto al totale sul sito di Dell sono collegamenti alle opzioni di leasing. (Prima di passare attraverso il processo di qualificazione, è possibile stimare i pagamenti in base al livello di credito - Eccellente, Buono o equo - e l'importo totale dell'acquisto.) Il contratto di 48 mesi a $ 15.695 è stato di $ 460.96 al mese per FMV e $ 461,04 per $ 1 Buy-Out. Questo è $ 22,126,08 per FMV e $ 22,129,92 per $ 1 Acquista oltre 48 mesi. Fai i conti: acquisto di attrezzature a titolo definitivo ti fa risparmiare almeno $ 6500.

Successivamente, abbiamo fatto clic sul sito di Fujitsu, dove l'azienda offre opzioni di acquisto di leasing di $ 1, 10% o FMV e fornisce un calcolatore di leasing da calcolare fuori i tuoi costi. Fujitsu non offre un contratto di affitto di 48 mesi, ma il suo leasing di 36 mesi su dieci laptop per un totale di $ 15.000 è stato di $ 473 sul piano FMV, $ 483 su 10% di acquisto e $ 522 su $ 1 di riscatto. Quindi $ 17.228, $ 17.388 o $ 18.792, rispettivamente su un acquisto di attrezzature da $ 15.000.

Alla fine, i dieci laptop che abbiamo ricercato sui tre siti dei venditori costano in media $ 4000 in più se li affittassi per 48 mesi, come contrario a comprarli a titolo definitivo. Mentre il leasing significa che non sarai legato ad un costo iniziale molto elevato, l'acquisto risparmia un sacco di soldi nel lungo periodo.

Anche l'acquisto potenzialmente consente di risparmiare più denaro, poiché i contratti di affitto possono stabilire che un venditore può addebitare extra se si restituisce l'attrezzatura in ritardo o senza un disco rigido pulito.

Leasing di stampanti e fax online: panacea o problematica?

Se l'ufficio necessita anche di stampa di volumi elevati, fascicolazione e tutte le campane e i fischietti di una stampante di grosso budget, molte aziende offrono contratti di affitto di attrezzature. HP e Xerox offrono entrambi opzioni di leasing per modelli di fascia alta e di volume elevato.

Ad esempio, la serie di multifunzione HP LaserJet M5000 in bianco e nero ad alto volume parte da $ 4000 al minuto e inizia la serie di stampanti a colori LaserJet CM6030 MFP a $ 7000. Ma al leasing, dovrai pagare $ 115 al mese per l'M5000, o $ 190 al mese per il CM6030 per un contratto di affitto di 48 mesi. (Ciò significa che spenderai $ 5520 per l'M5000, o $ 9120 per il CM6030, nel corso di 48 mesi.)

Anche se le stampanti ad alto volume non hanno un ciclo di vita altrettanto breve come un notebook o un desktop, paga per fare la tua ricerca per capire le opzioni di leasing, cosa è previsto alla fine del contratto di locazione e quale sarà il costo totale per la durata del contratto di locazione.

Per apparecchiature da ufficio costose, come una stampante ad alto volume, potresti scoprire che il denaro extra speso nel corso di un leasing ha senso, in quanto è solo un dispositivo che rimarrà nel tuo ufficio, ed è più facile da rintracciare rispetto a un laptop. Come per qualsiasi contratto di locazione, assicurati di aver compreso i termini e se sarai bloccato a spedire al venditore una stampante gigante una volta che il contratto è scaduto.

Le tue esigenze potrebbero includere meno stampe e più fax, comunque. In questi giorni, un nuovo apparecchio fax varia da meno di $ 100 a $ 350, a seconda del set di funzionalità. Ma se non si inviano fax abbastanza spesso da giustificare una macchina o una linea telefonica separata, molti servizi online gratuiti ea basso costo consentono di inviare fax online. Questi servizi "fax virtuale" consentono di inviare fax via e-mail e riceverli; alcuni offrono un numero di rete fissa locale gratuito.

Fai una ricerca su Google per "fax online" e scoprirai che ci sono letteralmente migliaia di servizi di Internet fax disponibili, con una gamma di prezzi e funzionalità. Alcuni sono gratuiti, alcuni consentono di inviare solo fax e altri consentono di inviare e ricevere, tutto senza un fax fisico.

Un servizio popolare, Myfax, offre piani che partono da $ 10 al mese o $ 110 all'anno per invia 100 pagine e ricevi 200 al mese. Il servizio include anche un anno di archiviazione online e un numero di fax locale o gratuito.

Efax è un altro provider di fax Internet. Offre piani gratuiti, Plus e Pro. Il piano Plus costa circa $ 17 al mese e puoi ricevere fax gratuitamente. Puoi inviare 30 pagine al mese e pagine aggiuntive di 10 centesimi ciascuna. Per leggere o creare fax, è necessaria l'applicazione eMessenger gratuita del servizio. (Se si ricevono o si inviano fax come file TIF o PDF, tuttavia, non è necessaria l'applicazione.) La versione gratuita include 30 giorni di spazio per i fax, Plus offre un anno di archiviazione e il piano Pro prevede due anni.

Nel complesso, i fax online sono un ottimo affare se non si vuole pagare un canone mensile per una linea telefonica, acquistare l'attrezzatura o mancare uno spazio ufficio permanente. I fax online possono anche essere più sicuri di un fax che si trova in un'area pubblica. Ma se si desidera l'affidabilità di una rete fissa e un numero di fax permanente, i fax online potrebbero non essere l'opzione migliore.

Raggiungere i cloud: storage, server e servizi

È possibile decidere di rinunciare semplicemente a nuove apparecchiature e software a favore del cloud computing, che sta guadagnando popolarità e clamore negli ultimi mesi. Aziende come Google, Dell, HP, Oracle, Amazon, Salesforce.com e persino Microsoft stanno fornendo applicazioni, spazio Web e potenza di calcolo via Web. Ma questo significa che le tradizionali applicazioni software e server non saranno necessari?

Gartner ritiene che l'80% delle aziende di Fortune 1000 utilizzeranno una qualche forma di servizi di cloud computing entro il 2012. Il cloud computing consente alle grandi aziende di spendere di più in infrastrutture e meno soldi per l'hardware attuale, ma con l'aumentare della popolarità del cloud computing, alcuni esperti del settore sostengono che i costi aumenteranno con l'adozione.

"Windows non sta andando via, ma sempre più servizi saranno offerti dal cloud, piuttosto che installato e gestito su piattaforme specifiche locali ", afferma Thomas Bittman, un analista di Gartner, sul suo blog. "Per non dire che Amazon, Salesforce o Google hanno risolto tutti i nodi - ma hanno sicuramente abbassato la barriera all'ingresso per uno sviluppatore che cercava di creare un'applicazione di classe mondiale a basso costo."

Non lo fai è necessario acquistare hardware o software, ma spesso si deve pagare per lo spazio e l'uso delle applicazioni di cloud computing. (Potrebbe essere necessario un consulente per impostare alcuni di questi, tuttavia.)

Alcuni esempi di offerte di cloud computing includono Salesforce.com, un servizio di database di gestione clienti online personalizzabile che offre strumenti per tenere traccia di contatti e lead di vendita, eseguire campagne, generare report e monitorare le entrate. Puoi anche archiviare file online. AppExchange ti consente di sfogliare e installare applicazioni da partner e sviluppatori di terze parti. L'azienda offre una prova di 30 giorni e i prezzi variano a seconda delle esigenze e del numero di utenti. Controlla il sito Salesforce per prezzi specifici.

Il servizio EC2 (Elastic Compute Cloud) lanciato di recente da Amazon ti consente di rinunciare all'acquisto di server Web e affitto. Il termine "elastico" significa che puoi noleggiare ciò che ti serve su richiesta e pagare per la larghezza di banda e i processi del server che usi. Lo storage tramite l'S3 di Amazon (Simple Storage Service) consente di archiviare e recuperare qualsiasi quantità di dati, a partire da 15 centesimi per gigabyte al mese. Il modello di tariffazione EC2 di Amazon si basa su una serie di fattori, tra cui il trasferimento dei dati, ma non prevede costi minimi o attivazione.

E Microsoft sta entrando in azione con Windows Azure, una piattaforma di cloud computing che consente agli sviluppatori di costruire e ospitare i loro servizi sull'infrastruttura Microsoft. Azure non è ancora disponibile, ma a quanto pare eliminerà la necessità di aggiornare le applicazioni desktop.

Naturalmente, quando si parla di cloud computing, Google Docs è il re delle applicazioni di vecchia data. Google offre gratuitamente elaborazione di testi, calendario, e-mail, fogli di lavoro e strumenti di collaborazione, nonché servizi a pagamento che includono l'archiviazione della posta elettronica, la possibilità di disabilitare gli annunci e il supporto. Sul suo sito, Google elenca i vantaggi side-by-side di entrambi i piani gratuiti e a pagamento.

Anche se ogni cloud ha un lato positivo, questi servizi cloud non sono tutti da sogno. Per uno, sei in balia del fornitore e se subiscono un'interruzione, anche tu. La recente interruzione di Gmail di Google ha lasciato i clienti rimasti senza posta elettronica e le loro applicazioni online per giorni. La sicurezza dipende anche dal fornitore, quindi assicurati di verificare se il livello di sicurezza soddisfa le tue esigenze.

Indipendentemente dal percorso tradizionale di acquisto del software in una scatola, noleggio di spazio server online, acquisto di hardware a titolo definitivo o leasing, paga per fare la tua ricerca e per capire i rischi. E ricorda, se qualcosa sembra troppo bello per essere vero, lo è quasi sempre.