Collabora in tempo reale con Google Docs

Google Docs offre alle piccole e medie imprese una piattaforma di produttività per ufficio economica e basata sul Web. Oltre a offrire ai singoli utenti la possibilità di creare, archiviare e lavorare con documenti da qualsiasi parte del mondo con una connessione Internet attiva, Google Docs consente a team, colleghi e partner di collaborare online in tempo reale sullo stesso file.

Con il recente lancio di Microsoft Office 2010 e le relative Office Web App, Microsoft ora consente di lavorare con i documenti nel cloud. Tuttavia, mentre Microsoft potrebbe essere il principale fornitore di software per la produttività in ufficio, Google ha il vantaggio quando si tratta di lavorare e collaborare ai documenti nel cloud.

Ecco una breve panoramica delle applicazioni di Google Documenti e il loro aggiornamento recente, funzioni di collaborazione in tempo reale.

• Documenti

Una volta che qualcuno crea un documento, altri utenti a cui è concesso l'accesso possono visualizzarlo e modificarlo. È possibile condividere un documento con un massimo di 200 persone e fino a 50 utenti possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. Se due utenti stanno modificando lo stesso documento, una casella nella parte superiore dello schermo elencherà i collaboratori correnti.

Gli utenti che visualizzano o lavorano con il documento saranno in grado di vedere tutte le modifiche e le aggiunte in tempo reale mentre vengono digitati. Ovviamente, esiste la possibilità per due collaboratori di modificare esattamente lo stesso testo allo stesso tempo. Google monitora attentamente il timestamp di ogni modifica per applicarlo nell'ordine appropriato.

Per fortuna, Google fornisce anche chat, in modo che gli utenti possano inviare messaggi istantanei mentre collaborano in tempo reale. Fai clic sulla freccia a destra dei nomi nella parte superiore dello schermo per aprire un riquadro per chattare con altri utenti che stanno attualmente modificando lo stesso documento. La chat consente ai collaboratori di coordinare gli sforzi e prevenire i conflitti e fornisce un mezzo di riscontro immediato.

• Fogli elettronici

Come con Documenti, puoi condividere un file di foglio di calcolo con un massimo di 200 utenti e tanti 50 può modificare contemporaneamente. I nomi dei collaboratori attivi vengono visualizzati nella parte superiore dello schermo e facendo clic su una freccia viene visualizzato un riquadro per le chat in tempo reale.

Un quadratino colorato accanto a ciascun nome rappresenta il colore designato per quell'utente. Qualunque cella su cui la persona è attualmente concentrata o modifica appare incorniciata dal colore assegnato da quell'utente - rendendo facile identificare chi sta modificando quale cella in un dato momento.

• Presentazioni

File in Presentazioni, a l'app per presentazioni simile a PowerPoint, può anche essere condivisa con un massimo di 200 utenti diversi, ma è limitata a dieci editor simultanei. Altre funzioni, come la visualizzazione delle modifiche in tempo reale e una freccia accanto ai nomi dei collaboratori online che aprono una finestra di chat, sono le stesse delle altre applicazioni.

• Disegni

Google Drawings è il nuovo arrivato nella scaletta di Google Documenti, con funzionalità simili a quelle di Microsoft Visio. I disegni possono avere fino a 50 collaboratori simultanei che lavorano sullo stesso file e offre chat.

Tuttavia, Drawings ha una definizione leggermente diversa di "tempo reale", poiché i collaboratori online vedono solo le modifiche completate l'una dell'altra. Se qualcuno aggiunge una nuova forma o modifica forme o linee all'interno del disegno condiviso, tali modifiche non appaiono agli altri utenti mentre vengono disegnate. Se l'azione viene annullata prima del completamento, nessuno degli altri editor la vedrà mai.

Google Docs non è neanche lontanamente robusto e ricco di funzionalità come Microsoft Office per il desktop, ma molti considerano Office come gonfiato di funzioni non necessarie. Per documenti semplici, fogli di lavoro, presentazioni e disegni, Google Documenti è più che sufficiente. E, per la collaborazione online in tempo reale, Google imposta la barra.

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