Crea grafica aziendale di grandi dimensioni senza Excel

I numeri possono essere il modo in cui le aziende mantengono il punteggio, ma presentare un rapporto carico di colonne e file di dati grezzi, ei tuoi colleghi mostreranno presto quella che chiamo sindrome MEGO, come in "My Eyes Glaze Over". Ho visto quel rivelatore MEGO guardarsi intorno in molti tavoli da riunione, e non è carino. Quindi, quando ho la sfortuna di presentarmi a un gruppo, faccio del mio meglio per rendere le mie informazioni comprensibili con una grafica semplice e chiara.

Naturalmente, non siamo tutti esperti di Excel e, a volte, le caratteristiche di crunching di un l'app per fogli di calcolo in piena regola si intromette quando stai cercando di creare un aiuto visivo intelligente e scattante per i tuoi dati complessi. Con uno strumento di visualizzazione dei dati a scopo singolo come LogiXML VizLytics, puoi saltare tutti i calcoli e iniziare a fare belle foto.

(Per altri fantastici aiutanti di presentazione, dai un'occhiata ai "Top 5 Business Presentation Files" di PC World. ")

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Uno strumento di visualizzazione gratuito

VizLytics è un servizio gratuito, attualmente in versione beta, che consente di creare grafici e condividerli con altri. Puoi tagliare e tagliare i dati in diversi modi e quindi visualizzare i risultati per aiutare tutti a prendere decisioni aziendali migliori.

Iscriversi a un account VizLytics gratuito è semplice e veloce. I set di dati di esempio ti consentono di mettere alla prova VizLytics per vedere cosa ha da offrire. Puoi visualizzare grafici a barre e a torta o una tabella numerica e anche opzioni per personalizzare il layout e nascondere o visualizzare colonne.

Diversamente da Microsoft Excel, VizLytics non ti aiuta a creare o persino a organizzare i tuoi dati grezzi. Invece, importa i tuoi dati in VizLytics da una cartella di lavoro Excel, un foglio di lavoro Google, un file CSV o il servizio di gestione delle relazioni con i clienti Salesforce.com.

Dopo aver importato i tuoi dati, puoi creare lo stile del grafico che desideri. Mi piace il modo in cui VizLytics ti permette di trascinare e rilasciare diversi stili visivi, come linee e grafici a barre, per vedere come appaiono. Se non desideri visualizzare tutti i dati in un'unica vista, puoi selezionare solo le colonne necessarie.

Dopo aver soddisfatto i risultati, puoi invitare altri per e-mail per visualizzare il grafico e aggiungere commenti, se lo desiderano.

In futuro VizLytics consentirà l'importazione di dati da altre fonti, come QuickBooks, il software di contabilità aziendale di Intuit. Una versione a pagamento del servizio, prevista per il lancio di quest'anno, aggiungerà il supporto per i gruppi di lavoro.

Le opzioni grafiche offerte da VizLytics potrebbero essere troppo semplicistiche per alcuni utenti. Se un grafico non sta funzionando per le tue esigenze, potrebbe essere meglio abbandonarlo e ricominciare con un formato diverso. Ad esempio, potresti provare un grafico a linee invece di un grafico a barre.

Un altro servizio online che ho consultato lo scorso aprile, EditGrid, offre più opzioni di fogli di calcolo. EditGrid è particolarmente efficace se si desidera visualizzare dati finanziari provenienti da altri servizi online, come grafici dei prezzi delle azioni e tassi di cambio. Supporta mashup da Google Charts, Reuters, Yahoo Finance e altre fonti online.

Creazione di grafici: Il buono, il brutto e il cattivo

I grafici non sono sempre lo strumento migliore per aiutare i colleghi a comprendere meglio le tabelle di dati. A volte una semplice analisi scritta per spiegare un punto chiave rivelato nei numeri è tutto ciò che serve e altre volte il tuo pubblico vuole solo vedere alcuni numeri grezzi.

I grafici errati possono ingannare o rendere più difficile per il pubblico comprendere il dati. Trovo che i grafici a torta siano particolarmente suscettibili all'abuso, in particolare quando mostrano dati non correlati che si sommano a un totale senza senso.

Uno dei modi migliori per preparare una grafica migliore è capire cosa funziona e cosa no. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare.

Bad Charts, un sito Web associato al libro Just Plain Data Analysis di Gary Klass, fornisce una serie di esempi di design grafico scadente. Un grafico a torta che non aggiunge fino al 100%, distorsioni create da effetti 3D non necessari e grafici ingombranti che oscurano i risultati sono solo alcuni degli effetti visivi che Klass mette in evidenza che dovresti evitare nei grafici.

Se sei " Per ulteriori suggerimenti su come creare grafici migliori e più comprensibili, il blog di Grafici di Jorge Camoes offre le sue conoscenze sulla visualizzazione dei dati.

La migliore grafica offre una migliore comprensione dei risultati rispetto a una descrizione testuale - qualcosa che non è facile da produrre in un modello di grafico standard per fogli di calcolo. Un classico è la mappa del flusso creata da Charles Minard nel 1869 che mostra le perdite subite dall'esercito di Napoleone durante la sua marcia sfortunata a Mosca nel 1812. Probabilmente il miglior grafico statistico mai disegnato, descrive la diminuzione delle dimensioni dell'esercito francese durante la sua avanzata e ritirati, tracciati contro la temperatura di giorni selezionati.

Potresti non avvicinarti agli standard di un Minard, ma puoi fare dei buoni grafici che aiutano le persone a capire i risultati numerici. E in momenti come questi, quando la linea di fondo viene sottoposta a un controllo più approfondito, una migliore visualizzazione dei dati può aiutare a condurre a migliori decisioni di business.

Richard Morochove è un consulente IT e scrittore. Inviagli via e-mail domande sull'utilizzo della tecnologia nella tua piccola e media impresa collegata. PC World può modificare la tua richiesta e non può garantire che tutte le domande abbiano una risposta.