DocSend per Outlook - Migliore comunicazione usando i documenti

Inviamo spesso numerosi documenti utilizzando Microsoft Outlook . Ora rendi più efficace la tua comunicazione con i documenti con un componente aggiuntivo per Outlook, " DocSend ". DocSend per Outlook rende i documenti un canale più efficace e più significativo per la comunicazione. Dopo averlo installato, sarai in grado di accedere ai tuoi file e creare facilmente i link di DocSend quando ne hai bisogno, ad esempio quando invii un`email. Tuttavia, c`è molto di più in DocSend per Outlook rispetto all`invio di documenti e allegati. Continua a leggere per sapere di questo nuovo componente aggiuntivo per Microsoft Outlook.

DocSend per Outlook

Iniziamo dalle basi. DocSend non è una nuova app; è qui da un po `di tempo. Tuttavia, DocSend come componente aggiuntivo per Outlook è una novità. È in origine uno strumento analitico per i documenti; soprattutto per quelli che invii tramite e-mail. Spesso ci chiediamo quando inviamo un documento tramite e-mail; se la persona ha visto il documento o meno. Inoltre; per i documenti riservati ci preoccupiamo ulteriormente se il destinatario del documento lo ha inoltrato ulteriormente. Con l`aiuto di DocSend puoi sapere cosa succede al tuo documento. Da sapere quando la persona l`ha aperta, quante volte, se è stata scaricata o meno e se è stata inoltrata a qualcuno; puoi tenere traccia di tutto usando DocSend.

Ora, questo strumento è disponibile per Outlook Mail. DocSend per Outlook esegue lo stesso lavoro se utilizzato come componente aggiuntivo per Outlook Mail. Collega il tuo account DocSend alla posta di Outlook in modo da facilitare la comunicazione del documento.

Per ottenere DocSend per Outlook, tutto ciò che devi fare è visitare la sua home page per scaricarla gratuitamente. È un`app web che si apre nel tuo browser. Basta iscriversi con lo strumento.

Ora puoi collegare i documenti da PC, Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive su DocSend per Outlook.

Dentro DocSend per Outlook

Ora, poco più Strumento DocSend. Una volta effettuato l`accesso a DocSend, puoi visualizzare la seguente dashboard.

Il menu a sinistra dello strumento DocSend è costituito da schede di Dashboard, Documenti, Present, Contatti, Squadra e Add-on.

Funzioni di DocSend come qualsiasi altro strumento di condivisione dei documenti. Crea collegamenti per ciascun documento che stai condividendo con i tuoi contatti. Puoi anche creare diversi collegamenti per un singolo documento per tenere traccia del tuo documento. Ogni volta che il tuo destinatario clicca sul link, otterrai le statistiche sul documento. Ad esempio, la Visita Statistiche è mostrata nell`immagine seguente:

Come usare DocSend per Outlook

Poiché abbiamo capito come funziona DocSend, ora vediamo come funziona DocSend per Outlook Mail.

Quando ti sei registrato con DocSend, puoi vedere il componente aggiuntivo nella posta di Outlook. Fare clic su Nuova posta e guardare il lato destro della parte inferiore della finestra di posta appena aperta. Cerca l`icona seguente in blu.

Quando fai clic su questo logo, la finestra di DocSend si aprirà sul lato destro dell`email. Come puoi vedere nell`immagine seguente, ci sono varie schede / funzioni incluse in DocSend per Outlook.

Puoi vedere i documenti che sono già presenti su DocSend in `Documenti`. Nell`immagine sopra ho incluso solo 3 documenti. Tuttavia, se l`elenco è lungo, puoi cercare il documento desiderato nella finestra di ricerca. È anche possibile caricare un documento sul posto utilizzando DocSend per Outlook se il documento desiderato non è presente nell`elenco.

Una volta selezionato il documento desiderato che si desidera inviare al proprio collega o amico, è possibile iniziare a impostarne le proprietà. Quando selezioni un documento per l`invio tramite e-mail, puoi vedere la seguente finestra in DocSend per Outlook.

Come puoi vedere nell`immagine sopra, per ogni documento selezionato puoi

• Consentire (o non consentire) la visualizzazione anonima
• Consentire (o non consentire) il download
• Impostare (o non impostare) la data di scadenza
• Protezione codice (o non impostare una password per il documento)

Ciascuno dei 4 schede ha pulsanti On e Off sulla destra. In questo modo, puoi decidere (e controllare) ciò che il destinatario può fare con il documento. Ad esempio, se selezioni "Disattiva" per "Consenti download", il destinatario potrà solo visualizzare il documento, ma non potrà scaricarlo sul suo PC. Allo stesso modo, puoi anche impostare una data di scadenza per il documento, impostando l`opzione `Imposta data di scadenza` `On`.

Così, DocSend per Outlook ti consente di selezionare fino a quando il destinatario può vedere il documento nella sua casella di posta. Dopo la data di scadenza (e l`ora), il destinatario non vedrà affatto il documento. Questa funzione è molto utile per i documenti che hanno una durata limitata, ad esempio rapporti o statistiche giornalieri.

Se il documento non è protetto da password, non preoccuparti! Ora puoi impostare una password usando DocSend per Outlook. Semplicemente, fai clic sul pulsante On / Off di fronte a "Passcode protect" e puoi inserire la password allora e lì.

Infine, dopo aver selezionato tutte le opzioni e impostato le proprietà per il documento da inviare, puoi ora inserire un collegamento per il documento. Questo non è altro che DocSend per Outlook crea un collegamento univoco per il documento che stai per inviare. Questo verrà inserito nel corpo dell`email.

Il destinatario vedrà questo link nell`e-mail ricevuta, invece del documento stesso. Quando il destinatario fa clic sul link, si apre nel browser. Da lì, il destinatario può visualizzare, scaricare o stampare il documento, a seconda di quale accesso viene fornito al destinatario dall`utente. La finestra ha il seguente aspetto:

Oltre alle normali azioni, DocSend per Outlook offre una funzionalità più interessante. Il destinatario può commentare o porre domande basate sul documento tramite DocSend per Outlook.

Conclusione

Riteniamo che DocSend per Outlook sia un buon strumento per la gestione dei documenti. La maggior parte dei problemi legati ai documenti, come l`invio, la protezione tramite password e la gestione della lista dei destinatari possono essere affrontati bene con DocSend per Outlook. Puoi leggere il blog su DocSend per Outlook sul blog di DocSend.

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