Scarica l'archivio file e scansiona le tue carte importanti

Sue Bulot vuole consigli su digitalizzare tutti i suoi documenti importanti.

Non puoi eliminare tutti i tuoi documenti importanti, ma con un trituratore e uno scanner puoi ridurli a una manciata. Certo, devi sapere cosa dovresti tenere, cosa dovresti scansionare, cosa dovresti distruggere e cosa può essere tranquillamente gettato nel riciclaggio.

Devi conservare il certificato originale di nascita e di morte, passaporti e altra cittadinanza documenti e la tua volontà attuale. A causa di qualcosa chiamato Regola delle prove migliori, dovresti anche mantenere i contratti nella loro forma originale. I tribunali accettano di solito una copia di un contratto, ma se ci sono due versioni in conflitto di un contratto, quello che non è una copia ha un peso maggiore.

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E i registri delle tasse? Due diversi contabili mi hanno detto che un documento scansionato non sarebbe un problema con l'IRS. Ma quando ho chiamato l'IRS, un rappresentante del servizio clienti mi ha raccomandato di "conservare i moduli originali per tre anni".

Potresti ancora scansionarli per il backup e per una più facile consultazione, specialmente se tu ei tuoi documenti saranno fisicamente separati per un lungo periodo di tempo.

Dovresti distruggere i tuoi estratti conto bancari e le carte di credito non appena hai finito con loro. Se questi cadono nelle mani sbagliate, la tua identità potrebbe essere rubata. Nell'improbabile caso in cui tu abbia bisogno di una vecchia dichiarazione, la tua banca o la società emittente della carta di credito contenga i record.

Tutto ciò che vuoi conservare può essere scansionato e puoi quindi disporre dell'originale. Se quell'originale contiene la firma, il conto bancario, la carta di credito o il numero di previdenza sociale, distruggetelo prima di scaricarlo nel cestino.

È meglio scansionare documenti in file.pdf, perché il formato è universalmente accettato ed è stato progettato emulare fogli di carta. Se lo scanner non è dotato di un software di creazione di PDF, è possibile utilizzare il software di "copia" dello scanner (che esegue la scansione direttamente sulla stampante) insieme a un programma di stampa su PDF. Per il dopo, raccomando il FreePDF Writer gratuito. Dovrai anche installare GPL Ghostscript (anch'esso gratuito). CutePDF appare a Windows come stampante e puoi semplicemente dire al tuo programma di copia di usare la stampante CutePDF.

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