Firme elettroniche: la guida completa alla firma senza carta

I tuoi piani migliori per andare senza carta si fermano bruscamente quando devi ottenere la firma di qualcuno su un documento. Questo processo in genere comporta la stampa del documento, la firma di se stessi, l'invio via fax all'altra parte e l'attesa per la stampa, la firma e la ritrasmissione via fax, dove è stata stampata per la terza volta e archiviata per sempre in un armadietto.

È un regime antiquato. È un lavoro impegnativo. Ma è un modo migliore.

Gli schemi di firma elettronica sono diventati un grande affare. In effetti, il settore della firma elettronica è sulla buona strada per crescere a nord di $ 5 miliardi entro la fine del decennio, secondo DocuSign CMO Dustin Grosse. Gli strumenti di firma elettronica rappresentano una risposta high-tech e molto necessaria alle vaste inefficienze di gestione delle firme fisiche.

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Mentre i sistemi variano da provider a provider, l'idea generale dietro di loro è la stessa. Carichi un documento, Word, PDF o persino un file immagine, in un servizio online, quindi taggalo con annotazioni speciali in cui le firme devono necessariamente andare. Il servizio invia questo file marcato ai destinatari specificati, che poi "firmano" con pochi clic, con caratteri in corsivo di serie o con uno scarabocchio disegnato con il mouse (o un dito, utilizzando un tablet) al volo. Al termine, il file firmato viene inviato a te, missione compiuta.

Gli utenti stanno firmando contratti elettronici in massa. EchoSign dice che ora elabora 1.5 milioni di documenti al mese, e che il numero sta salendo.

È legale?

Suona sicuramente veloce e conveniente - e batte il diavolo di occuparsi di posta raccomandata - ma i contratti e-firmati sono legali? Saranno in tribunale allo stesso modo in cui un pezzo di carta macchiata di inchiostro? Per la maggior parte, che tu sia un'azienda che genera documenti digitali da firmare o un consumatore che li firma con un clic del mouse, la risposta è un sì definitivo.

L'impostazione EchoSign può registrare la tua firma reale con un mouse o uno stilo.

Il governo degli Stati Uniti in realtà ha compiuto il passo più grande per risolvere i problemi legali delle firme elettroniche nel 2000 con la legge ESIGN, che conferiva alle firme elettroniche lo stesso peso legale delle firme manoscritte. La legge statale, per la maggior parte, ha seguito l'esempio nel riconoscere la loro validità.

Come nota l'avvocato della Louisiana Andrew Legrand, in tale stato "per costituire una firma elettronica, il marchio elettronico deve essere 1) fatto dalla persona con 2) l'intento di firmare il disco.Non è molto diverso da una firma scritta a mano.In sostanza, non è il marchio reale ma il significato dietro il marchio che è importante. "

Le firme elettroniche sono abbastanza buone per tutto? Quasi. Legrand dice: "Gli unici documenti che conservo come originali sono testamenti e cambiali, sono gli unici due documenti che mi preoccuperebbero solo di avere copie digitali: sono troppo importanti."

Quanto seriamente sono i tribunali prendere le firme elettroniche? Legrand afferma: "È importante riconoscere che i giudici federali usano le firme digitali su tutti i loro ordini. Come potete o non essere consapevoli, questi tribunali sono senza carta. Quando un giudice" firma "un ordine, usano un software PDF per piazzare un timbro della loro firma sull'ordine: i tribunali federali avrebbero usato le firme elettroniche se pensassero di avere meno peso di una firma autografa? "

In effetti, la maggior parte dei tribunali ha sostenuto con le sentenze che le firme elettroniche sono uguali

Ma chi sta firmando?

L'impostazione di DocuSign.

A parte alcuni documenti legali fondamentali: se stai finalizzando il tuo contratto prematrimoniale, probabilmente vorrai farlo su carta i contratti possono essere trattati in sicurezza con mezzi elettronici. L'eccezione è tutto ciò che richiede la notarizzazione.

In effetti, una firma non è solo un marchio che dice di accettare i termini di un contratto o di una transazione finanziaria. Serve anche a verificare la tua identità: è per questo che devi firmare le ricevute delle carte di credito, dopotutto. Ma in molti di questi casi, l'identità non è davvero un grosso problema. Nei casi in cui si tratti di transazioni finanziarie importanti, operazioni commerciali o documenti legali, è necessario un notaio per garantire che tu, la persona che firma il documento, sia effettivamente chi affermi di essere.

Questo è un problema con la firma elettronica. Ad oggi, i servizi di firma elettronica non hanno escogitato una grande alternativa al notaio, che rimane un ritorno al passato arcaico e dispendioso in termini di tempo che probabilmente ci accompagnerà nei decenni a venire. Per ora, in molte transazioni con dollari elevati, le firme elettroniche ora coesistono con quelle fisiche e in alcuni casi troverai che devi firmare un documento in entrambi i modi. Prova a ottenere un nuovo mutuo per la casa e vedrai cosa intendo.

Opzioni firma elettronica

DocuSign ti consente di scegliere la firma da utilizzare.

Le firme elettroniche stanno trovando una casa su tutti i tipi di documenti commerciali. Da contratti di servizi semplici a transazioni immobiliari complesse, i documenti firmati elettronicamente stanno diventando una procedura operativa standard.

Cheronn Collins, che gestisce una società di noleggio di cabine fotografiche a Washington, afferma di aver usato accordi elettronici per chiudere più di 30 affitti a Data. "Finora", afferma, "non ho ricevuto feedback negativi dai miei clienti".

Se hai un documento che richiede la firma, non è necessario crearlo insieme da solo. Mentre tecnicamente puoi inviare a qualcuno un file PDF o Word e chiedere loro di annotarlo con una firma disegnata con il mouse, potrebbe essere legale, ma è un modo goffo per portare a termine il lavoro.

Una varietà di servizi basati su cloud sono spuntati per aiutarti a sfruttare l'aumento della firma elettronica, semplificando l'intero processo e aggiungendo funzionalità extra che semplificano la gestione dei contratti e completamente online. Molti servizi offrono anche app mobili che consentono ai destinatari di firmare con la punta delle dita sul proprio smartphone o tablet (particolarmente utile per i rapporti di persona). I prezzi potrebbero sembrare ovunque, ma la maggior parte di questi servizi offre un piano di $ 20 per utente per mese progettato per coprire le piccole imprese.

Ecco i principali protagonisti della firma elettronica, ed ecco come funzionano i loro strumenti.

DocuSign

Una prova di base gratuita di cinque documenti al mese per far partire un singolo utente è anche la norma. Docusign

Un importante fornitore di servizi per il settore immobiliare, DocuSign, sostenuto da Google, è un servizio semplice e ricco di funzionalità che ogni azienda dovrebbe trovare semplice. Carica i file su DocuSign (DocuSign mette i tuoi file in "buste" che puoi inviare come gruppo), quindi trascina e rilascia i box delle firme sui documenti dove vuoi quegli autografi. DocuSign invia quindi i documenti e-mail ai destinatari specificati. È inoltre possibile impostare promemoria che generano i destinatari su e-mail e impostare la scadenza dei documenti se non sono stati firmati in modo tempestivo. Una dashboard ti consente di tenere traccia di tutti i tuoi contratti in sospeso e completati. Sono disponibili versioni per tablet iOS e Windows 8. I piani vanno dal servizio gratuito (molto di base) a $ 20 per utente al mese.

EchoSign

Opzioni firma in EchoSign

Acquisita da Adobe nel 2011, EchoSign ha un aspetto e un comportamento paragonabile a DocuSign ed è paragonabile ad esso nella maggior parte dei modi. Carica i documenti, imposta le posizioni delle firme (o specifica solo una firma alla fine) e invia i contratti via email. Una semplice dashboard ti consente di monitorare lo stato di tutti i contratti in uscita e in entrata.

Un paio di funzioni interessanti di EchoSign includono la possibilità di incorporare firme fax per i destinatari che preferiscono firmare a mano e un ulteriore livello di verifica che ti consente richiedere al destinatario di inserire una password che fornisci o altre informazioni personali, come le ultime quattro cifre del loro numero di previdenza sociale. Naturalmente, l'integrazione con vari prodotti Adobe rende questa opzione interessante per i negozi incentrati su PDF. Sono disponibili versioni per tablet iOS e Windows 8. I piani vanno dal servizio gratuito (molto di base) a $ 399 al mese.

Sertifi

Questo servizio un po 'più semplice non è così carino, ma Sertifi ha la maggior parte delle funzionalità di base di cui hai bisogno in un sistema di firma elettronica se i due principali giocatori sopra non sono di tuo gradimento. I documenti possono essere firmati completamente in formato elettronico, o stampati, firmati e inviati via fax. Qui non troverai nessuna dashboard elaborata, ma i file possono essere rintracciati attraverso Sertifi e archiviati sul sito. I piani vanno dal gratuito (servizio di base) a $ 199 al mese.

RightSignature

Notevole come un'alternativa un po 'più economica rispetto a quanto sopra ($ 14 al mese ti inviano un invio illimitato per un singolo utente invece dei soliti $ 20), RightSignature ha tutte le caratteristiche delle sue controparti più costose, permettendoti di impostare le posizioni dei campi per firme, iniziali e date su contratti complessi e specificare quando scadono i contratti, anche se tutte le firme devono essere disegnate a mano anziché digitate.

RightSignature include anche un generatore di moduli online, che consente ai destinatari di compilare informazioni contrattuali più dettagliate (numero di telefono, indirizzo e così via), a portata di mano se stai cercando di utilizzare il tuo servizio firma elettronica per generare molti documenti standard che necessitano di firme, come accordi di affiliazione per una palestra o rinuncia di danni noleggio. Una dashboard è inclusa. È disponibile una versione iOS. I piani vanno dal servizio gratuito (molto di base) a $ 49 al mese (servizio illimitato per 10 mittenti).