La guida completa all'archiviazione delle e-mail in Outlook 2010

La maggior parte di noi che utilizza i popolari servizi di posta elettronica basati sul Web come Gmail e Outlook.com probabilmente non si preoccupa mai dell'archiviazione, considerando che abbiamo GB di spazio di archiviazione cloud a nostra disposizione. Tuttavia, se si lavora in un'organizzazione o si dispone di un account e-mail educativo in cui lo spazio del server è limitato per archiviare le e-mail, è necessario archiviarle di volta in volta.

Quindi oggi vi diremo tutto ciò che è necessario sapere sull'archiviazione delle e-mail sul client di posta elettronica Outlook 2010, che può essere facilmente implementato anche su altre versioni.

Quindi iniziamo con la creazione di un archivio di posta elettronica su Outlook 2010.

Creazione di un file di archivio

La prima cosa che devi fare è creare un nuovo file di archivio che memorizzerà tutte le email localmente sul tuo computer. Per crearlo, fai clic sul menu File su Outlook 2010 e seleziona l'opzione Strumenti di pulizia. Non preoccuparti, non elimineremo nessuna delle tue e-mail.

In Strumenti di pulizia, vedrai un'opzione chiamata Archivio. Fare clic su di esso per aprire la finestra di creazione dell'archivio. Nella finestra, selezionare le cartelle che si desidera archiviare. Se lo desideri, puoi anche selezionare l'intera casella di posta. Per includere le vecchie e-mail al momento della creazione dell'archivio, selezionare l'intervallo di date corrispondente.

Infine, specifica la posizione in cui desideri archiviare i file e fai clic sul pulsante OK. Puoi anche selezionare l'unità condivisa se è mappata sul tuo computer. Outlook creerà un file PST per salvare tutte le e-mail come archivio sul tuo sistema.

Una volta creato l'archivio, vedrai una sezione Archivio sotto le cartelle della cassetta postale nel riquadro di sinistra. L'archiviazione iniziale potrebbe richiedere del tempo a seconda del numero di e-mail incluse nell'archivio.

Le e-mail archiviate avranno la stessa struttura della tua casella di posta online, con tutte le cartelle e sottocartelle. Se hai selezionato solo cartelle specifiche per l'archiviazione, includerà automaticamente tutte le sottocartelle.

Spostamento di e-mail nell'archivio

Puoi spostare un'e-mail per l'archiviazione semplicemente rilasciandola nella sezione archivio nella barra di sinistra. Per spostare in blocco le e-mail, selezionare quelle che si desidera spostare e fare clic con il tasto destro su di esse per aprire il menu di scelta rapida. Qui, seleziona le cartelle Archivio nella sezione cartella e fai clic su OK per spostare le e-mail.

È inoltre possibile creare impostazioni di archiviazione automatica per le e-mail. Se si desidera creare l'archiviazione automatica solo per una cartella specifica nella propria cassetta postale, fare clic con il tasto destro del mouse sulla cartella e selezionare Proprietà.

Qui vai su Archiviazione automatica e seleziona le impostazioni più adatte a te. Per implementare la regola di archiviazione automatica su tutta la tua casella di posta, apri l' opzione Outlook dal menu e seleziona Impostazioni avanzate.

Qui fai clic su Impostazioni di archiviazione automatica e crea regole per l'archiviazione automatica delle e-mail nella tua casella di posta.

Spostamento di un file di archivio

A volte è necessario passare da un computer a un altro (aggiornamento da uno vecchio) o si potrebbe esaurire lo spazio sull'unità condivisa dell'organizzazione. In queste circostanze, dovrai spostare i tuoi file di archivio e collegarli nuovamente a Outlook. Quindi vediamo come si può fare.

Scollega e sposta il file di archivio

Prima di spostare il file di archivio, è necessario rimuovere il collegamento da Outlook. Per fare ciò, apri il menu File e seleziona l'opzione Impostazioni account.

In Impostazioni account, vai alla sezione File di dati e vedrai il file di archivio che hai mantenuto sul sistema corrente.

Tutto quello che devi fare ora è selezionare il file di archivio e fare clic sul pulsante Rimuovi. Non preoccuparti, non eliminerai il file di archivio, ma eliminerai solo il suo collegamento in Outlook.

Ora sposta il file nella nuova posizione usando una qualsiasi delle unità di archiviazione disponibili.

Collegamento del file di archivio

Per collegare il file di archivio a Outlook, aprire nuovamente la sezione File di dati dalle impostazioni dell'account in Outlook e fare clic sul pulsante Aggiungi. Ora importa il file PST dell'archivio di cui hai eseguito il backup e apri le e-mail dalla sezione archivio.

Compattazione del file di archivio

Se stai salvando il file di archivio sul tuo disco rigido locale, probabilmente non devi preoccuparti della dimensione del file di archivio, ma se si tratta di un'unità condivisa in un'organizzazione o di un account cloud in cui hai uno spazio di archiviazione limitato, compattare il file di archivio per risparmiare memoria sarebbe la cosa prudente da fare.

Per compattare le dimensioni dell'archivio, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla sezione Archivio nel riquadro destro e selezionare Proprietà file di dati. Qui fai clic sul pulsante Avanzate per aprire il file di dati di Outlook. Ora tutto ciò che devi fare è fare clic sul pulsante Compatta ora per ridurre le dimensioni del file di archivio.

Conclusione

Quindi era praticamente tutto ciò che bisogna sapere sull'archiviazione delle e-mail su Outlook 2010 e sono abbastanza sicuro che puoi usare questi passaggi anche su Outlook 2013. Se hai ulteriori dubbi sull'archiviazione delle e-mail, lascia un commento e saremo felici di aiutarti.