Expensify vs. shoeboxed: quale responsabile delle spese è giusto per te

Che tu sia un individuo, parte di un'organizzazione o un proprietario di un negozio, stai sostenendo delle spese e devi essere responsabile per loro. È così facile dimenticare una voce e così difficile ricordare dove svanisce la busta paga.

Questo sembra essere un problema universale e praticamente tutti quelli che conosco stanno cercando un sistema per registrare le spese. Mentre è necessario registrare tutte le spese sostenute, è anche necessario rendere il processo semplice e rapido. Più è ingombrante registrare le spese, maggiori sono le probabilità che si eviti di farlo.

Questo è il motivo per cui daremo un'occhiata a due delle app di gestione delle spese e di gestione delle spese più popolari disponibili sul mercato. La nostra missione, se dovessimo scegliere di accettarla, sarà arrivare a una conclusione alla fine di questo post. Eventualmente, con un vincitore.

I contendenti sono Expensify e Shoeboxed. Vediamo quale responsabile delle spese è giusto per te.

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1. Compatibilità multipiattaforma

Questa è una delle prime cose che controllo ogni volta che cerco un nuovo strumento o un'app. Persone diverse hanno esigenze diverse. Alcuni amano Android mentre altri lo giurano su iOS. Ci sono utenti Windows e poi ci sono persone a cui piace accedere alle cose su un browser. Questa situazione è particolarmente vera quando si lavora come parte di una squadra.

Sia Shoeboxed che Expensify sono disponibili su piattaforme Android e iOS. Puoi anche usarli in qualsiasi browser di tua scelta senza problemi. Questo ti aiuterà a mantenere le tue ricevute sempre sincronizzate.

2. Panoramica dei prezzi

Un altro fattore importante da considerare, soprattutto se stai cercando una soluzione scalabile, è il prezzo. Con centinaia e migliaia di dipendenti, il numero di entrate e spese può superare rapidamente il tetto.

Shoeboxed offre tre piani principali. Esiste un piano di libero professionista (singolo utente) che inizia a $ 15 / mese che consente la scansione e l'archiviazione fino a 50 documenti / mese. Se sei una piccola impresa o una giovane startup, scegli il piano Classic a $ 39 per due utenti in cui ricevi fino a 150 documenti / mese.

Infine, esiste un business plan per $ 69 / mese in cui ricevi 500 documenti / mese con 3 utenti. Esiste anche un piano Team che inizia a $ 9, 95 / utente.

D'altra parte, Expensify adotta un approccio più semplice limitando il numero di piani disponibili. Il piano individuale inizia a $ 4, 99 / mese senza limiti di entrate che possono essere scansionate. Per i team, hanno un piano di $ 10 / utente e quindi c'è un piano aziendale che inizia a $ 18 / utente. Esiste anche una soluzione aziendale per la quale dovrai inviare una mail o parlare con un rappresentante del cliente.

Expensify ha una versione gratuita con 10 scansioni / mese mentre Shoeboxed offre 5 documenti / mese con l'account gratuito. Non male per testare il servizio.

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3. Esperienza dell'utente

Dal momento che la maggior parte di noi utilizzerà gli smartphone per scansionare le ricevute di spesa, è qui che ho iniziato. L'app Shoeboxed non è molto facile da usare. L'interfaccia era un po 'complicata e senza funzionalità e guide. Expensify, d'altra parte, ha un'interfaccia pulita e intuitiva con un focus su semplicità e velocità.

Mentre non ho riscontrato ritardi su nessuna delle app, sono stato più felice di scherzare con Expensify che con Shoeboxed. Le opzioni erano limitate in quest'ultima senza alcun modo di gestire o cambiare valute.

Alcune persone hanno bisogno di viaggiare all'estero ogni tanto per partecipare alle riunioni e cosa no. Con la posizione abilitata, Expensify identificherà e cambierà le valute al volo.

4. Caratteristiche

Le funzionalità di base rimangono le stesse. Esegui la scansione di una ricevuta di spesa e l'app raccoglierà tutti i dettagli importanti come prezzo, articoli e quantità per creare una versione digitalizzata della ricevuta che verrà sincronizzata con il tuo account cloud.

Mentre entrambe le app avevano opzioni per organizzare le ricevute in base ai viaggi, Expensify aveva una scheda dei rapporti che ti tornerà davvero utile. Come? Raccogli tutte le ricevute mentre sei in viaggio d'affari, crea un rapporto e invia per l'approvazione. Quando viene cancellato (deposito diretto o PayPal) e vieni pagato, riceverai una notifica. È potente e facile allo stesso tempo.

Expensify mi ha permesso di creare categorie per classificare ulteriormente le mie spese come vitto, trasporto e alloggio. Di solito utilizziamo le nostre carte di credito per effettuare pagamenti perché è senza contanti, rapido e conveniente. Expensify mi ha anche permesso di importare direttamente l'estratto conto della mia carta di credito.

Shoeboxed ti consentirà di tenere traccia del chilometraggio ma Expensify ti consentirà anche di tenere traccia del tempo che può essere utile se stai scambiando ore per dollari. Inoltre, Expensify viene fornito con una funzionalità giornaliera in cui un individuo riceve un'indennità giornaliera ed è possibile utilizzare l'app per tenerne traccia su base giornaliera.

Shoeboxed ha una caratteristica che manca a Expensify. Se hai un sacco di ricevute e non hai tempo per scansionare, inviale tutte in una busta a Shoeboxed e le scansioneranno e le caricheranno sul tuo account. Ciò ti aiuterà a eliminare i backlog e ad aggiornarti.

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5. Integrazione di terze parti

Sia Shoeboxed che Expensify si integrano con un numero di app e software di terze parti, ma Expensify sta conducendo la gara qui. Entrambi si integrano con software di contabilità come Quickbooks, Intuit e Xero ma Expensify si collega anche con Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber e molti altri servizi popolari.

Expensify vs. Shoeboxed: Verdict

Ormai sembra che Shoeboxed sia in ritardo rispetto alla migliore app di gestione delle spese. Ho trovato Expensify non solo buono per i liberi professionisti, ma anche per le startup, le aziende e le aziende in cerca di una soluzione aziendale scalabile.

Senza limiti sul numero di ricevute che possono essere scansionate, supporto offline, maggiore integrazione di terze parti e migliore esperienza utente, Expensify ha vinto questa battaglia. Ma ci sono altri contendenti nel settore che tratterò in una guida successiva.

Il prossimo: stai andando in viaggio? Cerchi app di gestione delle spese di viaggio prima di intraprendere il viaggio? Di seguito è riportato un articolo sulle fantastiche app per spese di viaggio per la piattaforma Android.