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Cerca in Outlook E-Mail con Xobni

Nel bene o nel male, sono un utente di Outlook. Lo dico perché mi piace avere tutta la mia posta, i contatti, gli appuntamenti, i memo e simili sotto un unico tetto di software, ma trovare Outlook stesso come un maiale gonfio, sovrastante di un programma. Fortunatamente, ho trovato uno strumento che rende molto più facile vivere con: Xobni.

Xobni fa solo alcune cose, ma le fa bene. Innanzitutto, indicizza tutte le mie e-mail per consentire una ricerca rapida e dinamica (i risultati vengono visualizzati mentre scrivo). Ancora meglio, se clicco su un messaggio nella mia casella di posta, Xobni mi mostra un profilo completo per il mittente: informazioni di contatto (compresi i numeri di telefono estratti da e-mail), un elenco delle "conversazioni" di e-mail che abbiamo avuto, un elenco di file che abbiamo scambiato e, facoltativamente, i suoi dettagli sui siti di social-networking come Facebook e LinkedIn.

È anche possibile controllare le statistiche per ciascun mittente, come il numero di messaggi inviati e ricevuti e un grafico a barre che mostra i messaggi inviati per ora. Non trovo questa informazione particolarmente utile, ma è piuttosto interessante.

È la ricerca facile e veloce che rende Xobni uno strumento indispensabile, soprattutto per gli utenti di Outlook 2003 (Outlook 2007 ha capacità di ricerca della posta decenti, ma nessuno degli altri servizi di Xobni). Incredibilmente, Xobni è gratuito, almeno finché è in beta (che è stato per un po 'di tempo). Non dirlo all'azienda che ho detto, ma sarei lieto di pagarne qualche dollaro.

Invia file di grandi dimensioni direttamente da Outlook

Gli allegati di file di grandi dimensioni fanno schifo. Con ciò intendo che assorbono la larghezza di banda, intasando sia la tua casella di posta in uscita che la casella di posta del destinatario (e il cielo aiuta il povero utente dial-up che rimane bloccato scaricando un allegato 5MB indesiderato). Inoltre, poiché molti server di posta elettronica non sono in grado di inviare e / o ricevere file di grandi dimensioni, la tua grande serie di foto, video di vacanze estive, presentazione di PowerPoint killer o qualsiasi altra cosa potrebbe interrompersi nelle sue tracce.

Ecco perché sono parziale a servizi come YouSendIt, che ti permettono di inviare file di grandi dimensioni senza tutti i fastidi. Per utilizzare il servizio, vai al sito, inserisci i nomi e gli indirizzi e-mail dei tuoi destinatari, quindi scegli il file che vuoi inviarlo. Dopo il caricamento, i destinatari ricevono un'e-mail contenente un collegamento che scarica il file.

Naturalmente, questo è molto più di un semplice allegato a un messaggio di posta elettronica - ecco perché sto usando ora Plugin Outlook di YouSendIt. Questo freebie mi consente di sfruttare il servizio senza utilizzare il sito Web o anche di lasciare Outlook: posso "Allegare da YouSendIt" qualsiasi file che vorrei normalmente allegato a un'e-mail, o fare in modo che il plug-in esegua automaticamente il login per file più grandi di un dimensione designata (ad esempio, 5 MB).

C'è anche un nuovo plug-in per Microsoft Office che funziona allo stesso modo, ma funziona all'interno dei confini di Word, Excel e PowerPoint.

YouSendIt non è l'unico gioco in città: ci sono molti servizi che corrispondono o addirittura superano le sue capacità. (Drop.io viene in mente.) Ma ho sempre avuto fortuna con YouSendIt, ei plug-in sono la ciliegina sulla torta. Devi registrarti per poterli utilizzare, ma in cambio ottieni un account YouSendIt Lite gratuito che ti consente di inviare file di dimensioni massime pari a 100 MB.

Evita di digitare lo stesso testo ripetutamente

Stanco di digitare lo stesso parole, firme, frasi e persino paragrafi ancora e ancora? Quello che ti serve è un programma che inserisca automaticamente il testo quando digiti un'abbreviazione o premi un tasto di scelta rapida.

PhraseExpress è uno di questi programmi, ed è il mio preferito per diversi motivi. Per i principianti, espande le abbreviazioni digitate in frasi complete. Potresti digitare, ad esempio, "Fwiw" e PhraseExpress inserirà immediatamente "per quello che vale". Oppure "sig" per inserire una firma personalizzata (completa di immagini e / o codice HTML) alla fine delle e-mail.

Questa funzionalità funziona in qualsiasi programma (elaboratore di testi, client di posta elettronica, strumento blog, ecc.) E PhraseExpress può persino eseguire la scansione di documenti ed e-mail per trovare il testo di uso frequente da aggiungere all'elenco di completamento automatico. (Può importare anche le voci di correzione automatica esistenti da Word.) Naturalmente, puoi anche definire le tue voci.

Il programma include anche una funzione di controllo ortografico globale e uno strumento di cronologia degli appunti, che memorizza tutte le voci degli appunti recenti, non solo il più recente.

Inutile dire che si tratta di un'app killer, una che presto diventerai indispensabile. L'ultimo motivo per cui è il mio preferito? È gratis.

Rick Broida scrive il blog per PC Hassle-Free di PC World. Iscriviti per ricevere la newsletter di Rick via e-mail ogni settimana.