Fai iniziare la tua azienda con Evernote for Business

Se i tuoi collaboratori hanno semplicemente bisogno di un'applicazione per prendere appunti, Evernote è una scelta ovvia: è il gorilla da 800 libbre, cresciuto da cinque anni a 50 milioni di utenti. Ma il programma offre anche un eclettico assortimento di funzionalità di produttività, ed è qui che la sua utilità negli ambienti di business è molto meno ovvia.

Sì, Evernote funziona su quasi tutte le piattaforme e può catturare qualsiasi informazione raccolta in natura, includendo note, immagini, video, collegamenti, registrazioni vocali e persino scarabocchi scritti a mano. L'app è piena di possibilità, ma il CEO di Evernote ammette che la sua utilità non è immediatamente evidente. Ma provalo per almeno alcune settimane, dice Phil Libin, e apprezzerai il modo in cui Evernote fornisce l'accesso diretto a tutto ciò che potresti aggiungere ai segnalibri mentali e fisici durante un giorno di lavoro.

Potresti anche considerarlo il tuo "secondo" cervello, "emergere di dati che non sapevi di poter vivere senza.

Perché Evernote?

Ovunque-l'accesso è un punto di forza.

Evernote può archiviare saggezza organizzativa. Pensa alle note che hai scarabocchiato su un biglietto da visita due anni fa. O le istruzioni del tuo manager che (per fortuna) hai registrato la scorsa settimana. O l'oscuro articolo che hai ritagliato su un concorrente chiave. Ora, e se il resto dei tuoi colleghi potesse accedere a quel tipo di dati Evernote da qualsiasi dispositivo e se potessi accedere anche ai loro dati? Con Evernote, quell'archivio di dati non raccoglie polvere. Invece, cresce e si adatta insieme alla tua attività.

La versione base di Evernote è gratuita sul desktop, nel browser e su tutti i principali SO mobili. Forse i tuoi dipendenti lo stanno già utilizzando. Questo articolo ti aiuterà a salire sul business Evernote a pagamento, lanciato lo scorso dicembre. Il servizio aziendale consente alla tua azienda di gestire centralmente gli account Evernote dei dipendenti per $ 10 per utente al mese o $ 120 all'anno. In precedenza, si poteva scegliere solo tra versioni personali di Evernote e Evernote Premium ($ 45 all'anno), che offre più spazio di archiviazione, notebook offline e l'opzione per consentire ad altre persone di modificare i propri blocchi.

Il concorrente principale di Evernote, Microsoft OneNote, è incluso con le ultime versioni di Office, ma una licenza desktop stand-alone costa $ 70 e non è disponibile alcuna versione per Mac. Le versioni gratuite di iPhone e iPad di OneNote di Microsoft sono limitate a 500 note ciascuna, a differenza di 100.000 su Evernote.

Una recente violazione della sicurezza ha fatto sì che Evernote aumentasse le sue misure di sicurezza con l'autenticazione a due fattori, buone notizie per salvaguardare i tuoi dati.

Configura i tuoi utenti

Stato amministratore

Visita la pagina di Evernote Business e inserisci il tuo indirizzo email di lavoro nella casella Inizia per creare un nuovo account di amministrazione aziendale. Puoi utilizzare il tuo account Evernote esistente se sei già un utente o crearne uno nuovo. Una volta inserite alcune informazioni di base, scegli il piano di pagamento.

Per un'attività molto piccola, aggiungere utenti è semplice come digitare gli indirizzi email e fare clic su Invita utenti. L'opzione è disponibile dalla home page della Console di amministrazione aziendale o dalla sottosezione Aggiungi utenti. Se vuoi che tutti nella tua azienda si iscrivano a Evernote, ma non vuoi inserire tutti quegli indirizzi email uno per uno, quindi consenti a chiunque il cui indirizzo email condivide il tuo nome di dominio per creare un account per se stesso. Se i tuoi membri dello staff dispongono già di account Evernote sotto quegli indirizzi email, saranno aggiornati a Evernote Business.

Se sei in una grande azienda e vuoi evitare di aggiungere manualmente migliaia di dipendenti e dover ricordare di cancellare i loro account quando lasceranno l'azienda in seguito, vorrai l'integrazione con Active Directory, LDAP o altro sistema di accesso aziendale. Evernote non offre questa funzionalità, ma puoi utilizzare opzioni di terze parti come OneLogin.

Se sei un principiante di Evernote, i tuoi taccuini inizieranno come una lavagna vuota.

Una volta inseriti gli utenti nel sistema, il pannello Gestisci utenti ti consente di eliminare chiunque lasci la società. L'Admin Console ti consente di visualizzare i dettagli e la cronologia di fatturazione, nonché di gestire notebook e tag. Tutti questi schermi sono ridicolmente semplici da usare. Ad esempio, puoi facilmente consultare gli account dei tuoi utenti e prelevare i loro taccuini relativi al lavoro nella Business Library aziendale. (Di più su come Evernote organizza le tue informazioni.) Se i tuoi utenti hanno contrassegnato i loro taccuini come personali, non puoi vederli. Puoi anche esportare o eliminare i taccuini da questo account centrale.

Impostare i dati aziendali

La saggezza collettiva dello staff fornirà la tua Business Library.

Evernote organizza le informazioni in note - singoli frammenti di dati salvati dal Web o il mondo in generale, un pezzo alla volta. Poiché Evernote memorizza rich media, una "nota" può essere una foto di smartphone di un biglietto di parcheggio, il testo di un memo, una lista della spesa, una registrazione audio o una pagina web. L'elenco potrebbe continuare.

Puoi aggiungere note ai taccuini, che puoi aggiungere a pile di quaderni. Alla base di tutto ci sono tag-parole chiave che allega alle note per aiutare gli utenti a cercarle in seguito. Tutto appare nella tua Business Library, un deposito comune per la società.

Lo spazio di lavoro di Evernote mostra tre tipi di notebook: i tuoi taccuini personali, i tuoi notebook aziendali e i blocchi appunti nella Business Library dell'azienda. I tuoi taccuini personali sono privati, ma puoi condividerli, se vuoi, con chiunque all'interno o all'esterno dell'azienda.

I tuoi taccuini aziendali sono accessibili all'amministratore Evernote della tua azienda ma non agli altri dipendenti, a meno che tu non li condivida con quelle persone oppure aggiungili alla Business Library. I taccuini nella Business Library sono accessibili a chiunque nell'azienda.

I taccuini organizzano le note.

Per condividere un blocco note in un browser Web, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso a destra del nome del blocco note. Nella versione desktop, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del notebook.

Non puoi spostare un notebook dalla sezione personale alla sezione business, ma puoi spostare singole note nella versione desktop di Evernote: basta fare clic con il tasto destro del mouse sulla nota nome, fare clic su Sposta nota e selezionare il nome del blocco appunti di destinazione.

Per spostare interi quaderni nella categoria aziendale, creare prima nuovi quaderni vuoti nella sezione aziendale, quindi spostare o copiare i singoli gli appunti. Puoi raggruppare le note in taccuini e raccogliere i taccuini in pile: basta trascinare un notebook su un altro nel browser o sul client desktop per creare uno stack.

Se hai bisogno di più livelli di organizzazione, vai ai tag, che puoi nidificare indefinitamente. Le pile e le gerarchie di tag che hai impostato, anche nei tuoi taccuini aziendali, sono le tue sole. Ricorda che gli stack sono solo per l'organizzazione visiva, non sono nidificati come un file system.

Crea l'elenco dei tag per tutto il tempo che vuoi.

Se non puoi essere preso la briga di fare tutta questa archiviazione manuale dei tuoi appunti, Approfitta delle potenti funzionalità di ricerca di Evernote per trovare le informazioni che ti servono nel tuo spazio di lavoro o nella libreria aziendale. La funzione di ricerca si estende anche al riconoscimento dei caratteri su note scritte a mano.

Potenzia la tua attività

Hai impostato il tuo account aziendale e hai condiviso alcuni documenti con i colleghi. E adesso?

Per giocare con Evernote Business e scoprire quanto può essere potente, usalo nella tua prossima riunione. Nella sezione Business Notebook del tuo account, crea un nuovo taccuino per la riunione e condividilo con i colleghi. Poi accedi al tuo portatile, tablet o smartphone alla riunione stessa.

Evernote salva automaticamente le note quando usi un browser o un client mobile, così i tuoi colleghi possono vedere immediatamente ciò che hai aggiunto. Sui PC e sui client Mac, Evernote salva le note in base a una pianificazione specificata, ad esempio ogni 15 minuti o una volta al giorno. È inoltre possibile sincronizzare manualmente le note in qualsiasi momento.

Chiunque può contribuire con note al taccuino condiviso e può continuare a collaborare dopo che la riunione è finita. Ma non limitarti a condividere le note digitate: condividi anche allegati di documenti o pagine web. Se i tuoi colleghi hanno portato i loro tablet o laptop alla riunione, non è necessario stampare documenti per ogni partecipante.

Puoi rendere i tuoi contatti di tutti gli affari condividendoli con la società.

Durante la riunione, puoi scatta foto di biglietti da visita e aggiungili come note al taccuino condiviso per un facile resoconto di chi ha partecipato. I biglietti da visita sono completamente ricercabili, dal momento che Evernote ha un riconoscimento ottico dei caratteri incorporato.

Se il tuo dispositivo ha un ingresso audio, registra alcuni dei meeting. Il riconoscimento vocale incorporato è disponibile su dispositivi iOS e Android, se vuoi che la registrazione venga automaticamente trascritta.

Se il tuo gruppo utilizza una lavagna per il brainstorming durante la riunione, scatta una foto per salvarla per dopo. Dal momento che Evernote può leggere la scrittura a mano, puoi anche cercare le note della lavagna.

E parlando di scrittura a mano, se preferisci scrivere piuttosto che digitare, prendi appunti scritti a mano direttamente sul tuo dispositivo mobile o con la penna Livescribe, o scrivi su un foglio di carta e poi scatta foto delle pagine.

Sfrutta i poteri di riconoscimento e di riconoscimento vocale di Evernote.

L'evento che stai frequentando ha un feed Twitter? Salva tutti i tweet associati in una nota Evernote impostando un processo IFTTT. IFTTT (If This, Then That) è uno strumento gratuito di terze parti che consente di creare semplici processi automatizzati. Oltre a monitorare i feed di Twitter, IFTTT può inserire gli avvisi di ricerca di Google News e Google, nonché i feed RSS da qualsiasi blog o pubblicazione online. Le tue note saranno facili da trovare in seguito in Evernote, organizzate con le altre note della riunione e, proprio come le note della lavagna, saranno completamente ricercabili. Quando tu ei tuoi colleghi tornate in ufficio, tutti saranno in grado di accedere agli stessi record dell'evento e continuare a collaborare.

Questo è solo l'inizio dei modi creativi con cui la vostra azienda può collaborare e lavorare in modo più efficiente con Evernote.