Google Documenti ottiene cartelle condivise

Google Documenti questa settimana ha ricevuto una revisione che rende più facile per gli utenti condividere articoli, caricare documenti e rimanere organizzati. Le nuove modifiche apportano anche una leggera modifica alla home page di Google Documenti con un aspetto più uniforme e più semplice.

Cartelle condivise

Una delle migliori caratteristiche di Google Documenti è la sua capacità di condividere e collaborare sui documenti con altri utenti. In passato, se avevi più documenti da condividere con un gruppo di lavoro, Google Docs ti chiedeva di inviare più avvisi di condivisione per ogni documento.

La nuova funzionalità di cartelle condivise risolve questo problema, consentendo di impostare la condivisione autorizzazioni per una cartella. Basta trascinare e rilasciare i file che è necessario condividere in una cartella, quindi fare clic su "condividi questa cartella" e invitare i membri del proprio gruppo di lavoro. Le persone del tuo gruppo di lavoro riceveranno un'e-mail che notifica loro che hai condiviso questa cartella. Dopo aver effettuato l'accesso a Google Documenti, i membri del tuo gruppo di lavoro possono vedere i file aggiunti alla cartella e anche trascinare i file nella cartella per condividerli con lo stesso gruppo.

La nuova funzione è utile, ma c'è un qualche capriccio che dovresti tenere a mente. Anche se un documento si trova in una cartella condivisa, le autorizzazioni di accesso per quel documento sono allegate alla cartella, non al file. Quindi se estraggo un documento di tua proprietà (cioè lo hai creato) fuori dalla cartella condivisa, il tuo gruppo di lavoro non sarà più in grado di accedere al documento.

Gestire il tuo flusso di lavoro

Indietro a grande richiesta è il "Elementi" Filtro "Non in cartelle" che consente di vedere tutti i documenti che non sono organizzati in cartelle. Google ha ripristinato la funzione perché alcune persone lo utilizzavano come strumento per il flusso di lavoro.

Un modo per sfruttare questo filtro è usarlo come strumento per il tracciamento dei documenti in fase di bozza. Quindi puoi spostare un documento in una cartella una volta pronto per la prima serata.

C'è un dettaglio di cui dovresti essere a conoscenza quando usi questa funzione: diciamo che John condivide un rapporto direttamente con Mary, ma John non ha questo rapporto in una cartella. Se Mary lo inserisce in una delle sue cartelle, John vedrà che il report ha un tag di cartella, ma verrà comunque visualizzato quando John filtra i suoi documenti con "Articoli non presenti nelle cartelle". In questo modo, le azioni di Mary non interrompono il flusso di lavoro di John. Il filtro "Articoli non presenti cartelle" è accessibile dal menu "Altre ricerche" nel riquadro di navigazione a sinistra.

Google Documenti ti consente anche di caricare più file contemporaneamente. Basta selezionare tutti i file desiderati utilizzando i tasti "Maiusc" o "Ctrl" ("Comando" su Mac), quindi avviare il caricamento.

Il nuovo layout di Google Docs.

Vecchio layout di Google Documenti.

Noterai anche che Google Docs ha un aspetto leggermente diverso. Il nuovo layout è un po 'più boxe e le icone visive (come "Speciali", "Condividi", "Carica" ​​e "Elimina") sono state rimosse a favore di un aspetto solo testo.

Condivisione alternativa

Se Google Docs non fa per te, Microsoft ha anche due opzioni di condivisione dei documenti. Live Mesh, lanciato lo scorso anno, ti consente di creare una rete di dispositivi e sincronizzare le cartelle tra loro. Live Mesh ti offre anche il tuo desktop online, chiamato Live Desktop, dove puoi condividere cartelle con persone al di fuori della tua rete o Mesh. Per utilizzare Live Mesh devi scaricare un piccolo programma, ma le persone che condividi oggetti con solo bisogno di registrarsi per il Live Desktop. Live Mesh funziona sia su PC che su Mac.

L'altra alternativa di Microsoft è il suo spazio di archiviazione online chiamato Skydrive. Tuttavia, le autorizzazioni di condivisione di Skydrive sono un po 'troppo complicate, quindi consiglio di andare con Live Desktop e Live Mesh se sei un utente Windows Live.