Cosa sono le cartelle di ricerca di MS Outlook e come crearne una personalizzata

In precedenza, abbiamo elaborato come un utente di MS Outlook poteva creare regole per controllare le e-mail in arrivo e filtrarle o indirizzarle verso cartelle specifiche (in base alle regole personalizzate). Tuttavia, potresti avere alcuni requisiti specifici che non sono coperti dalle regole della cartella. Oppure potresti non voler spostare un gruppo (o tipo di messaggio) in una cartella completamente diversa, ma desideri comunque una vista separata per loro.

MS Outlook copre in modo intelligente tali requisiti con una funzionalità nota come Cartelle di ricerca. Tali cartelle sono cartelle virtuali e non contengono o archiviano realmente le e-mail. Creano semplicemente una vista in base alle regole definite e mostrano i messaggi che corrispondono a quella regola.

Per impostazione predefinita, una cartella di ricerca contiene sempre visualizzazioni come Posta categorizzata, Posta grande e Posta non letta. Puoi crearne altri come For Follow Up, With Attachment, ecc. Vediamo come farlo.

I passaggi per creare una vista nella cartella di ricerca

È possibile selezionare una vista da un elenco di regole standard o persino personalizzare regole end-to-end o standard basati sull'utente.

Passaggio 1: fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella di ricerca per qualsiasi casella di posta elettronica e fare clic su Nuova cartella di ricerca.

Passaggio 2: selezionare il tipo di cartella di ricerca che si desidera creare. I tipi di cartella elencati nelle prime tre sezioni hanno regole standard interne (i loro nomi praticamente li definiscono).

In questa guida ci occuperemo della creazione di una cartella personalizzata (ultima opzione). Quindi, selezionalo e fai clic su Scegli per specificare le regole e visualizzare i criteri.

Passaggio 3: assegnare un nome rilevante alla vista. È possibile modificare la cartella che verrà controllata per la visualizzazione delle e-mail nella vista. Quindi fare clic sul pulsante Criteri per definire le regole desiderate.

Passaggio 4: nella scheda Messaggi è possibile inserire alcune parole chiave che il sistema cercherebbe nelle e-mail e nel campo scelto. Come vedi nell'immagine (in basso) puoi anche definire i campi Da e Invia a, definire linee temporali e altro.

Passaggio 5: ora puoi accedere a Altre scelte e includere più regole come categoria, e-mail lette / non lette, con / senza allegati, importanza, dimensioni e altro.

Passaggio 6: hai bisogno di più scelte? Vai su Avanzate e fai clic su Campo. Seleziona un criterio, definisci una condizione e un valore.

Infine, fai clic su Aggiungi all'elenco per visualizzare la voce. È possibile aggiungere più di tali voci.

Passaggio 7: fare clic su OK e salvare le impostazioni. Prova a inviare un'email di prova e controlla se funziona. In caso contrario, devi aver sbagliato con le regole. Quindi potrebbe essere necessario rivederli.

Nota: ricorda, se elimini le e-mail nelle cartelle di ricerca, queste verranno rimosse anche dalla loro posizione originale. Ma se rimuovi una cartella di ricerca, le e-mail ad esse associate restano intatte nella loro posizione originale.

Conclusione

Quanto ritieni utile per te le Cartelle di ricerca? Li userai in combinazione con altre regole che hai già?

Ne ho creati alcuni per me stesso. Mi aiutano davvero a organizzare le cose un passo avanti e tengono rapidamente conto dei diversi tipi di e-mail a cui devo occuparmi.