Come accedere e utilizzare Dropbox da Gmail

Se Gmail è il re delle e-mail, Dropbox è il re del cloud storage. Sì, so cosa stai pensando. Ma che dire di Google Drive e OneDrive? Che dire di iCloud? Beh, non per niente Steve Jobs voleva comprare Dropbox prima che Drew Houston rifiutasse educatamente.

Anche con ben 2 GB di spazio di archiviazione gratuito, Dropbox continua a essere uno dei preferiti di sviluppatori e utenti. Io stesso preferisco Dropbox su Google Drive per archiviare, accedere e condividere documenti importanti e cosa no. Funziona semplicemente immediatamente, ogni volta, mentre Google Drive deve ancora affrontare problemi di sincronizzazione, a volte.

Quindi, è naturale che tu voglia accedere e utilizzare Dropbox da Gmail per ottenere il massimo dai due strumenti. Puoi quindi scaricare e salvare facilmente importanti allegati e-mail su Dropbox direttamente o allegare collegamenti a file di grandi dimensioni prima di inviare posta al tuo fornitore.

Immagina tutto il tempo e la larghezza di banda che potresti risparmiare se stavi usando questa soluzione. Ciò semplifica davvero la vita di molte persone che usano Gmail e Dropbox quotidianamente.

Ci sono due modi per raggiungere questo obiettivo e discuteremo entrambi.

Cominciamo.

1. Dropbox per l'estensione di Gmail per Chrome

Dropbox per Gmail è un'estensione di Chrome che puoi installare facilmente nel tuo browser. Vai al Chrome store, fai clic sul pulsante Aggiungi a Chrome e conferma quando richiesto. Vedrai una nuova icona vicino alla barra degli indirizzi.

Facendo clic sulla nuova icona Dropbox si avvierà direttamente Gmail in una nuova scheda. Ora apri Gmail e fai clic su Scrivi per creare una nuova posta. Vedrai un'icona Dropbox in grigio accanto al pulsante Invia. Fare clic su di esso per accedere.

Apparirà un nuovo popup con un'opzione di accesso. Puoi anche creare un nuovo account Dropbox qui se non ne hai già uno. Sto usando il mio account Google (Gmail) per accedere a Dropbox perché mi rende tutto molto più facile da gestire.

Mi prenderò un momento qui e ti consiglierei di abilitare 2FA nel tuo account Dropbox / Google per renderlo più sicuro.

Una volta effettuato l'accesso, un nuovo popup ti accoglierà con tutte le cartelle che hai creato in Dropbox. Puoi facilmente selezionare qualsiasi file da Dropbox qui mentre scrivi una nuova e-mail in Gmail.

Nella parte superiore è disponibile una pratica funzione di ricerca che consente di cercare i file da allegare per nome.

Tieni presente che quando condividi qualsiasi file utilizzando l'estensione Dropbox per Gmail Chrome, non stai caricando o allegando il file stesso, ma un link condivisibile al file. Ciò ridurrà la larghezza di banda, il tempo e ti aiuterà a inviare e-mail più velocemente e in modo più sicuro.

Per salvare gli allegati da Gmail a Dropbox, seguire la stessa procedura. Apri l'e-mail e passa il mouse sopra l'allegato. Vedrai Dropbox insieme all'opzione Google Drive lì. Fai clic sul pulsante Dropbox per visualizzare un popup e scegli la posizione del file per salvare l'allegato direttamente sul cloud.

Installa Dropbox per Gmail

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2. Dropbox per il componente aggiuntivo di Gmail

La soluzione di cui sopra funziona bene per le persone che usano Chrome ma per quanto riguarda l'app Gmail per Android? Che dire di quelli che usano Firefox o Safari o delle persone che lavorano con un team?

Dropbox offre anche soluzioni aziendali in cui più di una persona ha accesso all'account. Che ne pensi di loro?

Per contrastare questi problemi comuni, puoi utilizzare il componente aggiuntivo Dropbox per Gmail. Questo integrerà Dropbox direttamente nell'app Gmail rendendola accessibile ovunque.

Apri Gmail in qualsiasi browser che ti piace e fai clic sull'icona a forma di ingranaggio sotto la quale troverai l'opzione Ottieni componenti aggiuntivi.

Questo aprirà il G Suite Marketplace. Qui troverai componenti aggiuntivi per numerosi servizi popolari. Utilizza la barra di ricerca per individuare il componente aggiuntivo Dropbox per Gmail.

Fare clic una volta sul componente aggiuntivo per aprire l'area della descrizione e fare clic sul pulsante blu Installa in alto a destra.

Fai clic su Conferma se richiesto e accedi al tuo account Dropbox nella finestra successiva. Gmail richiederà varie autorizzazioni per accedere al tuo account Dropbox. Fai clic su Consenti in basso qui e continua.

Ora vedrai il messaggio Installazione completata. Vediamo come funziona.

Apri qualsiasi e-mail con allegato in un browser e vedrai l'icona di Dropbox sulla destra. Ti verrà chiesto di accedere per consentire a Gmail di accedere ai file memorizzati sui server Dropbox. È necessario farlo una sola volta per concedere le autorizzazioni necessarie.

Ora, ogni volta che ricevi un'e-mail con un allegato, fai clic sull'icona di Dropbox per salvarla direttamente nel cloud.

Se apri la stessa email nella tua app Gmail su Android, vedrai l'opzione Dropbox nella parte inferiore dello schermo. Fare clic una volta per salvare l'allegato direttamente su Dropbox.

Il componente aggiuntivo Dropbox per Gmail funzionerà in tutti i browser e sistemi operativi, inclusi Android e iOS, poiché è direttamente integrato in Gmail. Questa è una soluzione molto migliore secondo me rispetto all'estensione di Chrome.

Ricapitoliamo

Esistono due modi per accedere e utilizzare Dropbox da Gmail ed entrambi funzionano immediatamente. Non è prevista alcuna curva di apprendimento finché si seguono i passaggi descritti sopra.

Non è necessario preoccuparsi di non poter più condividere file di grandi dimensioni a causa delle restrizioni sugli allegati e-mail. Gmail e la maggior parte degli altri fornitori di servizi di posta elettronica hanno un limite di dimensioni degli allegati limitato a 25 MB, che non è troppo in questi giorni. Hai bisogno di soluzioni migliori e più intelligenti.

Successivo: Non sei sicuro di quale piattaforma di archiviazione cloud utilizzare? Sei confuso se dovresti utilizzare Google Drive, Dropbox o un'altra piattaforma per archiviare e condividere documenti? Leggi la guida qui sotto per conoscere la differenza tra di loro.