Come creare modelli di e-mail in Gmail e Outlook

I miei ultimi mesi con Microsoft Outlook e Lotus Notes sono stati piuttosto interessanti. Non sono mai stato un fan dei client di posta elettronica desktop, ma quando ho iniziato a utilizzare queste app, non potevo più tornare indietro. Una delle funzionalità più utili fornite da questi client è la possibilità di creare modelli di e-mail, noti anche come elementi decorativi, che possono inviare e-mail giornaliere in cui la maggior parte del corpo dell'email è troppo veloce. Che si tratti di un rapporto giornaliero o semplicemente di un'e-mail di conferma, un modello predefinito può farti risparmiare molto tempo.

Ho visto persone cercare nella loro cartella Posta inviata un'e-mail e poi inoltrarla dopo aver effettuato la modifica. In pratica, funziona meglio che ricomporre l'intera e-mail dalla memoria, ma cambiare l'oggetto e modificare l'indirizzo può richiedere del tempo.

Inoltre, le possibilità di errori aumentano quando è coinvolto il lavoro manuale. Quindi, per migliorare le cose, ti suggerisco di utilizzare un'estensione per Chrome denominata modelli di email Gorgias che può aiutarti a creare e utilizzare modelli di email su Gmail, Yahoo, Outlook e altri popolari client di posta elettronica.

Introduzione a Gorgias

Dopo aver installato l'estensione, fare clic sull'icona sulla barra delle estensioni per aprire la pagina di configurazione.

Gorgias viene fornito con 4 modelli predefiniti per darti un'idea di base di cosa puoi fare con l'estensione. Per creare un nuovo modello, fai clic sul pulsante Nuovo modello e inizia assegnandogli un nome. Successivamente, puoi iniziare a digitare il corpo dell'email nel campo Contenuto modello. Se si desidera aggiungere il campo Oggetto anche nel modello, fare clic sui campi di configurazione e selezionare l' opzione Oggetto.

Funzionalità dei modelli di email Gorgias

Il vero potere dell'estensione risiede nella capacità di utilizzare le variabili durante il riempimento del modello. Supponi di dover compilare automaticamente il nome della persona. In tal caso, fai clic sul pulsante Inserisci variabile e seleziona l'opzione A: Nome. Quando si inserisce il modello, l'estensione riempirà automaticamente questi nomi di variabili dai dettagli di contatto dell'e-mail e semplificherà la composizione di e-mail simili per vari contatti.

Un'altra caratteristica interessante è Scorciatoia di testo e utilizzando questa particolare opzione è possibile attivare il completamento di un modello utilizzando il tasto Tab.

Dopo aver creato alcuni modelli, è il momento di inserirne uno in un'e-mail. Apri la finestra di composizione di Gmail e noterai un pulsante Gorgias sul lato destro. L'estensione elencherà tutti i modelli che hai salvato e un singolo clic li inserirà nel corpo dell'email. Puoi anche usare la scorciatoia di testo e premere il pulsante tab per facilitare le cose.

Suggerimento interessante: inoltra un'e-mail inviata e fai clic con il pulsante destro del mouse sulla finestra di composizione per creare un modello dalle e-mail esistenti. Non è bello?

La versione gratuita dell'estensione limita i modelli a un singolo dispositivo e non esiste alcuna opzione per sincronizzare i modelli utilizzando un account online.

Quindi, se hai due o più dispositivi su cui lavori, dovrai creare modelli individualmente su ciascun sistema a meno che non acquisti l'app a pagamento. Inoltre, si rischia di perdere i dati se si disinstalla Chrome o l'estensione o si reinstalla Windows. Ma per $ 4, 99 al mese, puoi ottenere la funzione di sincronizzazione con la condivisione dei modelli di team.

Conclusione

Gorgias è un'app straordinaria se lavori quotidianamente su simili tipi di email. Ho già dato un 5 stelle sul Chrome Webstore. Ho anche contattato gli sviluppatori per aggiungere alcune variabili aggiuntive nei modelli come ora e data. Provalo oggi e condividi le tue opinioni con noi.