Crea regole per le cartelle in MS Outlook per le e-mail in arrivo - guida tecnica

Molti di voi devono utilizzare MS Outlook come client di posta elettronica. Inoltre, è probabile che tu abbia integrato più account e-mail per recapitare i messaggi al tuo client desktop. In tale scenario, quando ricevi molte e-mail, diventa importante sapere come separarle e controllare prima quelle importanti.

Invece di farlo manualmente, potresti voler avere cartelle dedicate per diversi tipi di e-mail in modo tale che i messaggi in arrivo siano impilati nelle loro rispettive cartelle. Per tale automazione Outlook ti consente di creare regole e applica lo stesso a ogni email in arrivo. Di conseguenza, invia i messaggi nella cartella specificata. Il concetto è simile ai filtri e alle etichette in Gmail.

Ad esempio, desidero che tutte le mail di "Sandeep Agarwal" raggiungano una cartella denominata Self. Ecco come ho definito le regole per questo.

I passaggi per creare una regola e-mail

Lo stesso processo si applica a tutti i tipi di regole e-mail. Questo è un esempio dettagliato, che mostra il processo menzionato. Dovrai scegliere / definire i parametri in base a ciò che desideri.

Passaggio 1: vai alla scheda Strumenti e scegli l'opzione Regole e avvisi.

Passaggio 2: attiva la scheda Regole e -mail e premi il pulsante con la nuova regola (Cambia regola se ne stai modificando una esistente).

Passaggio 3: nella sezione Resta organizzato evidenziare il requisito di base (Ho selezionato, Sposta i messaggi da qualcuno a una cartella).

Nota: nella parte inferiore della stessa finestra di dialogo è presente una sezione in cui viene indicato il passaggio 2. È necessario fare clic su ciascun collegamento visualizzato dopo " Applica questa regola dopo l'arrivo del messaggio " e modificare i requisiti. Nel mio contesto era: -

Passaggio 3 (a): selezionare le persone a cui si desidera applicare la regola (ovvero e-mail provenienti dalle persone selezionate). L'elenco mostrerà solo le persone aggiunte ai tuoi contatti. Pertanto, è necessario assicurarsi di aver aggiunto il contatto desiderato prima di iniziare.

Passaggio 3 (b): selezionare la cartella in cui si desidera spostare / recapitare i messaggi. Puoi anche creare una nuova cartella qui.

Passaggio 4: Successivamente, è possibile perfezionare la regola aggiungendo più vincoli o parametri alla regola di base. Ad esempio, messaggi con un oggetto specifico. Dovresti anche selezionare l'opzione preferita e fare clic sul relativo link per perfezionare la regola o aggiungere descrizioni.

Passaggio 5: in caso di eccezioni alla regola che non è possibile configurare nei passaggi precedenti, è possibile farlo qui.

Passaggio 6: ora hai finito e puoi scegliere di finire. Tuttavia, ti suggerisco di selezionare Esegui questa regola ora … insieme a Attiva questa regola. Ciò garantisce che i messaggi nuovi ed esistenti che soddisfano la regola vengano spostati nella rispettiva cartella.

Un'alternativa più rapida

Se desideri abbreviare il processo (tuttavia, potresti non essere in grado di impostare una regola dettagliata in questo modo), vai alla tua casella di posta e segui i passaggi seguenti: -

Passaggio 1: fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio (dalla persona della regola al mapping delle cartelle) e selezionare Crea regola.

Passaggio 2: selezionare le caselle per qualsiasi parametro si desideri applicare, selezionare la cartella e fare clic su OK.

Conclusione

Questo è un modo semplice per mantenere più organizzate le tue e-mail in Outlook. Inoltre, potresti concentrarti facilmente su e-mail importanti. Inizia e ne conoscerai i vantaggi!