Come bloccare Zoho Writer durante la collaborazione e trucchi più interessanti

Se lavori frequentemente su elaboratori di testi come Google Docs o Zoho Writer, devi sapere che la creazione di un documento perfetto di solito comporta molta riscrittura da zero. Sia l'aggiunta di nuove frasi o la correzione di difetti precedenti. La situazione è relativamente semplice se lavori da solo su un documento.

Tuttavia, se stai collaborando con i membri del tuo team, è importante sapere come ottimizzare l'esperienza. Dopotutto, non vorresti che i tuoi colleghi lavorassero e rielaborassero sullo stesso blocco all'infinito.

Per fortuna, Zoho Docs (autore) ha un'opzione elegante che ti consente di bloccare una certa parte del documento mentre collabori con altri. Quindi, in questo post oggi, esploreremo come bloccare Zoho Writer durante la collaborazione e altre funzionalità avanzate.

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Come bloccare il contenuto selezionato per la collaborazione

Passaggio 1: una volta completata la parte del documento, fare clic sul pulsante Rivedi in alto.

Passaggio 2: Successivamente, seleziona lo snippet di testo che desideri bloccare. Fai clic sull'icona a forma di lucchetto in alto e scegli Blocca contenuto selezionato, e questo è tutto.

Ora, ogni volta che qualcuno nel tuo gruppo condiviso fa clic su quel blocco di testo, vedranno una piccola icona di blocco e un messaggio che dice "Il contenuto è stato bloccato da …" per la modifica.

Nota: le funzionalità di collaborazione sono disponibili solo per i proprietari dei documenti. Per impostare i comproprietari, fare clic su Condividi e assegnare i diritti di comproprietario agli utenti.

Come consentire la modifica per una persona specifica

Tuttavia, sappiamo tutti che lavorare sullo stesso documento con altri non è necessariamente un lavoro in bianco e nero. Ci sono momenti in cui desideri che un blocco di testo venga modificato solo da un determinato membro del tuo team. In situazioni come questa, sicuramente non vorrai redigere un altro dettaglio dell'email che modifichi quale sezione e simili.

Ecco quando entrano in uso le funzionalità avanzate di Zoho Writer. Per abilitarlo, vai alla modalità Revisione e fai clic sull'icona Blocca. Quindi selezionare su Opzioni avanzate.

Ora, aggiungi l'indirizzo e-mail della persona a cui desideri concedere l'autorizzazione esclusiva e premi il pulsante Blocca. È tutto!

Suggerimento interessante: il blocco dei contenuti non selezionati funziona come uno strumento di selezione inversa. Si seleziona una parte del testo che non si desidera modificare e quindi si seleziona la seconda opzione. Il resto sarà curato da Zoho Writer.

Come mascherare il testo

Ancora una volta, se sei il proprietario di un documento e desideri redarre o mascherare un determinato blocco di testo, Zoho Writer ti consente di farlo. È utile quando devi aggiungere dati sensibili e non vuoi che tutti nel tuo team li leggano.

Tuttavia, Mask non funziona come la maggior parte degli strumenti, il che significa che non è possibile selezionare uno snippet di testo e quindi mascherarlo. Invece, devi fare clic sull'icona e quindi inserire i dati.

Passaggio 1: lo strumento per questa attività è Maschera, indicato dalla piccola icona a forma di occhio in alto. Posiziona il cursore nel punto in cui desideri aggiungere il testo e fai clic su di esso. Ciò aggiungerà una casella di testo indicata da linee tratteggiate.

Passaggio 2: ora aggiungi il testo e il gioco è fatto.

Mentre sarai in grado di vedere il testo colorato di grigio, altri collaboratori vedranno le linee indicate da asterischi. Sì, proprio come quei vecchi film dell'FBI.

Come mettere in pausa la collaborazione su Zoho Writer

Per fortuna, il processo per mettere in pausa la collaborazione è una passeggiata nel parco. Passa semplicemente alla modalità Revisione e fai clic su Attiva / Disattiva collaborazione in pausa nella parte superiore.

Al termine, vedrai un avviso in alto che nessuno dei tuoi collaboratori sarà in grado di modificare il documento. D'altra parte, i collaboratori vedranno che il documento è stato estratto da uno dei membri del team.

Quindi, la prossima volta che vedrai il documento estratto, saprai cosa fare, invece di fare clic su diversi pulsanti e strumenti.

Suggerimenti e suggerimenti su Zoho Writer

1. Come visualizzare la cronologia dei documenti

Quando collabori spesso su un singolo documento, è essenziale sapere chi ha apportato le modifiche e quando. Fortunatamente per noi, Zoho Writer è dotato di un'elegante funzione Visualizza cronologia. Con esso, non solo puoi vedere chi ha apportato le modifiche, ma puoi anche vedere le ultime aggiunte a una versione. Inoltre, puoi anche confrontare le diverse versioni, in caso di necessità.

Passaggio 1: fare clic sull'icona Visualizza cronologia nella parte superiore (indicata dal timer della sabbia). Ancora una volta, lo troverai nella modalità Revisione.

Passo 2: Ora, questo mostrerà le diverse versioni sul pannello di destra. Fai clic sul pulsante Confronta versioni in alto per confrontare le versioni.

Per vedere le ultime aggiunte, fai clic sul pulsante Vedi cosa è cambiato e seleziona i tempi. Tutte le nuove aggiunte di testo insieme, con le interruzioni di riga verranno evidenziate.

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2. Tieni traccia delle modifiche

Sebbene Writer abbia alcune capacità di tracciamento, a volte, diventa troppo ingombrante per esaminarle tutte. Se sei qualcuno che deve rivedere le modifiche in modo super urgente, l'opzione migliore è abilitare la funzione Traccia modifiche.

Come avrai già intuito, evidenzia tutte le modifiche recenti. E spetta al proprietario accettare o rifiutare queste modifiche.

Per abilitare Traccia modifiche, attiva il pulsante in alto. I membri del team vedranno il pulsante verde illuminato in alto.

Vedrai il nome e i tempi quando vengono apportate modifiche. Anche la più piccola interruzione di linea viene tracciata in questa modalità. Come proprietario, tutto ciò che devi fare è fare clic sui momenti salienti e accettare / rifiutare le modifiche.

Al termine, il testo assumerà il colore predefinito del testo.

3. Utilizzare le notifiche e-mail integrate

Desideri annunciare alcune nuove modifiche relative al tuo documento condiviso? Non è necessario scrivere un'e-mail separata. Invece, Zoho Writer ti consente di avvisarli tramite l'opzione e-mail dall'interno dello strumento.

Fai clic sull'icona a forma di lettera in alto. I nomi dei collaboratori verranno aggiunti automaticamente. Tutto quello che devi fare è aggiungere l'oggetto e il corpo e premere il pulsante Invia.

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