Trova rapidamente vecchie e-mail in MS Outlook utilizzando i gruppi di e-mail

Mentre siamo al lavoro, le e-mail tendono a consumare molto tempo. E uno dei motivi è che non conosciamo i trucchi per visualizzare rapidamente le e-mail. Ad esempio, quando si tratta di estrarre una vecchia e-mail, di solito iniziamo a scorrere prima. Difficilmente un modo efficace per trovare vecchie e-mail. Sto principalmente parlando dell'utilizzo di MS Outlook (perché è quello che la maggior parte di noi usa al lavoro) e delle funzionalità associate.

In precedenza vi avevamo parlato della visualizzazione degli allegati nel riquadro di lettura. Bene, questo è un modo per afferrare le e-mail per il collo. Ma oggi parleremo della visualizzazione di e-mail in gruppi e vedremo come può aiutarti ulteriormente a trovare rapidamente vecchie e-mail.

Suggerimento interessante: potresti voler imparare come attivare e personalizzare il riquadro di lettura, il riquadro di navigazione e la barra delle cose da fare. Ecco la guida di GT su questo.

I passaggi per visualizzare le e-mail nei gruppi

Il vantaggio principale di seguire questo trucco è che aiuta davvero e accelera il processo di estrazione di vecchie e-mail nell'ora del bisogno.

Passaggio 1: Innanzitutto, è necessario assicurarsi che la funzione Mostra nei gruppi sia attivata sull'interfaccia. Quindi, vai a Visualizza -> Disponi per e controlla lo stesso.

Quando si seleziona Mostra nei gruppi come attivo, le e-mail sono organizzate per impostazione predefinita in gruppi di data (Oggi, Ieri, Ultima settimana e così via). Questa disposizione funge da delimitazione decente.

Passaggio 2: se non ti piace il valore predefinito o desideri modificare la regola di raggruppamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione del riquadro dei messaggi in cui viene visualizzato Disposto per … Quindi puoi selezionare i criteri nuovi criteri per il raggruppamento.

Si noti che la regola si applica solo alla cartella attualmente selezionata. Generalmente raggruppo per clausola From quando ho bisogno di un messaggio precedente.

Passaggio 3: se disponi di un lungo elenco di contatti e di un numero di messaggi per ognuno di essi, hai bisogno di un modo rapido per raggiungerlo. Questa volta fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione del gruppo e pronuncia Comprimi tutto.

Passaggio 4: Quando lo fai, tutti i gruppi comprimono l'elenco dei messaggi in loro possesso. Fai clic sul segno più per il thread richiesto e tutti i messaggi all'interno di quel gruppo saranno disponibili a colpo d'occhio.

Le altre opzioni di raggruppamento che trovo utili e di cui ho bisogno frequentemente sono A, Oggetto, Categorie e Importanza. Puoi trovare i tuoi o creare una vista personalizzata navigando su Visualizza -> Disponi per -> Personalizzata.

Conclusione

I passaggi sopra descritti sono solo un tentativo di utilizzare e capitalizzare le funzionalità disponibili di MS Outlook. Seguo questi nella mia vita di tutti i giorni. Provalo e potresti guadagnare qualche secondo al giorno. Anche questo aiuta molto a migliorare la tua vita lavorativa, no?