Come costruire e condividere database sul Web

Se fai parte di un'azienda, prima o poi vuoi essere in grado di collaborare a un database con un collega o un cliente. In passato, il modo più semplice per condividere un piccolo database era creare un foglio di calcolo e inviarlo via email ai tuoi collaboratori. Sebbene questo non sia il metodo migliore, ha resistito a una concorrenza più sofisticata per diversi motivi:

In primo luogo, i database sono ancora difficili da capire per alcune persone, e i fogli di calcolo sono più ovvi. Un foglio di calcolo è solitamente contenuto in un schermo singolo, quindi è facile per qualcuno capire la sua logica, e la griglia di righe e colonne è anche più semplice del tipico database relazionale con una serie di tabelle. Le tabelle sono più di molte persone - specialmente quelle che non hanno un sacco di formazione IT formale - vogliono affrontare. In secondo luogo, gli strumenti di collaborazione del database sono difficili da imparare e da usare. Guarda quanti le persone usano ancora Lotus Notes per e-mail e non molto altro. E dal momento che molti di noi si sentono a proprio agio con la posta elettronica, utilizzarla come sistema di trasporto non è tutto ciò che impone. Fino al giorno in cui tre persone stanno lavorando sullo stesso foglio di calcolo o database e apportano modifiche in conflitto.

In terzo luogo, la creazione dei giusti tipi di applicazioni collaborative richiede alcune abilità e comprensione di come e quali tipi di dati sono condivisi. Quante persone aggiungeranno / modificheranno i record al tuo database? Quanti vogliono solo fare query e rapporti? E come prevedi aggiornamenti simultanei in conflitto?

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Quindi, quali sono le tue scelte, se non vuoi spedire via e-mail fogli di calcolo? Hai due metodi di base. Il primo è utilizzare uno dei tanti programmi di database compatibili con Internet. Alpha Five ha alcuni strumenti Web prontamente disponibili e la sua edizione standard è $ 200, oppure è possibile acquistare la versione di Filemaker Server per $ 1000. Ce ne sono molti altri, ma questi due sono i più facili da configurare e utilizzare su Internet.

Per entrambi i prodotti, è necessario utilizzare una macchina hostata Windows o Mac presso il proprio provider Internet o avere altri mezzi di collegare la macchina su cui si esegue il database su Internet. (PointInSpace è un fornitore che offre un account di hosting Filemaker Pro per $ 40 al mese e ZebraHost offre hosting Alpha Five a partire da $ 30 al mese. Ecco un link a una serie di video tutorial su come farlo con Alpha Five.) dovrà anche imparare il loro linguaggio di programmazione e sentirsi a proprio agio nel modo in cui producono i report. Questo metodo ha il vantaggio che si sta eseguendo un vero programma di database e ha la massima flessibilità. Ma ha un costo di entrata elevato in termini di competenze e può essere più di quello che vuoi affrontare. Ecco un esempio di uno degli schermi che ti mostra il tipo di programmazione che devi capire per Alpha Five:

Se le abilità richieste su entrambi sono scoraggianti, probabilmente finirai con il secondo metodo, che è quello di utilizzare una delle società di servizi Web che sono orientate alla condivisione di fogli di calcolo e dati tabulari. Mentre Google Documenti consente alle persone di collaborare a livello di file, ciò che vogliamo veramente è qualcosa di un po 'più sofisticato e in grado di riconoscere i singoli record. Ci sono almeno quattro servizi che ho trovato che fanno questo:

• TrackVia, $ 10 al mese per utente

• DabbleDB, $ 8 al mese per utente

• Intuit's QuickBase $ 250 al mese per 10 utenti

• Blist.com, $ 10 al mese per utente più $ 30 al mese per un account amministratore

Con tutti questi, è possibile creare un account e caricare il foglio di calcolo in circa cinque minuti. Se la prima riga del foglio di lavoro contiene i nomi dei campi, hai quasi finito. Puoi facilmente ordinare qualsiasi colonna rapidamente facendo clic sulle icone delle frecce. È possibile individuare rapidamente record duplicati, creare un modello di stampa unione e moduli per il proprio sito Web, il tutto con solo un paio di clic del mouse.

I rapporti personalizzati sono semplici e, inoltre, possono essere distribuiti via email ai tuoi collaboratori in base a una pianificazione prestabilita. L'aggiunta di diversi collaboratori con varie autorizzazioni discrete è molto semplice e in circa 30 minuti è possibile configurare un progetto e lavorare con il proprio team. La buona notizia è che non è necessario essere un programmatore, o addirittura agire come tale. Inoltre, non è necessario pagare le spese di hosting (che è incluso come parte del servizio) e tutto ciò che serve è il browser Web per accedere ai dati.

Per avere un'idea di cosa è coinvolto, tutti e quattro i servizi consentire di iniziare con account gratuiti. Nel caso di TrackVia, hai 14 giorni prima di dover dare loro la tua carta di credito e, nel caso di DabbleDB, puoi utilizzare l'account gratuito per sempre, a condizione che non ti dispiaccia che i tuoi dati saranno in pubblico. Con il blist, puoi usare il loro account di livello consumer gratuitamente per sempre, ma ti limita a database inferiori a 100 MB. QuickBase ti offre una prova gratuita di 30 giorni e la possibilità di condividere fino a 10 persone, quindi se stai cercando qualcosa per supportare solo pochi collaboratori che saranno troppo costosi.

Ciascuno dei quattro servizi differisce in termini di del modo in cui possono importare i dati nel database, quali tipi di report sono disponibili e quanti diversi database e spazio di archiviazione sono consentiti per account. Ecco perché è meglio provarli tutti e vedere cosa ha più senso per il tuo stile di lavoro e le funzionalità indispensabili, e fino a che punto puoi davvero ottenere senza conoscere alcun vero HTML.

Diamo un'occhiata a come importa i tuoi dati in TrackVia come esempio. Quando crei un nuovo database, ti vengono presentate tre scelte come puoi vedere dallo schermo sottostante:

Puoi caricare un foglio di calcolo e, se fai clic sul link "vedi suggerimenti", vedrai un elenco di avvertimenti e istruzioni su come farlo. Se hai i tuoi dati in un file CSV, devi prima importarli in Excel prima di ottenere i dati su TrackVia. Alcuni degli altri servizi consentono di importare direttamente CSV o di tagliare e incollare dati dal desktop o da un sito Web. Hai anche la possibilità di iniziare con un modello di database di esempio e TrackVia ne offre più di una dozzina. Diciamo che scegli il modello Contatti. Quindi è possibile aggiungere ogni record di contatto uno alla volta utilizzando un modulo Web standard oppure utilizzare lo strumento Importa e inserire il foglio di calcolo.

TrackVia ha anche un'opzione interessante per monitorare una casella di posta elettronica speciale che raccoglierà nuovi record di database e pubblica automaticamente le informazioni. Se vai allo strumento Raccolta email, vedrai una serie di schermate, inclusa quella sotto che puoi usare per impostare questa funzione. Puoi avere le tue e-mail creare nuovi record o aggiornare i record esistenti.

Buona fortuna con la condivisione di database e fogli di calcolo!