Come ottenere il massimo da Outlook

Molti di noi hanno una relazione di amore-odio con Outlook - sì lo odiamo perché a volte si blocca inaspettatamente, o ci vogliono dai tre ai dieci secondi in più per fare qualcosa che non ci aspettavamo. Ma credo che per la maggior parte molti di noi fanno come Outlook e la sua natura intuitiva. Le applicazioni di posta elettronica non sono altrettanto ricche o fluide di Outlook.

Outlook è probabilmente la prima applicazione che apri quando entri in ufficio e l'ultima applicazione che chiudi di notte (se la chiudi per niente). Ecco i miei 10 migliori modi per avere una migliore esperienza con Outlook. In primo luogo condividerò i cinque principi fondamentali di avere un'esperienza di Outlook eccezionale, quindi condividerò suggerimenti più avanzati nel mio prossimo post.

Trascina e rilascia qualsiasi cosa

Uno dei maggiori vantaggi di Outlook è che puoi praticamente trascina e rilascia qualsiasi elemento di Outlook da una cartella all'altra. Trascina un'email nella cartella dei contatti e Outlook creerà il contatto per te con il nome, il cognome e l'indirizzo email. Trascina un'e-mail nella cartella del calendario e di nuovo, un appuntamento viene creato per te con il corpo dell'email inserito nelle note del calendario.

Fai clic con il pulsante destro del mouse

Se hai dubbi e non sai cosa fare successivamente in Outlook, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse su un elemento di Outlook e il menu visualizzato probabilmente avrà la funzione desiderata. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nome in un indirizzo e-mail e selezionare Aggiungi a Contatto Outlook e il contatto verrà creato automaticamente. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un elemento del calendario e puoi stamparlo e portarlo con te al prossimo appuntamento.

Apri più finestre di Outlook

Quanti di voi vorrebbero avere la posta in arrivo, il calendario e i contatti aperti tutto il tempo? È possibile fare clic con il pulsante destro sull'icona Calendario o sulla cartella Calendario e scegliere "Apri in una nuova finestra" e si apre un'altra cartella di Outlook. Fai lo stesso facendo clic con il tasto destro sull'icona Contatto e "Apri in una nuova finestra".

Cerca qualsiasi cosa

Se sei come me, aspettare un secondo in più per trovare qualcosa è fastidioso. Una delle migliori funzionalità che mi piace di Outlook 2007 è che puoi cercare le cose molto più velocemente. La ricerca più rapida in sé vale l'aggiornamento se si utilizza ancora una versione precedente a Outlook 2007. Basta digitare una parola nella casella Cerca nella cartella Posta in arrivo o in una cartella di posta elettronica e Outlook va subito a trovare l'email corretta. Puoi fare lo stesso per Contatti, Calendario o Attività. La casella di ricerca si trova in alto a sinistra e restituirà molto rapidamente l'elemento di ricerca. Ad esempio, nelle tue cartelle Contatti, digita New York e tutti i tuoi contatti che hanno New York nel loro indirizzo o verranno mostrate le note.

Crea ulteriori cartelle di qualsiasi tipo

Molti di voi sanno già come creare cartelle di posta elettronica aggiuntive facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco delle cartelle e scegliendo Nuova cartella. Sapevi che puoi creare anche altri tipi di cartelle, come un altro contatto, un calendario o una cartella delle attività? Per creare un'altra cartella Contatti, forse una contiene solo contatti personali, basta fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi elemento della cartella e scegliere Nuova cartella. Sotto "Cartella contiene", seleziona Elementi di contatto e seleziona la posizione in cui desideri che la Nuova cartella contatti venga archiviata e la cartella sarà visibile.

Questi sono i suggerimenti fondamentali per un'esperienza di Outlook più ricca. Familiarizzare con queste funzionalità dovrebbe eliminare molti più minuti che è possibile utilizzare per rispondere alle e-mail. La prossima volta parlerò delle funzionalità più avanzate che potrebbero aiutarti a ridurre la quantità di email nella tua casella di posta.

James Wong è il co-fondatore e CEO di Avidian Technologies, i creatori di Prophet, il facile software CRM per Outlook. James è un esperto e fondatore di tre aziende di successo e un investitore attivo e un sostenitore della nave.