Come bloccare i dati nelle tue app

Le tue applicazioni di ufficio quotidiane memorizzano più informazioni nascoste nei documenti che crei e lavori di cui potresti essere a conoscenza. Ecco come assicurarti di non rendere pubblici i dati che dovrebbero rimanere privati.

I dati nascosti nei tuoi documenti

Lo strumento di rimozione dei dati nascosti di Microsoft è all'altezza del suo nome con i vecchi documenti di Office.

Perché dovresti preoccuparti: I commenti imbarazzanti o le informazioni proprietarie possono raggiungere segmenti di pubblico non desiderati.

Scenario: Sei il contabile di una società il cui consiglio di amministrazione ti ha chiesto di fornire un riepilogo esecutivo delle spese e delle entrate - un'attività questo richiede di collaborare con diverse persone. La bozza del tuo rapporto - scritto in Microsoft Word - cambia di mano per diversi giorni, in quanto i vari partecipanti inseriscono note, domande e forse anche qualche impoliticità.

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Ripulisci il documento prima di inviarlo alla lavagna, ma il commento "Si aspettano davvero che la gente acquisti questa merda?" (insieme al nome della persona che l'ha aggiunto, e l'ora e la data della sua creazione) non è scomparso - si nasconde semplicemente.

Tra i tipi di metadati che fogli di calcolo, documenti di Word e presentazioni di PowerPoint possono mantenere in forma nascosta (ma facilmente individuabile) sono il nome e le iniziali di chiunque abbia mai scritto o modificato il documento; dati di modello; revisioni di documenti; modifica dei commenti; il nome del computer, la società il cui nome compare nelle informazioni sulla licenza per la copia di Microsoft Office e il nome del disco rigido o del server in cui è stato salvato il documento.

Informazioni incorporate come nomi di file server o nomi utente - che spesso vengono riciclati come credenziali di accesso - rendono il furto di dati molto più facile per una spia aziendale. Se non si desidera pubblicare i dettagli della rete interna della propria azienda affinché il mondo intero possa vederli, perché si dovrebbero distribuire blocchi di tali informazioni incorporate nei documenti che si producono per il Web? Alcune di queste informazioni sono prontamente disponibili, mentre l'estrazione di altre parti dal documento può comportare l'utilizzo di editor di file a livello binario.

Correzione: Per Office XP e 2003, è possibile scaricare lo strumento di rimozione dei dati nascosti di Microsoft. Per i documenti di Office 2007, è possibile utilizzare il comando Document Inspector per visualizzare e (facoltativamente) eliminare residui di metadati indesiderati da file di Word, Excel e PowerPoint.

Redaction non riuscito

Perché è necessario prestare attenzione: Autorizzazione privata sensibile i dati per raggiungere il pubblico attraverso l'incuria riflettono male su di te.

Scenario: A volte accademici, ricercatori medici e tribunali devono pubblicare versioni dei loro appunti, dati o rapporti di ricerca privati ​​per il consumo pubblico. Quando questi documenti contengono informazioni personali riservate (nomi, numeri di previdenza sociale, indirizzi stradali e numeri di telefono) è spesso più facile redigere o coprire quelle parti del documento, piuttosto che rivedere il file originale.

le barre nere che coprono i nomi di persone, luoghi e date nei documenti stampati sono adeguate per un report cartaceo, ma i documenti digitali sono un'altra questione. Ci sono state istanze di alto profilo in cui le terze parti hanno facilmente scoperto informazioni presumibilmente redatte perché la persona che lavora con il documento non sapeva che chiunque fosse dotato della versione completa di Adobe Acrobat può rimuovere una barra nera dipinta sopra il testo in un file PDF. Se è necessario divulgare le informazioni pubblicamente senza divulgare dettagli sensibili, è necessario assicurarsi che le redazioni apportate siano irreversibili.

Correzione: La NASA ha le istruzioni in linea più chiare che illustrano il processo. Nei documenti di Word, è facile salvare una nuova copia del file che si pianifica di eliminare: Assicurati che la Modalità revisioni sia disattivata, quindi digita il testo sul testo che devi correggere. Per ridurre il contenuto nei file PDF, è necessario utilizzare un plug-in di terze parti (come l'utility Redax da $ 249 di Appligant) o coprire il testo con barre nere nel file PDF, convertire il PDF in un'immagine TIFF e quindi riconvertire il TIFF in un PDF. L'unico lato negativo è che i lettori perdono la capacità di cercare testo in un PDF che è stato convertito in questo modo.