Come utilizzare la barra delle cose da fare per organizzare le attività in MS Outlook

MS Outlook offre una perfetta integrazione del client di posta elettronica desktop e degli eventi del calendario. Mentre la maggior parte delle nostre esigenze di pianificazione sono soddisfatte con questi due meravigliosi servizi, sarebbe una buona idea mantenere una barra di cose da fare a fianco. Anche se abbiamo il client e il calendario e-mail aperti, questa barra delle attività incorporata risiede nel riquadro di destra, fornendo in qualsiasi momento l'accesso all'elenco delle attività.

Il task manager è tale che puoi legare senza sforzo le tue attività ai tuoi contatti, e-mail e calendario. Ad esempio, è possibile assegnare attività alle persone presenti nell'elenco dei contatti, inviare loro notifiche o impostare promemoria ed eventi del calendario (una volta o ricorrenti). Vediamo i dettagli e i passaggi per iniziare.

Utilizzando Task Manager

In genere, la barra delle cose da fare viene posizionata nel riquadro destro dell'interfaccia di Outlook. Se non viene visualizzato, accedere a Visualizza> Barra delle attività e selezionare Normale e Elenco attività.

Ora, l'elenco delle attività appare nella parte inferiore della barra delle cose da fare. Puoi iniziare subito facendo clic sulla casella Digita una nuova attività. Definisci un'attività e premi invio. Un'attività viene aggiunta al calendario di oggi con priorità di base.

In qualsiasi momento è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sull'attività e scegliere di modificare date, stato, aggiungere promemoria e molto altro. Inoltre, hai opzioni di inoltro; puoi aggiungere un follow-up, classificare i colori per la tua attività o assegnare lo stesso ad altre persone.

Questo non è l'unico modo per aggiungere nuove attività all'elenco. È possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi spazio vuoto per visualizzare un menu di scelta rapida. Scegliere tra le due opzioni: Nuova attività e Nuova richiesta attività per pianificare un'attività autonomamente o assegnare ad altri rispettivamente.

Digita un oggetto e i dettagli sull'attività. Ne ho creato uno per il pagamento delle bollette dell'elettricità. Puoi inserire e organizzare altri elementi come la data di inizio, la data di fine o renderlo un'attività di ricorrenza (mensile, settimanale, quindicinale ecc.).

Ora, se hai scelto di assegnare l'attività ad altre persone, dovrai anche digitare i loro indirizzi e-mail. Infine, fai clic su Salva e chiudi o Invia, a seconda delle esigenze.

In base alle priorità e alla sequenza del calendario, le attività verranno visualizzate in ordine e categorie. C'è immensa bontà nel suo uso e scoprirai di più non appena inizierai ad usarlo.

Conclusione

Sebbene lo strumento abbia un grande elenco di funzionalità e molte potenzialità, è necessario capire come iniziare a usarlo. E questo è stato un tentativo di farti conoscere le basi. Condividi le tue esperienze e facci sapere se desideri leggere qualcosa di più specifico su questa funzionalità di Outlook.