HyLighter aiuta i gruppi a collaborare sui documenti

Collaborazione con altri membri del team creare e modificare documenti è un'esigenza aziendale comune. Ma qual è il modo migliore per gestire questo compito? Un nuovo servizio di collaborazione documentale online chiamato HyLighter consente di utilizzare la codifica a colori per evidenziare le annotazioni, che il servizio tiene traccia separatamente dal documento originale.

I prodotti progettati per soddisfare le esigenze delle persone che collaborano sui documenti sono in circolazione da un po '. Un esempio familiare è la funzionalità Revisioni di Microsoft Word; introdotta diversi anni fa, questa funzione consente agli utenti di contrassegnare un documento Word con commenti e modifiche suggerite che altri collaboratori possono accettare o rifiutare.

Molti noti servizi Web offrono opzioni di collaborazione documenti estremamente flessibili, compreso l'accesso ai documenti condivisi. Ad esempio, Microsoft Office Live e WebEx WebOffice ti consentono di caricare documenti su un sito online privato per la condivisione, la revisione e la modifica. Basecamp fornisce un Writeboard online per la collaborazione dei documenti, oltre a semplici servizi di gestione dei progetti.

HyLighter, attualmente in fase di beta test, è specializzato esclusivamente nella collaborazione documentale. Offre vantaggi non disponibili in servizi di condivisione online più generici, in particolare uno schema di codifica a colori intuitivo che evidenzia le aree di interesse per il team aziendale.

HyLighter tiene traccia dei commenti e delle modifiche suggerite separatamente in modo da non oscurare il documento originale. In effetti, non è possibile modificare il documento stesso all'interno di HyLighter, che potrebbe renderlo inadatto per alcuni utenti. Ma in situazioni in cui è importante tenere traccia delle preoccupazioni dei collaboratori, può essere molto utile.

HyLighter ha erroneamente reso la lettera c minuscola in tutto il documento PDF importato.

HyLighter è un work in progress, quindi non consiglierei di fare affidamento su di esso esclusivamente quando lavori con documenti importanti; essere pronti a usare qualcos'altro se vi imbattete in difficoltà con esso. Ad esempio, il servizio afferma che supporta i documenti nei formati Word, PDF e HTML, ma alcuni PDF che ho caricato sul servizio non sono stati resi in modo completamente fedele. (HyLighter riconosce che alcuni PDF multicolonna con grafica incorporata, come quella nella schermata mostrata sopra a sinistra, potrebbero non essere visualizzati correttamente.)

D'altra parte, i documenti di Word sono visualizzati in modo impeccabile. HyLighter dice che prevede di supportare l'annotazione su file grafici, audio e video.

Come funziona HyLighter

HyLighter riconosce due tipi di utenti: il mittente del documento e l'invitato: la persona che l'ha originata chiede di partecipare alla collaborazione. Brevi tutorial animati sul sito di HyLighter illustrano in dettaglio i ruoli degli utenti.

Il mittente avvia il processo registrandosi per il servizio e caricando un documento. Mi sono imbattuto in un problema minore la prima volta che ho provato a registrarmi: non ho ricevuto un riconoscimento via e-mail. Ma al secondo tentativo il giorno seguente, ho avuto successo.

Una volta effettuato l'accesso, vedrai un'interfaccia di riserva. In alto ci sono le opzioni di menu per accedere ai documenti che hai originato e i documenti sui quali sei stato invitato a collaborare. Un riquadro sul lato destro contiene collegamenti per la modifica del profilo e per l'importazione di documenti su cui si desidera lavorare in HyLighter.

L'importazione di documenti è semplice. Fornisci un titolo del documento, individua il file sul PC, assegna uno stato di copyright (sicuro, in sospeso o non applicabile) selezionato da un menu a discesa, inserisci una descrizione se lo desideri ed elenca gli indirizzi e-mail di le persone che desideri invitare come collaboratori.

Ogni invitato riceve un messaggio di posta elettronica che richiede l'immissione del documento. Prima di lavorare su un documento, l'invitato deve impostare un account HyLighter.

Commenti, non modifiche

Dopo aver caricato un documento dal PC al servizio online (che richiede alcuni secondi), puoi iniziare annotandolo.

Le barre dei colori di HyLighter assomigliano a punti salienti del mondo reale applicati con pennarelli colorati: non oscurano il testo. Le barre gialle evidenziano i passaggi in cui hai fatto un commento, quelli blu indicano i commenti degli altri e quelli verdi segnalano le aree di interesse comune. Le tonalità più scure di blu o verde appaiono quando i collaboratori mostrano un particolare interesse per un segmento, ad esempio quando diversi partecipanti lasciano commenti sullo stesso testo.

I commenti vengono visualizzati in un riquadro a destra del documento. Ogni commento appare sotto il nome dell'autore, e facendo clic su una piccola icona a forma di scatola a destra del nome dell'autore, diventa l'evidenziazione pertinente in rosso. Altre piccole icone ti consentono di sostituire, aggiungere o rimuovere commenti.

Quando aggiungi o sostituisci commenti, viene visualizzata una semplice finestra di modifica del testo che offre alcune opzioni di formattazione comuni come grassetto e corsivo. È possibile inserire collegamenti a siti Web o dati su un server esterno, ad esempio video di YouTube, ma non è possibile caricare i dati esterni nello stesso HyLighter.

I pulsanti situati sopra la colonna dei commenti rendono l'intero documento esteso funzioni disponibili. Uno ti consente di creare un G-note - un commento generale che non è collegato ad alcuna particolare area del documento. Un pulsante Confronta ti consente di designare i cui commenti vengono visualizzati, i tuoi, o solo quelli dei colleghi.

Una volta completata la collaborazione, puoi premere un pulsante Esporta per esportare il documento e i commenti in un file HTML, apparentemente limitando l'utilità del servizio. (HyLighter prevede di includere il supporto per l'esportazione in formato RTF, PDF e, eventualmente, in futuro.)

Nel frattempo, il file della guida di HyLighter suggerisce una soluzione alternativa che utilizza il pulsante Easy View: fare clic per generare una finestra più stretta in cui il documento evidenziato viene visualizzato nel riquadro superiore e i commenti nel riquadro inferiore. A meno che tu non abbia uno schermo molto piccolo, avrai abbastanza spazio per aprire l'app per la creazione di documenti (Word, ad esempio) in una seconda finestra stretta accanto alla finestra Easy View; quindi puoi apportare le modifiche manualmente. Ovviamente, questo non è un modo efficace per lavorare.

HyLighter vale la pena?

Mi piace il modo in cui HyLighter separa i commenti dal documento. La maggior parte degli strumenti di collaborazione basati sul Web modifica il documento stesso e, di conseguenza, quando sono coinvolti molti utenti, l'intenzione e il tono del testo originale possono andare persi.

Se solo una o due persone stanno esaminando il documento, tuttavia, il pericolo di affogare nei commenti potrebbe essere molto piccolo. Nel frattempo, il lavoro extra di trasferimento di commenti e modifiche al documento originale può apparire come uno dei principali inconvenienti.

HyLighter è gratuito da utilizzare durante il periodo beta e il servizio mostra una reale promessa. Se hai bisogno di collaborare ai documenti, ti consiglio di provarlo per vedere se è adatto al tuo stile.

Una volta visualizzata la versione finale di HyLighter, sarà disponibile come applicazione che gli utenti possono installare sul proprio server, come oltre ad essere un servizio in hosting. Il prezzo non è stato fissato.

Richard Morochove è un consulente IT e scrittore. Inviagli domande sull'utilizzo della tecnologia nella tua azienda di piccole e medie dimensioni tramite e-mail. PC World può modificare la tua query e non può garantire che tutte le domande abbiano una risposta.