Fai in modo che i servizi Internet fax funzionino per te

Odio i fax. Quando avevo un fax nel mio ufficio, arrivavo al mattino e vedevo l'accumulo di menu del ristorante, l'assicurazione, e altre cianfrusaglie che arrivavano durante la notte. Inoltre, stavo sempre a corto di carta speciale o le cartucce di inchiostro si seccavano perché lo userei raramente. C'è un modo migliore, e voglio rivedere le tue opzioni con come puoi connettere la tua email alle tue esigenze di fax.

L'idea è semplice: il fornitore di servizi Internet fax mantiene il tuo fax e assegna tutto ciò che entra in il tuo "numero" nella tua casella di posta elettronica. Per i fax in uscita, si invia a uno speciale indirizzo di posta elettronica, oppure si fornisce una speciale utility software Web o Windows che può inviare il fax su Internet. Non c'è niente di strano, nessuna confusione e nessuna necessità di un fax.

Mi piace l'invio di fax via Internet perché presenta diversi vantaggi rispetto ai fax tradizionali. Innanzitutto, puoi utilizzare i numeri di fax privati, in modo che nessun altro nel tuo ufficio possa vedere le tue comunicazioni. Ricordi quando la nota confidenziale di qualcuno è stata condivisa intorno al refrigeratore perché giaceva sul fax? Quei giorni sono finiti, perché il fax non deve mai essere stampato e può essere visualizzato sul PC.

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Secondo, quando sei in viaggio e non vuoi condividere i tuoi fax con il personale dell'hotel, l'invio di fax via Internet ha molto senso. Poiché il fax viene indirizzato alla tua casella di posta elettronica, non devi preoccuparti di dove ti trovi quando sei in viaggio.

Quindi, se sei pronto per iniziare, dai un'occhiata alla mia tabella confrontando i vari servizi di Internet fax. Prima di scegliere il tuo provider, rispondi alle seguenti domande:

Innanzitutto, quanti fax hai bisogno? Ogni piano ha dei limiti sul numero di pagine inviate e ricevute ed è importante separare i requisiti per l'entrata e l'uscita fax in uscita. Ovviamente, abbina il piano con la quantità di cui hai bisogno. Alcuni dei servizi sono più appropriati per usi più leggeri, alcuni per volumi più alti.

Qualcuno di questi documenti ricevuti richiede di firmarli e inviarli via fax? Se così fosse, potrebbe avere più senso e sicuramente sarebbe più facile per avere un fax di fascia bassa o una stampante multifunzione che ha fax come una delle sue funzioni per questa situazione. Se la maggior parte del fax proviene da un documento sul PC, è possibile utilizzare gli strumenti di fax in uscita dei fornitori di servizi.

È necessario un software di visualizzazione speciale quando si riceve un fax? Alcuni servizi dispongono solo di Windows le versioni; alcuni non richiedono nulla al di là di un browser Web. Ad esempio, utilizzo eFax gratuito, che assegna un numero di fax casuale a te e va bene per l'utente occasionale (meno di 20 pagine al mese). Il piano gratuito richiede al visualizzatore eFax di vedere i tuoi fax. Se accumuli più denaro per uno dei piani a pagamento, non hai bisogno dello spettatore. Un altro servizio, uReach.com, non richiede un visualizzatore per nessuno dei suoi piani.

Vuoi un numero di fax in una città diversa? I servizi offrono tutti molta flessibilità nei numeri di telefono che dole fuori per te. Se hai clienti in un posto diverso, puoi ottenere lì un numero di fax locale, se è importante.

Hai bisogno di un numero di fax gratuito? Per alcune aziende, questo è importante, e mentre io non vorrei incoraggiare altri fax indesiderati, ci sono motivi per avere numeri di fax gratuiti in entrata. Alcuni servizi li offrono a pagamento, mentre Docuharbor.com include un numero verde in tutti i loro piani.

David Strom è un ex redattore capo di Network Computing, Tom's Hardware.com e DigitalLanding.com e un consulente di rete indipendente, blogger, podcaster e speaker professionista con sede a St. Louis. Può essere raggiunto a [email protected]