Passando da evernote a google, mantieni appunti e documenti: la mia esperienza

Il mese scorso, ho scritto un post dettagliato che spiega perché ho spostato tutti i miei dati e file da Dropbox a Google Drive. Questo fa parte del mio continuo impegno per spostare tutto su un'unica piattaforma. La mia idea è quella di utilizzare un minor numero di app ed estensioni / componenti aggiuntivi a favore di coerenza, uniformità e migliore integrazione tra piattaforme e interfaccia utente.

Oggi condividerò la mia esperienza di passaggio da Evernote a Google Keep (ora chiamato Keep Notes) e Documenti. Perché ho scelto Google? La maggior parte dei prodotti Google sono gratuiti o più economici rispetto alla concorrenza. Inoltre, Google supporta quasi tutte le principali piattaforme.

Ero un grande fan dell'app del calendario Sunrise prima che Microsoft lo acquistasse e lo spegnesse. Ho usato l'app di Newton per le e-mail e ora si sta chiudendo anche. Anche il destino di Evernote è in bilico poiché la società ha già perso CTO e CFO e si dice che sia in una spirale discendente senza crescita negli ultimi mesi.

In tale scenario, ha senso agire rapidamente e passare a una serie di alternative affidabili. È così che ho iniziato.

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1. Evernote a Google Keep

Mentre Evernote offre la possibilità di vedere tutti i tuoi blocchi note e note chiaramente nella barra laterale, Google Keep adotta un approccio diverso.

Keep offre un'interfaccia semplice. Tuttavia, non ci sono notebook o gerarchie di file. Invece, puoi creare note che possono essere codificate a colori per una migliore presentazione e organizzazione.

Mi sono sempre piaciute le app visivamente accattivanti ed ero felice di apprendere che ora potevo assegnare a ogni nota un colore. Rende la ricerca di informazioni su un particolare progetto o argomento molto più veloce.

Mi piace anche l'idea di poter convertire Keep in Google Docs dall'interfaccia.

Google Keep si affida ai tag e alla potente funzione di ricerca di Google per aiutarti a trovare ciò che stai cercando nelle tue note. Se stai cercando una struttura di cartelle per dare un senso alle tue note e idee, dovrai consultare Google Documenti, ma ne parleremo più avanti.

Keep consente a più utenti di collaborare gratuitamente a un'unica nota, a differenza di Evernote. Per questo è necessario il piano Plus di Evernote. Ora posso invitare gli amici a contribuire a una nota dell'elenco di tutte le attività a cui possiamo partecipare durante i nostri viaggi.

Evernote mi ha permesso di annotare le immagini al volo. In Google Keep, posso disegnare. Che si tratti di una nuova nota vuota o di una esistente con una foto, posso diventare creativo qui.

Che dire degli utenti aziendali che utilizzano la chat di lavoro e la presentazione di Evernote? Credo che Hangouts funzionerà perfettamente in queste situazioni. Puoi usarlo per chattare o videochiamare durante le riunioni. Invece di utilizzare notebook e note, ora utilizzerai cartelle e file in Drive e note in Keep.

Sul mio desktop di Windows, stavo usando le note adesive per creare brevi note che avrei potuto eliminare in pochi giorni. Non era disponibile alcuna funzione di sincronizzazione. Anche Google Keep lo ha sostituito.

Tendo a dimenticare le cose che dovrei fare quando sono in giro. Keep mi aiuta a annotarli rapidamente. Ho creato una nota per stampare biglietti da visita in un negozio di stampa locale e ho aggiunto un promemoria sulla posizione. Quando sarò nelle vicinanze, Keep me lo ricorderà. Con Evernote, ho potuto creare solo promemoria basati sul tempo.

Un'area in cui Keep brilla su Evernote sono gli elenchi. In Keep, quando creo un elenco con più elementi e li spoglio come fatto, ogni voce si sposta in fondo all'elenco. Quando ho iniziato a digitare un elemento, Keep mi ha ricordato che era già presente nell'elenco e mi ha aiutato a evitare la duplicazione. Questa funzione è disponibile in molte app di elenchi di cose da fare come Todoist.

Un eccellente esempio di utilizzo delle liste è la creazione di una nota della lista della spesa per la casa e la condivisione con il coniuge. Semplifica l'acquisto di generi alimentari e il controllo degli articoli. La mia unica lamentela è che non ricevo una notifica quando qualcosa viene rimosso dall'elenco.

Sia Evernote che Keep mi permettono di prendere idee di acquisizione mentre sono in movimento usando testo, immagini e voce. Parlando di voce, Keep fa meglio di Evernote qui. Tutti i memo vocali verranno convertiti in testo e salvati nella stessa nota per una successiva lettura.

Mancanze di Keep

Non è tutto il sole però. Quello che non mi piace di Keep è come tratta le note e gli elenchi separatamente. Una nota può essere un elenco con caselle di controllo o una nota con testo, immagine e voce. Non può essere un mix dei due. Questo è frustrante.

Sebbene Note sia potente e sorprendente, non si integra con Google Calendar. Google Docs fa quindi perché Google Keep? Ho inviato un tweet al team e mi hanno chiesto di inviare una richiesta di funzionalità. Google ha anche un'app Task che non integra Keep.

Tra i lati positivi, sono stato in grado di installarlo su ogni dispositivo che possiedo a differenza di Evernote dove nel mio account gratuito, ero limitato a 2 dispositivi.

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Trattandosi di un prodotto Google, Keep suggerirà automaticamente le frasi quando inizi a digitare e se la voce è già presente nell'elenco, ti ricorderà lo stesso. È quindi possibile deselezionarlo.

Keep non supporta il rich text, il che significa che non posso usare grassetto, corsivo o altri segnali visivi per aiutarmi a organizzare i miei pensieri all'interno di una nota come ho fatto in Evernote.

Una volta ho creato una nota molto lunga pensando che sarà facile cercare del testo all'interno, ma mi sono sbagliato. Sebbene sia disponibile una funzione di ricerca per cercare testo all'interno delle note, non è possibile effettuare ricerche all'interno di una nota.

Durante la mia ricerca, ho scoperto che esiste un limite di etichetta di 99 in Keep. Questo può essere così limitante se stai usando Keep da molto tempo. La buona notizia è che il limite dell'etichetta precedente era 50 e sembrava essere stato aumentato di recente. Con l'aumentare della popolarità dello strumento, forse Google rivedrà la sua decisione. D'altra parte, Evernote consente fino a 100.000 tag!

Evernote ha anche alcune carenze. Come utente gratuito, ho scoperto che non potevo aggiungere più immagini in una singola nota a causa di un limite di 25 MB / nota.

Ecco un elenco completo di tutti i limiti, per quanto riguarda l'account, per Evernote. Google deve fare un elenco simile.

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Come utilizzare gli elenchi nidificati in Google Keep: una guida dettagliata

2. Evernote in Google Documenti

Onestamente, mi mancherà la funzionalità per notebook di Evernote, ma ho trovato una soluzione: Google Docs. All'interno di Google Drive, sono stato in grado di creare sottocartelle all'interno di cartelle per archiviare documenti e file. Ora posso utilizzare Drive e Documenti per imitare la funzione di archiviazione di Evernote.

Sebbene Evernote mi permetta di approfondire solo due livelli con la struttura delle cartelle, non c'è limite a quanto posso approfondire con le cartelle di Google Drive.

Sono ancora in procinto di trasferire note, ma questo è quello che sembra al momento. Prenderà forma nel tempo. Lo sto facendo uno alla volta, ma ci sono modi per automatizzare il processo. Ne parleremo più avanti.

Google Drive mi permette anche di cercare gratuitamente all'interno di documenti e file PDF. Sia Drive che Evernote supportano l'OCR e non devi pagare per il primo come fai per Evernote.

Sto usando Documenti come file cabinet per archiviare note e allegati che sono più a lungo termine. Nel frattempo, utilizzo Google Keep per le note a breve termine che elimino spesso. Keep è migliore per testo, immagini e note audio.

È facile convertire un documento Google in Keep e viceversa. Utile per i momenti in cui desidero conservare un messaggio Keep in modo permanente. Questa funzione non è presente per le versioni iOS di queste app. Non sono sicuro del motivo per cui iOS è stato escluso dal vedere così tante app Google disponibili su quella piattaforma.

Evernote funziona come un casellario. Puoi ottenere risultati simili con Keep e Documenti con l'aiuto dell'estensione Salva su Google Drive. Usando quello, puoi tagliare le pagine web in formato HTML o PDF. Come Evernote, Google supporta l'OCR e può cercare anche testo all'interno delle immagini.

Le pagine Web di cui ho solo bisogno per un rapido riferimento, lo salvo per continuare a utilizzare questa estensione di Chrome.

Google Documenti supporta anche il rich text che manca molto in Keep. Puoi creare collegamenti ad altri documenti e file all'interno di Drive, in modo simile a come colleghi altre note / quaderni in Evernote, ma lo stesso non è possibile su Keep. Ciò rende Docs ancora più indispensabile.

Devo concordare sul fatto che l'utilizzo di una combinazione di Google Documenti e Keep potrebbe mettermi in una soluzione di tanto in tanto. La ricerca di Google funziona separatamente in Drive e Keep. Questo perché Keep non fa parte di Google Drive. Tuttavia, app come Presentazioni e Fogli fanno parte di Drive e si collegano anche a Keep, il che può essere utile per tabelle e presentazioni.

Anche se non sono contento di questa soluzione, Keep è gratuito e viene fornito con spazio di archiviazione illimitato non conteggiato per il tuo spazio di archiviazione gratuito di Google da 15 GB. Controlla la nostra guida allo spazio di archiviazione di Google Drive su ciò che conta e cosa no.

3. Come trasferire

Questo è il problema più grande che ho affrontato finora. Non è possibile importare direttamente note e allegati da Evernote. Chiedo a tutti di aprire Keep e utilizzare l'opzione di feedback per inviare una richiesta Evernote a Keep. Puoi farlo solo sulla versione web, non nell'app desktop o mobile.

Ci sono alcune soluzioni alternative che discuterò di seguito. Scopri quale si adatta alle tue esigenze.

Cloud HQ offre un servizio gratuito che eseguirà il backup gratuito di tutte le note Evernote su Google Drive. Creeranno un file HTML per ogni nota. Sappiamo già che Drive integra Keep.

Ora puoi creare note in Keep from Docs. La parte successiva può essere un processo noioso, ma questa è l'unica alternativa disponibile al momento.

La seconda opzione è quella di copiare tutto manualmente, una nota alla volta. Questo è quello che sto facendo poiché mi dà più controllo su ogni aspetto del processo e mi permette di fare un po 'di pulizia della casa.

Ho cancellato vecchie note, persino interi taccuini, di cui non avevo più bisogno. Durante il processo di trasferimento manuale e dispendioso in termini di tempo, mi sono imbattuto in note dimenticate ma essenziali da tempo con parti e informazioni che non ricordavo nemmeno.

Evernote su Google Keep e Documenti

Ho più di 1000 note in Evernote, ma non ho più bisogno di più della metà. Il processo di spostamento delle note da Evernote a Documenti e Keep richiederà tempo, ma consoliderà ulteriormente i miei dati e avrò due posti in meno per cercare idee, note e file.

La combinazione di Google Documenti e Keep può sostituire Evernote e persino un'app di elenchi di cose da fare, ma al prezzo di un minor numero di funzionalità. Quindi la domanda è di cosa hai bisogno? Altre funzionalità e più app con file e dati sparsi sul Web?

Oppure, puoi fare con meno funzioni che offrono app ma più stabilità, coerenza tra le piattaforme e una migliore integrazione? Certo, potresti dover tagliare gli angoli da qualche parte, ed è interamente a te quale stai andando a tagliare.

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