Gestisci i calendari con 21 trucchi di Google Calendar

Forse carichi i tuoi piani con precisione simile a Patton, pianificando tutto fino all'ultimo minuto. Oppure, come Marilyn Monroe, forse sei "stato su un calendario, ma mai in orario". Non importa quale sia il tuo approccio: Google Calendar può adattarsi al tuo stile.

Il servizio è accessibile ovunque tu vada e offre controlli granulari per personalità di tipo A e codifica a colori per chi è attento allo stile. È anche socialmente consapevole, che ti consente di aggiungere calendari all'esterno della tua organizzazione e di coinvolgere il tuo social network negli eventi. Tuttavia, è probabile che tu possa maledire ogni tanto quando si blocca (anche se Google garantisce il 99% di tempo di disponibilità) o quando il disordine del calendario ti fa perdere una riunione.

Potrai accedere alla maggior parte dei seguenti suggerimenti attraverso l'icona a forma di ingranaggio sopra il calendario.

Questa guida ti aiuterà a prendere il controllo, sia che tu sia un principiante di Google Calendar o un utente esperto. La maggior parte dei suggerimenti si applica sia al Google Calendar gratuito che a quello abbinato a un abbonamento a Google Apps for Business a pagamento.

Non tutte le scorciatoie utili sono funzionalità ufficiali. Google produce costantemente nuovi intrugli, quindi visita i suoi laboratori per trovare strumenti unici. A differenza del software desktop, Google può implementare nuove funzionalità in qualsiasi momento.

Lavorare più rapidamente e mettere a fuoco

1. Utilizza le scorciatoie da tastiera

Non prendi il tuo mouse o il tuo touchpad: Google offre un lungo elenco di scorciatoie da tastiera che ti fanno risparmiare tempo. La maggior parte sono piuttosto intuitivi; per i principianti, premi la lettera C sulla tastiera per creare un evento. Per ulteriori informazioni, consulta l'elenco completo delle scorciatoie.

2. Trova qualsiasi data in fretta

Salta direttamente al giorno in cui devi pianificare.

Hai bisogno di sapere cosa hai fatto la scorsa estate o vuoi evitare conflitti per i piani futuri? Non guadare le settimane per trovare una data specifica. Visita i Labs dall'icona dell'ingranaggio, abilita "Salta fino alla data", quindi fai clic su Salva. Ora lo strumento 'Salta fino alla data' appare a destra del tuo calendario, e puoi dare un pugno in qualsiasi giorno per fare proprio questo.

3. Personalizza la navigazione del calendario

Usa il tuo mini calendario.

Non è immediatamente evidente che puoi vedere il tuo calendario in più delle visualizzazioni di Giorno, Settimana, Mese o 4 giorni mostrate da Google, ma puoi farlo. Vai al mini calendario a sinistra del calendario principale e evidenzia il periodo di tempo, ad esempio due settimane, che desideri vedere. Il tuo calendario principale si aggiusta immediatamente. Che cosa succede se preferisci sempre contare i tuoi giorni in un periodo di tempo insolito, ad esempio incrementi di tre settimane? Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio dalla pagina del calendario e nelle impostazioni generali modifica sia "Vista predefinita" che "Visualizzazione personalizzata" a 3 settimane. Una volta salvato, vedrai 21 giorni alla volta ogni volta che apri il calendario.

4. Cosa c'è nella tua agenda?

Visualizza i tuoi prossimi progetti in un elenco di testo colorato.

Se sei un utente esperto con una tonnellata di calendari e appuntamenti condivisi, la vista Giorno può essere dura per gli occhi. È possibile visualizzare un elenco di eventi in chiaro per il giorno successivo facendo clic sul pulsante Agenda sopra il calendario.

5. Dim eventi meno importanti

Carpe diem! A chi importa cosa è successo la scorsa settimana? Perché lasciare che il promemoria settimanale per cambiare la lettiera domini il tuo calendario? Puoi rendere passati e ripetere gli eventi futuri un po 'meno vividi. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e nella pagina Impostazioni calendario trova "Regolazione dell'evento". Controllare uno o entrambi gli eventi precedenti di oscurità e dimeri eventi futuri ricorrenti. (D'altra parte, questa opzione potrebbe non essere adatta a te se tenti di dimenticare la riunione di vendite di martedì.)

Ora i tuoi solleciti e appuntamenti più urgenti sono più scuri di altri.

6. Nascondi i fine settimana

Stai utilizzando Google Calendar solo per lavoro, quindi prendi il sabato e la domenica fuori dalla vista. Puoi mostrare solo dal lunedì al venerdì facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio e scegliendo Nascondi fine settimana nella pagina Impostazioni generali.

7. Riduci al minimo gli eventi di tutta la giornata

Le voci del calendario fuori sede dell'azienda sono lo spazio di hogging nella parte superiore della giornata lavorativa. Toglili di mezzo: trova la piccola freccia triangolare che appare sotto e alla sinistra del primo giorno della settimana e fai clic su di essa. Ora vedrai una sinossi, come "19 eventi", invece di una pila di testo.

8. Mantieni il lavoro e gioca a portata di mano

Scorri tra i tuoi calendari di Jekyll e Hyde.

Se preferisci non visualizzare eventi privati ​​nella tua settimana di lavoro, puoi passare facilmente tra i calendari di casa e quelli di lavoro. Dì che hai già effettuato l'accesso al tuo account Google Apps for Business. Fai clic sul tuo indirizzo email nell'angolo in alto a destra della pagina di Google Calendar e seleziona Aggiungi account. Inserisci i dettagli per il tuo indirizzo Gmail privato. Ora, la prossima volta che fai clic sul tuo indirizzo e-mail in quell'angolo, vedrai entrambe le identità lì, e potrai passare facilmente tra i due calendari.

Rendi la programmazione più intelligente

9. Pianifica un evento con un unico elemento

Google Calendar può comprendere alcune delle tue lingue, il che significa che è possibile aggiungere un evento con una sola riga di testo e non è necessario agitarsi con il modulo Crea evento completo. Inizia facendo clic in qualsiasi punto del calendario, quindi compila il campo di testo. Come suggerisce Google, pensa come un reporter e dai "chi", "cosa", "dove" e "quando" in una frase. È anche possibile impostare eventi ricorrenti aggiungendo, ad esempio, "il terzo giovedì di ogni mese". Per impostazione predefinita, ogni evento dura un'ora se si nomina un'ora di inizio senza un'ora di fine o se dura per tutto il giorno se non si t elencare un momento.

Pensa come un giornalista: crea un evento in una frase.

10. Controlla quando un collega è disponibile

Espandi il menu a discesa Altri calendari a sinistra del tuo calendario. Vedrai un elenco di calendari di terze parti se ne hai già aggiunti alcuni. Se la tua azienda utilizza Google Apps for Business, dovresti essere in grado di aggiungere i calendari dei colleghi. Inizia a digitare l'indirizzo email di qualcuno e Google tenterà di riempire automaticamente il resto. Seleziona un indirizzo e-mail o scrivilo completamente, e gli appuntamenti con i codici colore di quella persona appariranno improvvisamente sul tuo calendario.

La visualizzazione degli eventi di qualcun altro aiuta se hai bisogno di toccare frequentemente la base.

11. Controlla se tutti possono incontrarsi nella stanza con la vista

Assumi lo Smart Rescheduler come assistente personale.

Quando è fondamentale che tutte le mani siano sul ponte, questo strumento è una vera manna. Fai clic sull'icona dell'ingranaggio per visitare i laboratori. Scorri verso il basso, seleziona Abilita per Smart Rescheduler, quindi fai clic su Salva. Torna sul tuo calendario, seleziona quella riunione cruciale. Guarda a destra del tuo calendario per il modulo Smart Rescheduler e fai clic su Trova una nuova ora. Google caricherà i calendari della squadra, visualizzando la disponibilità di tutti in una volta sola. Mostra anche che ora è per le persone in altri fusi orari. Se la tua azienda utilizza Google Apps for Business, vedrai anche suggerimenti per le stanze disponibili nell'edificio.

12. Nascondi eventi a cui non partecipi

Non lasciarti confondere da una voce di calendario persistente per una riunione che stai saltando. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e sotto la scheda Generale delle impostazioni del calendario, pronuncia solo No a "Mostra eventi che hai rifiutato". Immediatamente al di sotto di questa opzione, vedrai un'altra impostazione per aiutare a ripulire il tuo calendario. Per impostazione predefinita, ogni volta che ricevi un invito all'evento, Google lo inserisce a matita. Ma hai altre opzioni in "Aggiungi automaticamente inviti al mio calendario", inclusa la scelta di non vedere quegli eventi a meno che tu non abbia accettato l'invito. Non dimenticare di fare clic su Salva.

Non è necessario mantenere i confab che stai saltando nella tua agenda.

13. Consenti a Google Calendar RSVP per te

Se preferisci non perdere tempo a rispondere "No" a qualsiasi riunione che si verifica quando sei predisposto, questo strumento farà risparmiare tempo. Visita i laboratori dopo aver fatto clic sull'icona a forma di ingranaggio, abilita "Rifiuta automaticamente eventi" e salva. La prossima volta che qualcuno ti invita a qualcosa che accade quando il tuo calendario è prenotato, riceverà una risposta immediata.

14. Non perdere il prossimo incontro

Resta in pista con questo piccolo ticker.

Ti presenti spesso in ritardo alla moda? Il tuo capo sta iniziando a notare? Fai un promemoria per il tuo prossimo incontro con lettere grandi e in grassetto aggiungendo un modulo al tuo calendario. Lo troverai visitando Labs dal menu a forma di ingranaggio e abilitando "Riunione successiva".

15. Scopri chi è libero o occupato

Aggiungi collaboratori alla tua lista "Libero o occupato".

Questo suggerimento è utile se incontri frequentemente la stessa persona e già condividi un calendario con quel collega. Quando attivi il componente aggiuntivo "Libero o occupato" (dal menu a discesa dell'ingranaggio, scegli Labs), tale modulo viene visualizzato lungo il bordo destro del tuo calendario. Digita l'indirizzo email del collega e riceverai un messaggio di stato sempre "libero" o "occupato". Non più camminare lungo il corridoio verso il loro ufficio vuoto.

Gestire più luoghi

16. Mostra due fusi orari

Lascia che il tempo di Pacific e Central convenga sul tuo calendario.

Supponi che stai dividendo il mese tra San Francisco e Chicago. Potresti anche sapere che ora è in entrambe le città a colpo d'occhio e il tuo calendario può aiutarti. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e scegli Impostazioni. Sotto la scheda Generale vedrai il tuo fuso orario attuale, Pacifico. Per aggiungere ora centrale, fai clic su Mostra un fuso orario aggiuntivo e scegli Centrale dal menu a discesa. Di nuovo sul tuo calendario, vedrai che ora sia la costa sinistra che la terza costa appaiono ora affiancate.

17. Gestisci più fusi orari

Il tuo sviluppatore è a Ho Chi Minh City, il tuo designer è a Reykjavik e il tuo investitore è a Palo Alto. Se devi tenere traccia di un gran numero di fusi orari tutti in una volta, l'orologio mondiale di Google Calendar occupa meno spazio rispetto all'elemento descritto nel suggerimento precedente. Aggiungi l'orologio visitando i Labs dall'icona dell'ingranaggio. Scorri verso il basso e seleziona Abilita accanto a "Orologio mondiale". Dal modulo che compare sul tuo calendario, puoi aggiungere Indocina Time e Greenwich Mean Time insieme al tuo attuale fuso orario del Pacifico.

18. Conoscenza del tempo

Consenti a Google di controllare il meteo per te.

Ora sai a che ora è a Chicago, ma cosa dovresti indossare lì? Lascia che il tuo calendario faccia la previsione. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e in Impostazioni generali scorri verso il basso per inserire il tuo codice postale. Sotto quel campo, scegli Celsius o Fahrenheit sotto 'Mostra meteo in base alla mia posizione'. Dopo aver fatto clic su Salva, vedrai icone come nuvole temporalesche o un sole splendente al di sotto degli eventi che durano tutto il giorno. Fai clic sulle nuvole temporalesche per i dettagli del giorno e tira fuori le tue galosce.

Collega il tuo calendario al mondo

19. Aggiungi calendari da tutto il Web

Ottieni il tuo gioco sul calendario.

Google Calendar utilizza il formato iCalendar, che semplifica la condivisione dei calendari e l'iscrizione ai calendari di altre persone. Ad esempio, se pianifichi le ore di lavoro intorno ai Green Bay Packers, fai clic sulla piccola freccia a destra di Altri calendari, quindi scegli Sfoglia calendari interessanti. Fai clic sull'opzione Sport e trova la tua squadra. Puoi anche cercare sul Web un argomento che ti interessa e aggiungere "ICS" o "ICAL" alla query. Tra i risultati, potresti trovare una pagina web con un'opzione per aggiungere eventi correlati al tuo calendario. Finché hai effettuato l'accesso al tuo account Google, l'opzione è a portata di clic o due. Torna all'elenco Altri calendari per assegnare una tonalità a ciascun calendario (fai clic sulla piccola freccia accanto a qualsiasi calendario nell'elenco), in modo da poterne distinguere a colpo d'occhio.

20. Pianifica eventi dal tuo social network

Forse stai già utilizzando Google+ per lavoro, ad esempio per tenere videoconferenze su Hangouts. Se hai accumulato abbastanza contatti su quella rete, può rivelarsi utile per pianificare il tuo grande evento di lancio. Dalla tua pagina Google+, trova il campo vuoto "Condividi le novità" e fai clic sull'icona del calendario alla sua destra. Quindi, digita i dettagli del tuo evento. (A questo punto, tuttavia, Google+ non ha capacità di linguaggio naturale, quindi non puoi semplicemente pronunciare "Raccolta fondi martedì prossimo alle 19:00.") Invita alcuni o tutti i tuoi contatti o cerchie di contatti nell'Invito … 'campo. Prima di fare clic su Invita, seleziona un'immagine per vestire l'evento. Puoi anche integrare gli eventi di Facebook con Google Calendar: dal tuo evento di Facebook, inizia facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio di Facebook e scegliendo Esporta eventi.

21. Condividi il tuo calendario

Forse la tua azienda sta lanciando uno show settimanale di YouTube o l'inchiostro appena asciugato durante la tua tournée. Salva il tempo dei tuoi fan pubblicando tali eventi e rendi il tuo calendario disponibile al pubblico. Sotto il tuo mini calendario, fai clic sulla piccola freccia accanto a "I miei calendari", quindi scegli Crea un nuovo calendario. Compila tutti i campi e seleziona Condividi questo calendario con altri, quindi Rendi pubblico questo calendario. (Se preferisci, puoi limitare la condivisione qui a singoli o gruppi della tua azienda.) Quando hai finito, aggiungi un link al tuo calendario dal tuo sito web e non dimenticare di condividerlo su Facebook e Twitter: puoi prendere il codice embed e l'URL per il tuo nuovo calendario visitando Impostazioni dal menu che appare quando fai clic sulla freccia accanto al calendario.