Sette modi essenziali per ridurre i costi della tua tecnologia

I costi della tecnologia possono facilmente eliminare qualsiasi budget: alcuni aggiornamenti software e nuovi sistemi qui, un'altra persona IT per gestire la rete lì - e prima che tu te ne accorga, hai completamente eroso i tuoi profitti.

Indipendentemente dal fatto che la tua attività abbia solo due o duecento persone, questi suggerimenti possono aiutarti a ridurre i costi, risparmiare denaro e concentrarti su ciò che è veramente importante: la linea di fondo.

1. Usa Open Source e Software Libero

Ammettiamolo - quando stai cercando di mantenere a galla la tua attività, accumulando un sacco di soldi per software off-the-shelf fa male come ottenere una cavità riempita senza Novocain. Fortunatamente, il software gratuito e a basso costo può essere una piacevole sorpresa in termini di robustezza e funzionalità.

Pur non essendo lucido come la suite Microsoft di Microsoft (ma non tanto di memoria o di risorse), OpenOffice.org è gratuito alternativa open source con una suite completa di applicazioni per l'elaborazione di testi, fogli di calcolo, presentazioni e database compatibili con Microsoft Office. Sebbene le app di OpenOffice ti consentano di fare praticamente tutto ciò che puoi fare in Microsoft Office, l'interoperabilità tra le due suite non è perfetta. Ad esempio, se si utilizza la funzione Revisioni traccia di Word, può essere difficile eliminare o modificare successivamente le modifiche quando si utilizza il documento in OpenOffice e viceversa.

Google Documenti è un'altra alternativa valida e gratuita a Microsoft Office-- e non ha software da scaricare o installare. Anche se non è così completo come Office o OpenOffice, le sue funzionalità di base e l'interfaccia semplificata possono essere tutto ciò di cui hai bisogno.

La creazione di file PDF può essere cruciale per il business, ma la spesa di $ 450 su Adobe Acrobat Professional non è. CutePDF è un programma gratuito che semplicemente esporta file in PDF. Basta scaricarlo e installarlo; dal file di destinazione, selezionare File • Stampa, e selezionare CutePDF dal menu della stampante. (Se stai usando OpenOffice o Google Documenti, non avrai nemmeno bisogno di installare CutePDF - entrambi ti permettono di esportarlo direttamente in PDF.)

2. Telecommute

Gartner Research prevede che entro il 2009 oltre il 25% della forza lavoro degli Stati Uniti effettuerà il telelavoro. Il telelavoro ti consente di risparmiare sui costi del gas, ma puoi anche essere produttivo quando lavori a casa, grazie a strumenti che semplificano la connessione e la collaborazione (quasi come se fossi in ufficio).

I Wiki rendono semplice per pubblicare testo o documenti in modo che un gruppo possa fare commenti o modifiche. Alcuni wiki sono gratuiti e pubblici, mentre altri sono più focalizzati sull'azienda, con funzionalità di sicurezza più robuste. PBwiki offre tre sapori: Business, Academic e Personal. Il sito include strumenti di modifica WSIWYG, spazio di archiviazione, crittografia SSL, notifiche automatiche via e-mail o RSS e controlli sull'accesso. Offre anche prezzi ragionevoli per il business: è gratuito per uno o tre utenti, $ 8 al mese per utente da 4 a 99 utenti e $ 6 al mese per utente da 1000 a 4 utenti.

Il già citato Google Docs è anche telelavoro- amichevole, offrendo un modo economico e semplice per condividere file (e per tenere d'occhio i cambiamenti). Una volta creato un file in Google Documenti, invita semplicemente altri a collaborare online. Quando hai finito, puoi esportare il file in Word, Excel, PDF o PowerPoint.

Se ti preoccupi di creare una VPN (rete privata virtuale), servizi come LogMeIn Hamachi potrebbero essere solo il tuo biglietto accesso VPN remoto privo di problemi. LogMeIn Hamachi promette una facile configurazione utilizzando la tecnologia peer-to-peer per consentire ai dipendenti fuori sede di accedere ai file. Il servizio funziona all'interno del firewall e costa solo $ 5 al mese per una licenza utente.

Se la tua azienda non ha e non ha bisogno di un server centralizzato, Central Desktop è un modo per condividere documenti online praticamente senza impostare. Il sito consente a gruppi grandi o piccoli di condividere facilmente file, tenere traccia di chi ha estratto i file (o li ha modificati) e impostare desktop separati per più gruppi di utenti.

Il piano gratuito ti offre 25 MB di spazio e supporta due spazi di lavoro con cinque utenti ciascuno. Il piano più basso pagato è $ 25 al mese per tre spazi di lavoro, 10 utenti ciascuno e 500 MB di archiviazione di file. Alla fascia alta, $ 249 al mese ti porta 100 spazi di lavoro, 100 utenti interni (dipendenti) e 100 utenti esterni (fornitori, clienti o partner), 25 GB di spazio di archiviazione e branding personalizzato. Un costo aggiuntivo porta ulteriori incontri Web e di sicurezza.

Per ulteriori suggerimenti e casi di studio, consulta la Guida alle risorse di telelavoro di PC World.

3. Tenere riunioni online

Perché volare fuori per vedere un cliente quando è possibile tenere una riunione nel cyberspazio? Usando un software di videoconferenza gratuito, come Skype, hai bisogno solo di una webcam, un PC e una connessione Internet, risparmiando non solo sui costi di viaggio, ma anche su lunga distanza. Skype fa cadere le chiamate a volte e può essere statico, quindi organizza alcune riunioni prima di abbandonare completamente la rete fissa.

Se desideri eseguire l'aggiornamento a un servizio di conferenza Web più affidabile, WebEx di Cisco ti consente di condividere documenti, supporta fino a quattro webcam e consente di eseguire presentazioni dal desktop.

GoToMeeting è un'altra soluzione che offre VoIP, supporta riunioni con un massimo di 15 partecipanti e consente di tenere presentazioni, collaborare o fornire formazione dal desktop, risparmiando sui viaggi costi e spazio per riunioni. Chi non vuole fare presentazioni in pigiama?

Per i più avventurosi, Second Life ti consente di creare un avatar gratuitamente e incontrarlo "in-world", realizzare presentazioni video e organizzare riunioni virtuali o sessioni di formazione. È inoltre possibile acquistare spazi per uffici in Second Life se si desidera creare un luogo più permanente in cui i dipendenti possano incontrarsi e collaborare.

4. Acquista hardware ricondizionato

Mentre estrarre una scatola contenente un nuovo computer lucido è un'emozione senza pari, salvando la tua attività un pacchetto è un secondo vicino. L'acquisto di hardware rinnovato (quasi nuovo) è un ottimo modo per ottenere un accordo.

Se hai gli occhi puntati su una marca specifica di computer, visita il sito di quel produttore per trovare offerte sui sistemi ricondizionati. Ma si noti che ciascun fornitore definisce un rinnovato un po 'diversamente. Ad esempio, Dell vende tre tipi di computer ricondizionati, tutti testati e ripristinati secondo le specifiche di fabbrica: Certified Refurbished include laptop e desktop che sono stati restituiti a Dell e potrebbero presentare piccole imperfezioni o imperfezioni estetiche; Precedentemente Ordinato Nuovo si intende un PC che è stato spedito nuovo, ma il cliente ha deciso di restituire il sistema senza eseguire il boot; I prodotti Scratch e Dent possono sembrare un po 'più "usurati" all'esterno, ma funzionano comunque bene e non contengono ammaccature o graffi sul palm rest o sullo schermo.

Il negozio Dell Outlet ti consente di cercare i desktop Dell ricondizionati, accessori e laptop per fascia di prezzo; la maggior parte degli articoli costa fino al 35 percento al di sotto della vendita al dettaglio. Ad esempio, un laptop Inspiron 1720 ricondizionato certificato Flamingo Pink con CPU Intel Core 2 Duo, un LCD da 17 pollici e un disco rigido SATA da 120 GB è stato di $ 879 sul sito Dell Outlet. Il prezzo dipende dal fatto che l'oggetto abbia graffi e ammaccature, sia che sia stato ordinato nuovo, sia altri fattori. E se non sei soddisfatto del tuo acquisto, puoi restituire i prodotti entro 21 giorni dalla data di spedizione, meno una commissione di rifornimento se il prodotto non è difettoso.

Se sei un devoto Mac, Apple vende prodotti ricondizionati attraverso il suo negozio online. Ma non aspettatevi enormi risparmi: alcuni dei nuovi prodotti sono solo $ 200 in meno rispetto al prezzo al dettaglio. Tuttavia, in alcuni casi, puoi risparmiare molto di più. Uno sguardo recente all'Apple Store ha rivelato un rinnovato MacBook Air (con una CPU Intel Core 2 Duo a 1,6 GHz, un display widescreen lucido da 13,3 ", 2 GB di memoria, un disco rigido PATA da 80 GB e un iSight integrato fotocamera) quotata a $ 1499, contro $ 1799 al dettaglio. Un iMac rinnovato (con CPU Intel Core 2 Extreme a 2,8 GHz, display widescreen lucido da 24 pollici, 2 GB di memoria, un disco rigido da 500 GB e una videocamera iSight integrata) era quotato a $ 1599, rispetto a $ 2299 al dettaglio.

I prodotti ricondizionati Apple sono coperti da una garanzia di un anno e puoi anche acquistare una garanzia estesa. I prodotti ricondizionati di Apple sono "pre-posseduti", ma il sito di Apple afferma che ogni articolo subisce una "rigida procedura di ristrutturazione prima di essere messo in vendita". Alcuni prodotti sono stati restituiti, mentre altri sono stati restituiti a causa di problemi tecnici. Per leggere l'elenco completo dei test e delle qualifiche ricondizionati, visita il sito Apple.

Amazon.com presenta una lunga lista di rivenditori di computer ricondizionati, e le valutazioni del venditore del sito ti consentono di sapere immediatamente di che genere ti stai occupando. I venditori segnalano inoltre le condizioni dell'apparecchiatura con un sistema di classificazione: Buono, Come nuovo, Ricondizionato e così via. Sotto la garanzia di acquisto sicuro di A-Z di Amazon, i venditori ti permetteranno di restituire gli articoli se sono difettosi.

eBay offre anche una vasta gamma di offerte. Come acquirente, saprai immediatamente se il venditore è confuso o rispettabile in base alle recensioni degli utenti. Cerca un venditore con una grande quantità di feedback positivi, almeno il 95 percento. Assicurati di sfogliare il feedback dell'acquirente per vedere i commenti prima di immergerti e fare offerte. Come Amazon, eBay supporta gli acquirenti e la comunità farà partire chiunque non sia nel livello.

I sistemi ricondizionati non possono essere coperti da alcun tipo di garanzia e il venditore può venderli "così come sono". Questo può essere un incubo se, per esempio, il sistema operativo viene semplicemente installato su un nuovo disco rigido e l'unità viene reinserita nel computer. Assicurati di porre domande al venditore prima di acquistare.

5. Riduzione dei costi di stampa

Secondo GreenBiz.com, non è necessario spendere soldi per essere verdi. È possibile risparmiare sui costi della carta se si fotocopia semplicemente pagine su entrambi i lati o si utilizza la carta intestata obsoleta per promemoria interni. Se attualmente il tuo ufficio distribuisce promemoria cartacei ai dipendenti, prova a postare i promemoria in una posizione centrale (ad esempio un tavolo vicino al refrigeratore d'acqua) dove normalmente si raccolgono e lo vedranno.

Un altro suggerimento per risparmiare denaro è usare modalità bozza della stampante per ridurre l'utilizzo di inchiostro e sostituire le cartucce meno spesso. La modalità Bozza è molto più veloce e utilizza meno inchiostro. Quando stampi e-mail e pagine Web, controlla l'opzione "stampante-friendly".

Le cartucce di stampa a colori in genere costano di più, quindi la stampa in scala di grigi usando solo la cartuccia nera può farti risparmiare e dovrai sostituire la cartuccia a colori in meno spesso. La maggior parte delle stampanti offre numerose impostazioni, quindi controlla il software della stampante per vedere quali funzionalità possono risparmiare.

Se si stampa raramente, ma l'inchiostro si sta esaurendo comunque, ciò potrebbe accadere perché la stampante pulisce automaticamente le testine di stampa. Per evitare ciò, stampa regolarmente (almeno una volta alla settimana) per evitare l'accumulo di inchiostro.

Guarda il video su PC World, "Come risparmiare sulla stampa", per ulteriori idee.

6. Lavoro in outsourcing

Molte aziende non hanno un professionista IT a tempo pieno o una persona molto esagerata che gestisce la rete e i sistemi. O forse hai un progetto Web che ha bisogno di essere terminato o un semplice comunicato stampa che vorresti fosse scritto, ma non avere lo staff.

Invece di assumere un cacciatore di teste (le cui tasse possono arrivare dal 10 al 40 per cento di un nuovo stipendio del primo anno di noleggio) o un'agenzia di lavoro temporaneo, utilizzare uno dei tanti siti freelance che affrontano tutti i tipi di funzioni di lavoro e non costano un centesimo. eLance.com è una sorta di marketplace freelance in cui gli appaltatori pubblicano curriculum, portfolio, referenze e dettagli sul loro lavoro. I datori di lavoro possono inviare lavori o invitare i liberi professionisti a fare offerte direttamente. eLance testa i freelance sul sito nelle rispettive aree di competenza per certificare le proprie competenze e consente ai clienti di inviare feedback una volta completati i lavori.

Guru.com è un servizio simile che ti consente di cercare tra un elenco di freelance per categoria, ricevere offerte, assegnare lavori, visualizzare i portafogli e poi pagare per il lavoro una volta completato. Ogni professionista è esaminato dai datori di lavoro passati e classificato in base al feedback. Il sito offre una vasta gamma di categorie di lavoro - legale, programmazione, marketing, CAD, fotografia - ed è gratuito per i datori di lavoro.

7. Usa software di virtualizzazione

Il software di virtualizzazione offre numerosi vantaggi in termini di risparmio, come il consolidamento dei server e la riduzione dei tempi di backup e ripristino. E poiché stai utilizzando un minor numero di server, risparmierai denaro sulla tua bolletta energetica.

Le offerte VMware standard del settore spaziano tra le suite per la gestione di grandi data center su VMware Workstation per l'esecuzione di più sistemi operativi su un singolo computer. Usando VMware, puoi testare nuovi sistemi operativi o provare nuovi software senza rischi. VMware Player è disponibile gratuitamente, consentendo di importare immagini di backup o condividere dati.

Il Virtual Server e il Virtual PC (ricerca su microsoft.com) di Microsoft consentono di testare la virtualizzazione e provare lo strumento di virtualizzazione dell'azienda Silverlight.

Parallels è una delle soluzioni Mac-friendly più conosciute. Il software Parallels funziona su host Windows e Linux, oltre che su Mac con il suo prodotto Parallels Desktop per Mac. (VMware ha seguito l'esempio e ora offre anche un'app Mac.) Parallels offre pacchetti di virtualizzazione desktop, server e di automazione con prezzi più convenienti di VMware.

Se preferisci fare il percorso open-source, FreeVPS è una valida alternativa al software commerciale sopra elencato. Come con altri prodotti software open source, FreeVPS non fornisce supporto ufficiale, ma la documentazione completa è disponibile sul sito Web.

Mentre l'economia può essere incerta, una combinazione di software libero, servizi gratuiti e un po ' di buon senso può aiutare qualsiasi azienda a contenere i costi tecnologici.