Usa le regole per organizzare automaticamente l'e-mail

Con poche scelte stratificate, Le regole di posta di Outlook ordinano automaticamente i miei messaggi in arrivo in una serie di cartelle. I messaggi di un certo editor su un determinato argomento vanno in una cartella. La posta che contiene allegati potenzialmente indesiderati passa a una cartella di posta indesiderata. I messaggi con priorità alta da persone che rispettano quel tag si spostano in una terza cartella. Questi sono solo alcuni modi per ordinare la posta per mantenere il business in movimento.

Cerchiamo messaggi da una persona specifica su un determinato argomento. Prima di creare la regola, aggiungi una nuova cartella, se necessario. Scegliere File, Nuovo, Cartella, digitare un nome e fare clic su OK. Se stai utilizzando un server IMAP e desideri sincronizzare le cartelle su dispositivi diversi, prima evidenzia l'account di posta nella parte inferiore.

Nella finestra principale di Outlook, seleziona Strumenti, Regole e avvisi. Fai clic su Nuova regola. Probabilmente vorrai scegliere una delle opzioni Stay Organized; le mie regole si basano principalmente sulla prima opzione, Sposta il messaggio da qualcuno a una cartella. Fare clic su Avanti.

Fare clic sulla prima casella di controllo, da persone o lista di distribuzione. Segna la casella di controllo che dice con parole specifiche nell'oggetto o nel corpo. Nella parte inferiore della finestra, fai clic sulla persone blu o sulla lista di distribuzione, seleziona un contatto e fai clic su OK. Fai clic su parole specifiche, aggiungi una parola o un termine usato di frequente, ad esempio "rapporto settimanale" e fai clic su Aggiungi e OK. Fare clic su specificato, selezionare una cartella e fare clic su OK. Fare clic su Avanti due volte.

La finestra delle eccezioni consente di aggiungere la vecchia ricerca "non in stile", con il veto delle regole precedenti se una di queste viene attivata. Non ho bisogno di quelle regole per questa semplice lista, ma lo farò per un altro sistema di smistamento in seguito. Fare clic su Avanti. Immettere un nome per la regola e fare clic su Fine.

Mi piace aggiungere alcune altre condizioni per altre regole, ad esempio l'ordinamento nella cartella contrassegnata con priorità alta. Troppe persone usano il tag della posta ad alta priorità per un capriccio. Per creare una regola che li indirizzi in una determinata cartella, selezionare la casella contrassegnata come importanza e impostarla su Alto. Scegli mittente nella Rubrica specificata e scegli i tuoi contatti di Outlook in modo che lo spam o la posta indesiderata non attivino la regola. Nella schermata delle eccezioni, usa l'opzione tranne se dalle persone o dalla lista di distribuzione per escludere contatti dalla norma.

Sperimenta i modi per sovrapporre queste regole per aiutare a ripulire la posta in arrivo e lavorare in modo efficiente. Ogni volta che arriva un messaggio, verrai rimborsato per il tempo dedicato alla creazione delle regole.