Etichetta della segreteria telefonica: invio del messaggio giusto

Sì, le persone continuano a fare telefonate. Probabilmente non dovrebbero, ma lo fanno. Ecco cinque regole - alcune nuove e alcune di lunga data - per affrontare i pericoli della segreteria telefonica.

La brevità è la chiave. La persona media può leggere un messaggio almeno tre volte più velocemente di quanto tu possa parlare, quindi la maggior parte degli ascoltatori trova ogni istante in cui spendono ascoltando la segreteria in modo doloroso noioso. Una lunghezza comunemente tollerabile massima per un messaggio di posta vocale è di 30 secondi.

La semplicità oscilla in entrambe le direzioni. Avere un breve messaggio in uscita è semplice ma estremamente importante per evitare di far arrabbiare i chiamanti. Non riempire il tuo messaggio in uscita con numeri di telefono alternativi e indirizzi e-mail. Invece di offrire ai chiamanti un mezzo alternativo per raggiungerti (di solito un numero di cellulare o un indirizzo e-mail). Se qualcuno ha urgentemente bisogno di rintracciarti, ti troveranno.

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Al follow up. Se senti la necessità di dare seguito a un messaggio di posta elettronica che hai inviato effettuando una chiamata vocale, procedi in tal senso, ma tieni a freno con attenzione ciò che richiedi in cambio. Ad esempio, non lasciare un messaggio vocale chiedendo alla persona di ricambiare la chiamata "per essere sicuro di aver ricevuto l'e-mail". Basta ricordare al destinatario di controllare la sua casella di posta per il tuo messaggio. (Molti professionisti impegnati non amano le chiamate di follow-up di qualsiasi tipo, quindi calpestare con cautela qui.)

Utilizzare la tecnologia disponibile. La maggior parte dei sistemi di voicemail consente di cancellare o altrimenti "fare" un messaggio sbagliato. Non esitare a digitare il tasto cancelletto (#) se hai dimenticato di lasciare il prefisso o se hai sbagliato a digitare il tuo indirizzo e-mail la prima volta. Premi il pulsante corretto (di solito è #) per accedere a quelle "ulteriori opzioni" alle quali normalmente non ti informi, e puoi lasciare un messaggio professionale sans flubs.

Basta prendere il ricevitore. Non lasciare mai un messaggio vocale per qualcuno mentre stai parlando attraverso un vivavoce.