10 Fantastiche nuove funzioni in Excel 2013

Lo strumento per fogli di lavoro aggiornati di Microsoft non sta acquisendo molte nuove funzionalità, ma sta diventando più funzionale. Questo è qualcosa che piacerà agli utenti sia nuovi che esperti, in particolare un nuovo approccio a un vecchio problema che richiedeva una soluzione macchinosa. Compiti complessi diventano più facili da eseguire, grazie a strumenti come grafici consigliati e strumenti pivot consigliati. Altre modifiche pongono le scelte più vicine ai tuoi dati, e usano il brawn di grandi imprese per eseguire il crunch dei dati direttamente in Excel.

Per aiutarti a essere al passo, leggi 10 nuove funzionalità che semplificano il tuo lavoro nel nuovo Excel. Vuoi saperne di più sulla nuova suite Office? Qui troverai la nostra recensione completa di Office 2013, oltre a 10 funzioni killer nel nuovo Word 2013 qui.

1. La schermata iniziale imposta la scena

La nuova schermata iniziale di Excel ti aiuta a lavorare più rapidamente. Lungo il bordo sinistro ci sono i fogli di lavoro utilizzati più di recente, ognuno dei quali può essere aggiunto al tuo elenco Recente in modo che siano sempre visibili. Anche qui puoi fare clic su Apri altre cartelle di lavoro per accedere ai tuoi file da un disco o dal cloud. L'angolo in alto a destra della schermata Start mostra anche l'account SkyDrive (o SharePoint) al quale sei attualmente connesso.

Una serie di modelli viene visualizzata qui per aiutarti a avviare rapidamente un progetto. Questi possono anche essere bloccati, oppure puoi usare la funzione di ricerca per cercare online altri modelli. Un elenco di ricerche suggerite può aiutarti a iniziare.

I nuovi utenti apprezzeranno le scelte del modello e agli utenti esistenti verrà aggiunto l'elenco dei file recenti e l'accesso rapido ai file esistenti. Anche se la schermata iniziale può essere disabilitata, trovo che sia abbastanza utile attenervisi.

La scheda Apri contiene collegamenti a file e posizioni di recente accesso.

2. Goditi una nuova Backstage View

La Backstage View, introdotta in Office 2010, è accessibile dal menu File. In Excel questo è stato rinnovato per mostrare esattamente quello che stai facendo in modo da poter scegliere l'attività appropriata.

La scheda Apri ora consente di accedere alle cartelle di lavoro a cui si accede recentemente, rendendola una combinazione delle schede Apri e Recenti di Excel 2010. È possibile aggiungere fogli di lavoro a questo elenco o fare clic su Computer per accedere alle posizioni visitate di recente (qualsiasi dei quali puoi appuntare permanentemente anche qui). C'è anche l'accesso al tuo account SkyDrive e l'opzione per configurare account SkyDrive o SharePoint aggiuntivi.

Vuoi dividere il nome e il cognome in due colonne? Guarda la nuova funzione di riempimento Flash.

3. Make Flash Fill magic

La novità più sorprendente è lo strumento Flash Fill. La sua registrazione predittiva dei dati può rilevare schemi ed estrarre e immettere dati che seguono uno schema riconoscibile. Risolve alcuni problemi comuni che attualmente richiedono il superamento di soluzioni alternative.

Uno di questi problemi è l'estrazione del nome di una persona da una colonna di nomi completi. In una colonna vuota adiacente a quella che contiene i nomi completi, devi semplicemente digitare il nome e poi fare clic sulla scheda Home e selezionare Riempi, Riempi flash. I primi nomi di tutti nella lista verrà inserito immediatamente in quella colonna. È possibile utilizzare lo stesso processo per estrarre i cognomi, per unire nome e cognome, per estrarre mesi, giorni o anni dalle date e persino estrarre i valori dalle celle. Anche se avresti potuto sempre farlo con le formule, ora Flash Fill assicura che chiunque può farlo in modo molto semplice e veloce.

Fai un calcolo approssimativo su quale grafico scegliere per visualizzare al meglio i tuoi dati.

4. Semplifica le scelte con i grafici consigliati

Ciò si colloca da qualche parte tra una nuova caratteristica del whiz-bang e qualcosa che rende il lavoro in Excel più intuitivo. I grafici consigliati mostrano solo un sottoinsieme di tipi di grafici appropriati per i dati che hai selezionato. Aiuterà gli utenti inesperti a creare grafici che aiutano a spiegare i dati e a non confondere il visualizzatore.

Per utilizzare lo strumento, selezionare i dati che si desidera mappare, fare clic sulla scheda Inserisci e selezionare Grafici consigliati. Viene visualizzata una finestra di dialogo con un intervallo di grafici tra cui scegliere, fare clic su ciascuno di essi a turno per vedere come verranno visualizzati i dati su quel grafico. Selezionare l'opzione desiderata e fare clic su OK e il grafico viene creato automaticamente.

Modificare l'aspetto del grafico selezionando le opzioni dal menu a comparsa.

5. Gli strumenti del grafico diventano più intelligenti

Nelle versioni precedenti di Excel, quando viene selezionato un grafico, la scheda Strumenti grafico mostra tre schede aggiuntive: Design, Layout e Formato. L'interfaccia è più semplice in Excel 2013, con solo le schede Design e Formato tra cui scegliere.

Inoltre, una serie di icone appare fuori dal bordo superiore destro di un grafico quando viene selezionato. Fare clic su uno di questi pulsanti: Elementi grafico, Stili grafico o Filtri grafico per visualizzare ulteriori opzioni di formattazione del grafico. Fai clic su Elementi del grafico per aggiungere o rimuovere elementi, come titoli di assi e legende; fare clic su Stili grafico per modificare lo stile e il colore del grafico; oppure fare clic su Filtri grafico per visualizzare i dati filtrati utilizzando un'anteprima dal vivo.

Analisi rapida offre formattazione, totali e grafici per l'analisi dei dati.

6. Analizza rapidamente i tuoi dati

Il nuovo strumento di analisi rapida può aiutare sia gli utenti nuovi che quelli esperti a trovare le opzioni per lavorare con i dati selezionati. Per utilizzarlo, selezionare i dati da analizzare e l'icona Analisi rapida viene visualizzata nell'angolo inferiore destro dei dati selezionati.

Fare clic su quell'icona e viene visualizzata una finestra di dialogo che mostra una serie di strumenti per l'analisi dei dati, come Formattazione, grafici, totali, tabelle e sparkline. Fare clic su qualsiasi opzione e appare una serie di scelte selezionabili; visualizzare in anteprima quelle scelte passando il mouse su di loro. Quindi, fai clic sull'opzione che ti piace per applicarla ai tuoi dati. Questa funzione velocizza il processo di formattazione, creazione di grafici e scrittura di formule.

Le tabelle pivot sono diventate semplicemente incredibilmente semplici da creare.

7. Rispondi immediatamente alle domande con le tabelle pivot

Le tabelle pivot sono un potente strumento per analizzare e rispondere alle domande sui tuoi dati, ma non sono facili da creare per i nuovi utenti. Per la prima volta, tuttavia, se è possibile fare clic su un tasto del mouse, è possibile creare una tabella pivot significativa, grazie alle nuove tabelle pivot consigliate. Per usarlo, seleziona i tuoi dati, inclusi i titoli, e scegli Inserisci, Tabelle pivot consigliate. Viene visualizzata una finestra di dialogo che mostra una serie di tabelle pivot con le spiegazioni di ciò che mostrano. Tutto ciò che devi fare è selezionare la tabella che mostra ciò che vuoi vedere, fare clic su OK, e la tabella pivot viene automaticamente disegnata per te.

Excel 2013 ora integra Power View per analisi e reportage robusti.

8. Crea report rapidi con Power View

Il componente aggiuntivo Power View, disponibile per le precedenti versioni di Excel, è ora integrato in Excel 2013. Power View viene in genere utilizzato per analizzare grandi quantità di dati provenienti da fonti di dati esterne, solo il

Incorporato in Excel, ora è accessibile a chiunque. Per vederlo al lavoro, seleziona i tuoi dati e scegli Inserisci, Power View. La prima volta che la si utilizza, la funzione si installa automaticamente. Quindi un foglio Power View verrà aggiunto alla cartella di lavoro e verrà creato il report di analisi.

È possibile aggiungere un titolo e filtrare i dati e organizzarli per visualizzarli nel modo desiderato. La scheda Power View sulla barra multifunzione visualizza le opzioni di formato del report, come temi e formati di testo, nonché le opzioni di visualizzazione per i campi Elenco campi e Filtri Area che puoi utilizzare per filtrare e ordinare i dati.

Prova a lavorare su un foglio di lavoro che qualcun altro sta modificando? Sarai avvisato che è bloccato. È possibile visualizzarlo e scaricarlo, ma non è possibile modificarlo.

9. Condividere file e lavorare con altre persone

Lavorare con altre persone su file condivisi in tempo reale è un'arma a doppio taglio. Mentre è utile farlo, dovrai affrontare dei problemi quando due persone cercano di cambiare lo stesso oggetto allo stesso tempo. In Excel 2013 è possibile condividere e lavorare in modo collaborativo su file con altri utenti tramite SkyDrive utilizzando Excel WebApp e più persone possono lavorare sullo stesso file contemporaneamente. Tuttavia, non è possibile aprire un foglio di lavoro da SkyDrive in Excel 2013 sul computer locale se qualcun altro sta attualmente lavorando nello stesso foglio di lavoro. Ciò protegge il foglio di lavoro dalle modifiche in conflitto.

Invece, se una persona sta modificando un file di Excel che è archiviato online, altri con permesso possono visualizzarlo e scaricarlo, ma non possono cambiare l'originale, che è bloccato finché la persona che lavora non è finita.

Come altre applicazioni nell'Ufficio Suite 2013, Excel 2013 salva i file di default nel cloud. È possibile aprire, visualizzare e modificare file Excel online in un browser utilizzando Excel WebApp senza Excel 2013 sul disco rigido locale.

Condividi i fogli di lavoro archiviati nel cloud con gli amici su Facebook, Twitter o LinkedIn.

10. Condividi lavoro sui social network

Ecco un modo pratico per condividere un elenco di cose da fare, un foglio di lavoro per la pianificazione degli eventi o qualsiasi altro foglio di lavoro desideri con il tuo social network. Ora puoi condividere cartelle di lavoro di Excel con Facebook e altro ancora da Excel 2013 stesso. Per vedere l'opzione Pubblica sui social, il modo migliore per salvare il file prima su SkyDrive.

Se non hai salvato il file su SkyDrive, seleziona File, Condividi, e fai clic su Invita persone. Sarai sottoposto al processo di salvataggio del file nel Cloud in modo che le opzioni Salva con nome vengano visualizzate in seguito automaticamente. Fatto ciò, si ritorna al pannello Condividi dove appare l'opzione Pubblica sui social. Qui puoi selezionare qualsiasi social network che hai collegato al tuo account Office 2013. È possibile selezionare se i visualizzatori possono visualizzare o modificare il foglio di lavoro condiviso e includere un messaggio, quindi pubblicarlo per la revisione.