10 Strumenti e componenti aggiuntivi di produttività e-mail incredibilmente utili

Se qualcosa dell'era di Internet degli anni '90 che è sopravvissuto magicamente all'assalto di tutti i tipi di mezzi di comunicazione come social network, telefoni cellulari, app di chat (tutti i tipi di) ecc. E anche prosperato nel farlo, è l'umile casella di posta elettronica. Sì, l'email è viva e vegeta. Resta il modo più ricercato e facile per molti di noi di toccare la base e parlare.

Ovviamente, l'ascesa della posta elettronica come mezzo principale per connettersi ha anche significato che abbiamo iniziato a fare eccessivo affidamento e ossessione per questo strumento. E di solito, tale dipendenza eccessiva e ossessione eccessiva porta a una fatica della produttività che di conseguenza genera un intero ecosistema di app, software e, per non parlare, del "consiglio del guru" (lo chiamiamo guru gyaan qui in India) per aiutare diventi più produttivo con quello strumento.

Lo ammetto, io stesso ho colto ogni occasione per diffondere il guru gyaan sulla produttività della posta elettronica tramite contenuti e passaparola. Considerando che per lo più non sono in grado di fare nient'altro che quello, continuerò oggi la pratica, anche se questa volta con le app e i componenti aggiuntivi.

Quindi, se sei ancora con me (e hai tollerato con successo il mio borbottio), dai un'occhiata a questo elenco di alcuni strumenti interessanti che migliorano effettivamente la tua esperienza di posta elettronica e ti rendono più produttivo. Contrariamente a ciò che dico o penso, questi funzionano davvero.

1. Rapportive

Rapportive è un componente aggiuntivo del browser per Gmail che trasforma la blanda barra laterale di Gmail (solitamente piena di pubblicità) in qualcosa di cui potresti beneficiare quasi ogni giorno. In pratica mostra informazioni sul mittente dell'e-mail come la sua immagine, i collegamenti al suo profilo, i tweet recenti ecc. Come vedi nello screenshot sopra (che ho preso dalla loro homepage), ha ottenuto le informazioni complete sul profilo del loro CEO in Barra laterale di Gmail.

Il componente aggiuntivo è disponibile per Firefox, Chrome e Safari, è gratuito e si integra perfettamente con Gmail. E ti assicura di non perdere tempo a cercare lo sfondo della persona su Internet che ti ha appena inviato quell'offerta da un milione di dollari.

2. AwayFind

Se il controllo della posta elettronica è ciò che fai quasi tutto il giorno, probabilmente avrai bisogno di un servizio come AwayFind per aiutarti a svolgere un lavoro produttivo senza preoccuparti più delle e-mail urgenti. AwayFind monitorerà il tuo account e-mail per messaggi importanti e ti avviserà tramite SMS, DM di Twitter, strumenti di messaggistica istantanea come Gtalk / Yahoo o tramite la sua app per iPhone / Android quando tale e-mail arriva nella tua casella di posta.

Puoi impostare filtri per AwayFind per decidere la priorità dei messaggi nel tuo account e anche impostarli al volo tramite i loro plug-in e-mail. Il loro account gratuito monitora 1 account (solo Gmail / IMAP) e i piani partono da $ 15 al mese se desideri più articoli.

3. ActiveInbox

ActiveInbox integra alcune eccellenti funzionalità di gestione delle attività in Gmail e semplifica la gestione della posta elettronica (sì, un altro componente aggiuntivo di Gmail … passa a Gmail se non l'hai ancora fatto). Le e-mail possono essere trasformate in attività realizzabili, è possibile creare progetti e obiettivi e aggiungere note a ciascuna e-mail.

È un componente aggiuntivo gratuito per Firefox e Chrome, funziona ovunque questi browser e Gmail funzionino.

4. NudgeMail

NudgeMail vuole che tu sappia che è lì per te quando dimentichi i follow-up della tua e-mail. Quindi, se tua moglie ha inviato un'email al tuo ID di posta elettronica in ufficio per ottenere latte e frutta sulla via del ritorno (non crederai a quante mogli lo fanno) o un amico ti ha chiesto di controllare un lavoro per lui, NudgeMail può essere sicuro che ti viene ricordato al momento giusto per completarli. Basta inoltrare una e-mail a indirizzi come "[email protected]" o "[email protected]" e smettere di preoccuparsi. L'intero elenco di comandi è qui.

NudgeMail è gratuito in versione beta, funziona con tutti i provider di posta elettronica, sia su computer che su dispositivo mobile e si integra anche con Google Calendar.

5. Grexit

Abbiamo già parlato a lungo di GrexIt nel nostro articolo su GT ​​Resources, e ho pensato che meriti di essere menzionato anche in questo elenco. È uno strumento utile per i team e può farti risparmiare incredibilmente tempo quando il database di posta elettronica di te e dei tuoi colleghi inizia a crescere.

Il concetto è semplice: non è necessario inoltrare la stessa e-mail che contiene le istruzioni su come eseguire xyz a un nuovo assunto dopo averne già parlato 3 giorni fa con un dipendente esistente. Dovrebbe esserci una posizione centrale in cui i membri del team possono accedere a tali e-mail e GrexIt fornisce esattamente questo. Significato solo per Google Apps.

6. NutshellMail

NutshellMail non è esattamente uno strumento di produttività e-mail … invece, è ciò che definirei produttività tramite e-mail. Lo screenshot sopra mostra un assaggio delle e-mail che ricevo da NutshellMail ogni giorno. Invia un riepilogo dei tuoi account di social network come Facebook, Twitter LinkedIn ecc. E include informazioni importanti nel riepilogo che possono benissimo occuparsi delle visite multiple che fai a questi siti ogni due ore solo per rimanere aggiornato con cose di importanza minuscola.

7. WriteThat.Name

WriteThat.Name è uno strumento unico che mantiene automaticamente aggiornati i tuoi Contatti Google (o la rubrica di Gmail) con gli ultimi dettagli come numero di telefono, indirizzi e-mail ecc. Esegue la scansione della firma dei mittenti e-mail e li esegue sui tuoi contatti per vedere se i dettagli di un contatto esistente deve essere aggiornato. Quindi non è più necessario aggiungere manualmente nuovi numeri di telefono e indirizzi e-mail alla rubrica.

8. Strumenti di automazione

Scriviamo e-mail ogni giorno senza renderci conto che molte delle frasi e delle frasi che utilizziamo sono ripetitive. Ovviamente, una perdita di produttività e guadagno di noia (se ti rendi conto che è noioso). Quindi, la soluzione sta usando strumenti di automazione che possono mettere le frasi al comando di una o due chiavi. Esempi di tali strumenti sono le risposte in scatola di Gmail, AutoHotKey e la piccola utility ordinata di Lifehacker chiamata Texter. Esistono molti altri script di automazione, devi solo trovare quello giusto e usarlo il più spesso possibile.

9. Xobni

Xobni è un potente componente aggiuntivo per la produttività della posta elettronica per Outlook che combina le funzionalità di uno strumento come Rapportive per mostrare i profili dei contatti e crea automaticamente anche la rubrica dell'utente. Migliora anche la ricerca di Outlook in larga misura. Lo strumento è disponibile sia in versione gratuita che professionale e offre anche un'app BlackBerry pulita.

10. Meglio Gmail 2

Ultimo ma non meno importante, abbiamo Better Gmail 2 per Firefox (gli utenti di Chrome possono dare un'occhiata a Better Gmail per Chrome). Nel corso degli anni, Gmail ha incorporato molte funzionalità che sono state introdotte per la prima volta da questo componente aggiuntivo, ma rimane ancora rilevante e ha tonnellate di personalizzazioni disponibili per il lotto più esperto di tecnologia tra gli utenti di Gmail.

Il tuo introito?

Quindi, la posta elettronica sembra prenderti il ​​controllo della tua vita più volte? Come l'hai affrontato finora? Quali sono stati i tuoi strumenti / trucchi preferiti?