10 Suggerimenti per il mastering di Microsoft Outlook 2013

Tenere traccia delle e-mail, dei calendari e dei contatti può far durare un tempo incalcolabile fuori da qualsiasi giornata lavorativa. Tutto ciò che accelera il tuo lavoro in Outlook può aumentare sensibilmente la tua produttività. Immagina se la tua casella di posta mostra solo i messaggi che desideri vedere. Valutare se è possibile individuare le informazioni di contatto vitali in pochi secondi. Cosa succede se finalmente sapessi perché alcune delle funzionalità di Outlook non funzionano come pubblicizzato?

Questi 10 suggerimenti ti aiuteranno a comprendere i tuoi messaggi e l'agenda e a lavorare in modo più efficace in generale.

1. Visualizza la tua casella di posta a modo tuo

Una volta organizzata la schermata come desideri, salva le impostazioni di visualizzazione in modo da poterle tornare in qualsiasi momento.

Quando apri per la prima volta la Posta in arrivo, viene visualizzata una vista predefinita, ma non deve guardare in questo modo. Per visualizzare le numerose opzioni di personalizzazione di Oulook, fai clic sulla scheda Visualizza sulla barra multifunzione e scegli Cambia visualizzazione. Sono disponibili più viste predefinite che è possibile selezionare, ad esempio una che visualizza solo le e-mail più recenti.

Inoltre, nella scheda Visualizza, è possibile selezionare Anteprime messaggio e selezionare Disattivato per ruotare l'anteprima disattivata. Oppure, scegli 1, 2 o 3 per visualizzare il numero di righe del testo del messaggio sotto la sua intestazione. È possibile configurare una qualsiasi di queste opzioni per la cartella corrente o per tutte le cassette postali.

Fare clic su Visualizza impostazioni per le opzioni per la personalizzazione di una vista, ad esempio l'aggiunta di colonne o la riorganizzazione dell'ordine. Le opzioni dell'Arrangiamento ti consentono di ordinare le e-mail per Data, Oggetto e così via. Le opzioni di Layout ti consentono di personalizzare il riquadro delle cartelle e il riquadro di lettura.

Dopo aver disposto la posta in arrivo come vuoi, fai clic su Cambia vista> Salva vista corrente come nuova vista. Digitare quindi un nome per la vista e specificare su quali cartelle può essere utilizzato e da chi. In futuro, tornare a questa vista selezionando Cambia vista e selezionando la vista salvata.

2. Ridefinisci ciò che contrassegna un'e-mail come già "letta"

Contrassegna automaticamente i messaggi come di sola lettura se compaiono nel riquadro di lettura per un periodo di tempo predefinito.

I colori di Outlook non vengono letti in modo diverso dai messaggi che hai già leggere. Tuttavia, è fin troppo facile che un'e-mail sia contrassegnata come letta quando hai appena dato un'occhiata di sfuggita, che può farti trascurare qualcosa di importante.

Per evitare ciò, seleziona File> Opzioni> Posta, e quindi fare clic sul pulsante Riquadro di lettura. Seleziona "Contrassegna gli elementi come letti se visualizzati nel riquadro di lettura". Regola il numero di secondi in cui desideri che il messaggio appaia nel riquadro di lettura prima che Outlook lo contrassegni come letto. L'impostazione predefinita è 5 secondi. Diciamo che l'hai impostato su 30 secondi.

Dopodiché, mentre visualizzi in anteprima i messaggi nel riquadro di lettura, solo le e-mail che appaiono lì per più di 30 secondi saranno contrassegnate automaticamente come letto.

3. Scrivi le tue regole per come appaiono i messaggi

I messaggi non letti sono contrassegnati in blu di default, ma puoi cambiarli.

Outlook 2013 ha un nuovo modo di indicare i messaggi non letti. C'è una barra blu a sinistra del messaggio nella tua posta in arrivo e anche l'intestazione del messaggio appare blu.

Questo blu viene applicato usando la formattazione condizionale. Tuttavia, puoi modificare sia il colore che il carattere. Ancora meglio, puoi scrivere le tue regole e formattare le tue e-mail usando i colori che preferisci.

Puoi assegnare un determinato colore alle e-mail in base a chi le ha inviate o su quali parole compaiono nella riga dell'oggetto. Per fare ciò, scegli Visualizza> Visualizza impostazioni> Formattazione condizionale. Vedrai la regola Messaggi non letti e il colore blu. Qui puoi cambiare il carattere o il colore come preferisci.

Puoi anche fare clic su Aggiungi per aggiungere una nuova regola. Inizia digitando un nome per la regola nella casella Nome. Quindi fare clic su Carattere e scegliere un carattere e il colore del carattere da applicare all'intestazione dell'e-mail. Infine, fai clic su pulsante Condizione. Quando si apre la finestra di dialogo Filtro, selezionare le opzioni che descrivono quali tipi di e-mail saranno formattati con le nuove impostazioni. Fai clic su OK tre volte per salvare le impostazioni.

4. Ripristina la barra Da fare

Puoi visualizzare la barra Da fare in Outlook 2013, ma non funziona come in passato.

Outlook 2013 disabilita la barra Da fare di default, ma è facile da riportare. Fare clic sulla scheda Visualizza, selezionare Barra Da fare, e dall'elenco a discesa selezionare quali elementi devono apparire sulla barra Da fare. Le opzioni sono per attivare la barra Da fare Off (impostazione predefinita) o per visualizzare una combinazione di Attività, Persone e Calendario. L'ordine con cui selezioni queste opzioni determina l'ordine in cui appaiono nella barra Da fare. Ad esempio, Attività, selezionata per prima, è in alto. Il secondo elemento, Persone, viene visualizzato sotto e il terzo, Calendario, viene visualizzato nella parte inferiore della barra.

Tuttavia, la barra Da fare non funziona più come fatto nelle versioni precedenti di Outlook. Indipendentemente dalla larghezza della barra, puoi vedere solo un mese di calendario. Inoltre, se non hai appuntamenti programmati per oggi, non vengono visualizzati appuntamenti, anche se ne hai programmati domani.

5. Connetti ai tuoi account social media

Usa la finestra di dialogo Account social network per collegare Outlook con LinkedIn e Facebook in modo che i dettagli del tuo contatto siano accessibili da Outlook.

Quando colleghi Outlook ai tuoi account social media, il modulo People può visualizzare i dati sui contatti e le loro attività.

Per collegare un account di un social network a Outlook 2013, selezionare File> Informazioni> Impostazioni account > Account social network. Collegati a LinkedIn e Facebook selezionando il servizio desiderato, immettendo i dettagli del tuo account e autorizzando Outlook ad accedere al tuo account. Ora i dettagli delle persone nel tuo elenco di contatti che utilizzano il sito social che hai aggiunto verranno visualizzati nell'area Persone di Outlook.

6. Pulisci le informazioni di contatto

Utilizza la funzione Contatti di collegamento per collegare più voci di contatto per una persona in modo che le informazioni siano più facilmente accessibili.

Le nuove funzionalità nel modulo Persone di Outlook ti consentono di accedere alle informazioni sui contatti da luoghi come Facebook e LinkedIn.In alcuni casi avrai più voci di contatto nell'elenco dei contatti per una singola persona, con dettagli diversi in ogni luogo.

Puoi collegare queste voci multiple per un singolo contatto per unificare i dati in un unico posto. Fai clic sul contatto a cui sei interessato e visualizza le informazioni scegliendo Home> Persone.

Sulla destra dello schermo, fai clic su Contatti di collegamento, e verrà visualizzata una finestra di dialogo la voce di contatto o le voci per quella persona. Nella casella Cerca persone digitare alcune informazioni identificative per quella persona e Outlook restituirà qualsiasi altra voce di contatto che potrebbe corrispondere a quella persona. Se sono la stessa persona, fai clic su quella voce per collegare i dettagli.

7. Controlla dove Outlook cerca per impostazione predefinita

Puoi configurare Outlook 2013 in modo che passi automaticamente alla ricerca nelle cartelle di tua scelta.

Quando cerchi e-mail in Outlook, il percorso predefinito è la tua Mailbox corrente. Tuttavia, questo è spesso troppo limitato. Se si desidera che una ricerca restituisca tutte le voci corrispondenti in tutte le cassette postali, ad esempio, sarà necessario selezionare questa opzione dall'elenco nella casella Cerca per ogni ricerca effettuata.

In alternativa, è possibile modificare la posizione predefinita che Outlook utilizza per la ricerca. Per fare ciò, selezionare File> Opzioni> Cerca. Nell'area Risultati è possibile selezionare di includere i risultati, scegliendo una delle seguenti quattro opzioni: Cartella corrente; la cartella corrente, la casella di posta corrente durante la ricerca dalla posta in arrivo; Mailbox corrente; o Tutte le cassette postali. Selezionare l'opzione che si desidera utilizzare e fare clic su OK. Questo diventerà quindi l'impostazione predefinita per le ricerche di Outlook anche se, naturalmente, è possibile modificarlo in base alla ricerca per ricerca quando necessario.

8. Decidi se utilizzare i passaggi rapidi o le regole

I passaggi rapidi e le regole eseguono operazioni simili ma c'è una scelta chiara da utilizzare per quale scopo.

I passaggi rapidi sono stati introdotti in Outlook 2010 per darti un metodo per eseguire rapidamente attività in Outlook. Tuttavia, potresti chiederti perché dovresti usare un passo rapido piuttosto che una regola? I passaggi rapidi sono flessibili in modo che tu possa scegliere di applicarli quando vuoi usarli: le regole sono meno flessibili e una volta impostate vengono applicate automaticamente.

La risposta a quale di queste operazioni devi utilizzare dipende dal tuo compito. Utilizzare le regole, ad esempio, quando è possibile identificare un messaggio che deve essere sempre gestito in un modo specifico ogni volta. Quindi dovresti usare una regola se vuoi spostare tutti i messaggi in arrivo dal tuo capo a una particolare cartella. Una regola funzionerà bene qui perché le e-mail del tuo capo saranno facilmente identificabili dall'indirizzo e-mail univoco.

D'altra parte se archivi i comunicati stampa in entrata in una cartella speciale questo potrebbe essere un compito per un Quick Step se tu Non so in anticipo da chi verranno queste email. Senza un modo per identificare in modo univoco un'email come contenente un comunicato stampa, non è possibile scrivere una regola per elaborare automaticamente il messaggio. Tuttavia, è possibile creare un passaggio rapido che è possibile fare clic per spostare qualsiasi messaggio selezionato in una cartella specifica. Quick Step non può identificare che un'e-mail contenga un comunicato stampa - devi farlo - ma accelererà il processo di spostamento dell'e-mail se decidi che è necessario spostarlo. È possibile creare passaggi rapidi e regole nell'area di posta di Outlook utilizzando gli strumenti nella scheda Home.

9. Utilizza i Preferiti

Crea una cartella come preferita in modo che appaia nella parte superiore del riquadro delle cartelle ed è facile da trovare e utilizzare.

Se hai pochi account di posta elettronica, il riquadro delle cartelle può essere affollato di cartelle che creano richiede molto tempo per navigare e trovare quelle cartelle che usi la maggior parte del tempo. Puoi semplificare la ricerca di queste cartelle se le aggiungi come Preferiti. I preferiti vengono visualizzati nella parte superiore dell'elenco delle cartelle quando ci si trova nel modulo Mail.

Se l'area Preferiti non viene visualizzata, passare a Mail e selezionare Visualizza> Riquadro cartelle e fare clic per abilitare Preferiti. Ora puoi aggiungere qualsiasi cartella ai Preferiti facendo clic con il tasto destro nel riquadro Cartella e scegliere Mostra in Preferiti. Puoi persino impostare una cartella di ricerca come Preferito, quindi è facile trovarla e usarla.

10. Comprendere le conseguenze dell'utilizzo di IMAP

Se il tuo servizio di posta elettronica utilizza il protocollo IMAP alcune funzionalità di Outlook non saranno disponibili, incluso il contrassegno dettagliato del messaggio.

Se il tuo account di posta elettronica utilizza il protocollo IMAP, alcune funzioni comuni non lo faranno funziona in Outlook 2013. Questo sarà un problema per un numero crescente di utenti, poiché IMAP ti consente di accedere alle e-mail da qualsiasi dispositivo. Servizi come Hotmail e Gmail, ad esempio, utilizzano IMAP per la posta elettronica.

Quando si utilizza l'email IMAP, in Outlook non è più possibile scaricare solo le intestazioni dei messaggi e decidere da lì quali messaggi scaricare. Invece, ora tutte le e-mail vengono scaricate automaticamente. Inoltre, con IMAP non è possibile aggiungere contrassegni dettagliati ai messaggi. Le bandiere sono attivate o disattivate e non possono essere impostate per significare cose diverse. Non sarà possibile assegnare i messaggi alle categorie, ad eccezione dei messaggi degli account di Hotmail.