5 suggerimenti per potenziare il tuo flusso di lavoro in pdf - guida tecnica

Se sei un piccolo imprenditore o un libero professionista, probabilmente elabori molti PDF. Che si tratti di fatture, preventivi o persino documenti contrattuali, oggigiorno quasi tutto viene inviato in PDF.

Con l'aumentare del numero di PDF, la loro gestione diventa una seccatura. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a potenziare il tuo flusso di lavoro.

1. Documenti OCR con FreeOCR

L'OCR è una grande tecnologia che elabora i tuoi PDF scansionati o scaricati e rende il testo riconoscibile. Ciò può essere particolarmente utile per l'indicizzazione delle pagine acquisite con lo scanner. FreeOCR è un'utilità gratuita per Windows che fa proprio questo.

È un'applicazione leggera che va dai tuoi PDF, ne analizza il contenuto e trasforma il testo non selezionabile nel modulo immagine / PDF in testo normale su cui puoi lavorare.

2. Creare e modificare PDF con Foxit Reader

Foxit Reader è un lettore PDF gratuito per Windows ma può fare molto di più che leggere PDF. L'interfaccia di Foxit sembra pericolosamente vicina alla suite di Microsoft Office ma se guardiamo al lato più luminoso, gli utenti di Office si sentiranno come a casa. Puoi creare un documento in MS Word / Excel proprio come fai ora ma invece di utilizzare lo strumento di esportazione integrato di MS puoi invece utilizzare l'opzione molto migliorata di Foxit.

Nota importante: Foxit Reader ha inserito e disinserito adware (leggi fastidiose barre degli strumenti) con il suo prodotto. Quindi tieni d'occhio i passaggi dell'installazione e assicurati di selezionare la modalità di installazione personalizzata anziché quella predefinita.

Se hai installato Foxit Reader, dovresti vedere le opzioni PDF nei tuoi programmi di Office comodamente posizionate nel menu multifunzione. Se stai cercando un approccio più nativo alla creazione di PDF, Foxit è assolutamente da provare. Puoi anche usare Foxit per annotare ed evidenziare i file PDF.

3. Salva i PDF su Google Drive

Google Drive ti offre gratuitamente 15 GB di spazio di archiviazione che puoi espandere pagando una tariffa annuale. 15 GB saranno sufficienti per la maggior parte di noi. Perché vorresti anche caricare i tuoi PDF su Google Drive, chiedi? Bene, lo stesso motivo per cui esegui il backup di elementi sul cloud. Avere una copia online ha sempre senso.

E con Drive puoi fare molto di più oltre al semplice backup dei PDF. Il sistema di gestione delle cartelle di Google Drive consente di archiviare tutti i PDF in modo sistematico, riducendo in seguito i tempi di recupero. Puoi anche allegarli rapidamente alla tua email in Gmail quando devi inviare un PDF a qualcuno. L'eccellente funzione di allegato di Gmail assicura che un destinatario non debba mai lasciare il browser se vuole solo dare un'occhiata a un allegato.

4. Attiva l'OCR in Google Drive

Google Drive supporta OCR. Ciò significa che salverà i tuoi file PDF OCR e ti consentirà di effettuare ricerche direttamente da esso.

Per abilitare questa funzione, fai clic sull'icona Impostazioni dalla tua pagina Google Drive, quindi vai in Impostazioni caricamento e seleziona l'opzione che dice Converti testo da PDF caricato e file immagine. Ora tutti i file PDF caricati verranno scansionati e convertiti in formato ricercabile.

5. Cerca PDF con Google Drive (o Evernote)

Ora che tutti i tuoi PDF scansionati sono OCR e caricati in una posizione centrale, possono essere utili. Puoi utilizzare Google Drive non solo per cercare PDF in base al titolo ma anche al testo al loro interno.

Quindi, se non ricordi il nome del file PDF che stai cercando, ma ne ricordi vagamente il contenuto, Google Drive può sicuramente aiutarti.

Alternativa: Evernote offre funzionalità simili (e migliorate) ma è disponibile solo per gli utenti Evernote Premium. Se sei uno di loro, non posso raccomandare di usare Evernote per salvare e indicizzare i tuoi PDF in modo sufficientemente efficace. Poiché Evernote è un'applicazione desktop, la ricerca richiede molto meno tempo e i recenti aggiornamenti alla ricerca Evernote l'hanno resa davvero potente. Se sei disposto a pagare per un servizio di gestione dei tuoi file PDF, dovresti assolutamente consultare Evernote.