Etichetta per e-mail: suggerimenti per casa e lavoro

Le regole per la gestione dei messaggi di posta elettronica in modo corretto e rispettoso potrebbero essere vecchie per te, ma non fa male ad esaminare alcuni dei più recenti e meno noti principi di e-mail educata.

Attenzione al spam. Le liste di distribuzione sono una manna dal cielo per ottenere la parola su qualcosa in massa, ma attenzione a non inviare spam ai destinatari. Un problema può sorgere se si hanno più elenchi e si invia lo stesso messaggio a tutti loro: se un individuo appare in ciascuna delle liste "San Francisco", "California", "America" ​​e "Globale", e se si e -mail lo stesso messaggio a tutti e quattro gli elenchi, quella persona riceverà quattro copie. Presta attenzione alle iscrizioni dei vari elenchi e valuta attentamente come intendi utilizzare gli elenchi.

Valuta attentamente chi riceve una risposta. " Rispondi a tutti" è una funzionalità di posta elettronica potente ma ampiamente utilizzata. Quando sono coinvolti più di quattro o cinque destinatari, è necessario utilizzare "rispondi a tutti" solo se il messaggio è di importanza fondamentale per la stragrande maggioranza di quelli elencati. L'uso improprio della funzione "rispondi a tutti" è un colpevole principale in ambienti in cui il flusso di posta elettronica è fuori controllo.

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I messaggi fuori sede sono più utili Organizzare l'invio di una risposta via e-mail automatica "fuori sede" a chiunque invii un messaggio può essere un grande risparmio di tempo per le persone che cercano di mettersi in contatto con te. Assicurati, tuttavia, di sapere come funziona il sistema "fuori ufficio" in modo che la risposta vada fuori solo una volta per mittente e non come una "risposta a tutti" (vedi sopra).

Monique sta cercando di evocare un mandria di unicorni torna al recinto per poter chiudere correttamente il cancello questa volta. Buona fortuna, Monique!

Il richiamo dei messaggi non funziona. Tranne che in alcuni sistemi di posta elettronica aziendali, una volta premuto Invia, il messaggio non è più disponibile. Trasmettendo una notifica "Joe Smith vorrebbe richiamare questo messaggio", stai dicendo ai tuoi destinatari non solo che non sai come comporre correttamente un messaggio e-mail, ma che non capisci come i sistemi di posta elettronica

Dimentica la potenza della penna. In questi giorni, sia che invii un biglietto di ringraziamento o un semplice saluto, una nota scritta a mano avrà un impatto molto maggiore di una e-mail tratteggiata Messaggio. A partire dall'11 maggio 2009, la spedizione di una lettera di prima classe costa 44 centesimi.