Strategie di posta elettronica: allegati, righe di soggetto

Persone: è il 2009. L'e-mail non è un fenomeno nuovo. Come pianeta, ci siamo occupati da un paio di decenni. Abbiamo anche delle guide di galateo sull'argomento (come "E-Mail Etiquette: Tips for Home and Work" e "E-Mail Etiquette" per esempio). Eppure alcuni, per quanto intelligenti, sono sicuri che la gente non ha ancora imparato le basi. Come scrivere una riga dell'oggetto efficace.

Ad esempio, di recente ho ricevuto un messaggio di posta elettronica con questo oggetto: "Da utente Joe". (I nomi sono stati cambiati per proteggere il, er, errato.)

Um, Joe? So che è da te. Lo dice proprio lì nel campo Da. Quello che non so è di cosa tratta la tua e-mail o perché dovrei leggerla.

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Un altro messaggio è arrivato con l'oggetto " PROBLEMI." Di nuovo, niente di troppo illuminante lì. Hai bisogno di aiuto per risolvere un problema o stai scrivendo per prendermi in giro? Ho già un sacco di questi ultimi, grazie.

Penso che i peggiori trasgressori siano persone che non possono essere disturbate a scrivere una riga dell'oggetto. È come bussare alla porta, guardare attraverso lo spioncino e non vedere nessuno dall'altra parte. Suppongo che non sia necessario aprirlo!

Ora, è il mio lavoro leggere la tua posta, e lo faccio, felicemente. (Ahimè, non posso rispondere a tutto questo, ma cerco di rispondere alle domande qui ogni volta che posso.) Ma se stai sperando nella migliore risposta possibile da qualsiasi e-mail che invii, è importante prendersi cura di il tuo oggetto.

In altre parole, fallo breve ma informativo. Se stai scrivendo su Hassle-Free PC, ad esempio, fornisci una breve descrizione del tuo problema. Un grande esempio: "Computer che non riconosce le unità DVD / CD-ROM."

Ricorda che l'oggetto della tua e-mail è la prima cosa che il destinatario vede. Dovrebbe essere un piccolo riepilogo di ciò che è nel corpo dell'e-mail. Qualsiasi altra cosa e il tuo messaggio potrebbero essere trascurati, ignorati o semplicemente ignorati.

Tre modi per evitare allegati dimenticati

Perché sono perfetto in ogni modo, non ho mai dimenticato di allegare un file a un'email. Ma sono stato dal lato ricevente, e niente batte la sensazione di superiorità che deriva dal comporre questa risposta: "Hai dimenticato l'attaccamento, scemo!"

Per evitare smackdown di e-mail del genere, considera l'installazione di un plug-in in questo segnala allarmi dimenticati (l'equivalente digitale di presentarsi alla porta di qualcuno senza pantaloni).

Questi strumenti analizzano i messaggi in uscita per parole chiave come "file", "allegato" e "allegato". Se rilevano una parola simile ma non c'è nulla in allegato, riceverai un avviso, consentendo così di allegare il file previsto ed evitare futuri imbarazzi.

Gli utenti di Outlook 2007 possono afferrare il PowerToy allegato mancante, o il molto più robusto Rilevatore di allegati dimenticati (che supporta parole chiave personalizzate e può persino avvertirti in merito alle righe dell'oggetto vuoto).

Se stai utilizzando una versione precedente di Outlook, prova ad Attached4Sure - supporta tutte le versioni che risalgono al 2002.

Migliore notizie di tutti? Ogni singolo plug-in che ho menzionato è gratuito.

Rick Broida scrive il blog PC Hassle-Free di PC World. Iscriviti per ricevere la newsletter di Rick via e-mail ogni settimana.