Ottieni grandi strumenti di monitoraggio delle spese per il tuo piccolo ufficio

ExpenseWatch aiuta le piccole e medie imprese a monitorare e approvare i costi aziendali attraverso un'applicazione basata su browser. Se si utilizza un sistema basato su carta o altro sistema goffo per gestire le richieste di acquisto e le fatture, il servizio potrebbe potenzialmente risparmiare sui costi di manodopera automatizzando questi processi. Potrebbe anche farti risparmiare denaro con i suoi strumenti di auditing, dando nuove prospettive su dove puoi ridurre i budget. Questi strumenti sono standard per le grandi aziende, ma ExpenseWatch potrebbe mettere il tuo equipaggiamento più piccolo alla pari.

ExpenseWatch è suddiviso in licenze utente mensili per ciascuno dei suoi tre strumenti: viaggio e intrattenimento, acquisti e gestione delle fatture. In pratica, avrai bisogno di una licenza per ogni utente concorrente, come ad esempio il numero di persone che in genere viaggiano contemporaneamente per la prima o una per direttore di reparto per l'acquisto. Ogni licenza di viaggio e di intrattenimento costa $ 16 mentre gli altri due tipi costano $ 31 ciascuno. (È disponibile anche una versione di prova gratuita.)

Lo strumento di viaggio e intrattenimento consente ai dipendenti sulla strada di immettere direttamente i costi nel momento in cui si verificano. Sarai in grado di impostare i parametri automatici per l'approvazione, ad esempio una cena con i clienti, fino a $ 35 / persona o accettare le transazioni manualmente. Quindi questi articoli possono essere automaticamente indirizzati al reparto contabilità per il rimborso e altri libri contabili. E le funzioni di auditing, come confrontare il reddito del cliente di un socio di vendita con le relative spese, possono aiutarti a ottenere una prospettiva più ampia su come spendi.

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Lo strumento di acquisto consente i dipendenti fanno richieste per forniture per ufficio o articoli più grandi, mantenendo la stessa traccia di approvazione automatica o manuale. È possibile effettuare acquisti con diversi siti Web, tra cui Dell, CDW e Office Depot, inserendo automaticamente tali transazioni nel sistema. Oppure puoi inserire manualmente i dettagli dell'acquisto. I report dettagliano quanto spendi ai tuoi maggiori fornitori; è possibile utilizzare tali dati per negoziare sconti o altri vantaggi.

Lo strumento di gestione delle fatture traccia il budget e il pagamento delle commesse e altre fatture. Come gli altri due strumenti, stabilisce un flusso di lavoro e un processo di approvazione. Documenta chi ha approvato un contratto e una fattura e da quale budget proviene. Le fatture che sono state effettuate con lo strumento di acquisto includono automaticamente tale cronologia, ma è possibile aggiungere anche fatture non correlate. E molti parametri, come i limiti di budget, possono aiutarti a tenere traccia di questi costi.

Se la tua azienda sta crescendo e spendendo di più, questi strumenti di spesa e controllo possono essere particolarmente utili. Forse hai aggiunto nuovi dipendenti che hanno bisogno di fare acquisti o avere budget più grandi; farai in modo che l'attività non diventi inutile. Oppure, se stai affrontando tempi più snelli, potresti utilizzare gli strumenti per semplificare il processo di approvazione e indicare i luoghi da tagliare. In entrambe le situazioni - o una combinazione di entrambi - ExpenseWatch potrebbe essere proprio quello di cui hai bisogno per mantenere un business prosperoso.

Zack Stern è uno scrittore freelance ed editore con sede a San Francisco.