Google Calendar: sincronizzazione Outlook o telefono, Aggiungi funzionalità

Alcuni mesi fa ti ho spiegato come aggiungere eventi a Google Calendar inviando messaggi di testo dal tuo telefono. Da allora ho scoperto altri modi per ottenere il calendario e i dati di contatto in Google Calendar, Contatti e Gmail. Continua a leggere per una nuova serie di suggerimenti.

Sincronizza Outlook con il tuo Google Calendar

La maggior parte dei miei dati di calendario vive in Outlook. Non per scelta, intendiamoci, ma perché è esattamente dove si è accumulato nel corso degli anni.

Preferirei usare Google Calendar, che è più versatile e meno, beh, Outlooky. Un solo problema: come trasferisco i miei dati da questi ultimi a quelli precedenti? E, altrettanto importante, come posso mantenere sincronizzate le due entità?

Sorprendentemente poche persone sanno che Google offre una soluzione: il nome corretto di Google Calendar Sync. Questa utilità gratuita funziona sotto Windows e mantiene automaticamente sincronizzati Google Calendar e il calendario di Outlook.

Ciò significa che è possibile inserire un appuntamento in un punto e verrà automaticamente visualizzato nell'altro - e viceversa. Ma hai anche la possibilità di seguire una sincronizzazione unidirezionale, come copiare tutti gli appuntamenti di Outlook su GCal ma non copiare gli appuntamenti di GCal su Outlook.

Google Calendar Sync è compatibile con Windows XP e Vista (anche se nella mia esperienza funziona bene anche con Windows 7). Richiede Outlook 2003 o 2007 - Non sono sicuro se è compatibile con Outlook 2010.

L'installazione è un gioco da ragazzi:

1. Scarica ed esegui l'utility.
2. Inserisci le informazioni del tuo account Google.
3. Scegli la tua opzione di sincronizzazione (in un modo o in due).
4. Specifica con quale frequenza l'utilità dovrebbe sincronizzare i tuoi calendari (il valore predefinito è ogni due ore).

Il gioco è fatto! La prima sincronizzazione richiede un paio di minuti; dopo di ciò, è praticamente istantaneo. Ora puoi utilizzare entrambi i calendari come ritieni opportuno, mantenendo contemporaneamente la sincronizzazione.

Sincronizza Google Calendar con lo smartphone

Una delle cose che amo di Google Calendar è che non richiede alcun componente desktop. Certo, puoi sincronizzarlo con Outlook, ma non tutti hanno bisogno o vogliono un programma del genere solo per gestire gli appuntamenti.

Infatti, sempre più persone preferiscono mantenere i loro calendari sui loro telefoni cellulari, proprio come fanno le loro rubriche.

Se utilizzi Outlook, probabilmente lo hai già configurato per la sincronizzazione con il telefono. In caso contrario, o se, come me, stai cercando di allontanarti da quella bestia pesante, non guardare oltre Google Sync - un servizio gratuito che sincronizza i telefoni cellulari con Google Calendar.

E non solo Google Calendar, ma anche Contatti Google e Gmail. Il servizio funziona con dispositivi BlackBerry, iPhone e Nokia S60. (Perché non Android? Perché il sistema operativo mobile di Google si sincronizza già con i vari servizi di Google, come per Palm Pre e Pixi, possono sincronizzarsi con Google immediatamente.)

Google fornisce tutte le istruzioni necessarie per configurazione e utilizzo di Google Sync, quindi non li cambierò qui. Il mio obiettivo è semplicemente spiegare perché è una buona idea.

Se sei già un utente di Google Calendar, dovrebbe essere abbastanza ovvio: la sincronizzazione porta una copia del tuo programma sul telefono e mantiene entrambe le versioni aggiornate. Handy!

Se non sei un utente di Google Calendar, Sync ti offre un backup online del tuo programma, cosa che potrebbe rivelarsi preziosa se il tuo telefono viene danneggiato, perso, rubato, ecc.

Inoltre, c'è c'è molto da dire per avere un calendario accessibile da qualsiasi dispositivo abilitato al Web (desktop, netbook, iPad, ecc.). Lo stesso vale per i tuoi contatti.

Aggiungi una casella 'Prossima riunione' a Google Calendar

Ora che sai come sincronizzare smartphone e Outlook con Google Calendar, parliamo di altri modi per renderlo più utile.

Come molte app e servizi di Google, Calendar offre una sezione "laboratori" in cui puoi trovare vari miglioramenti e miglioramenti che sono ancora in fase di test. Uno dei miei preferiti è Next Meeting, che aggiunge una casella che mostra - hai indovinato - il tuo prossimo appuntamento programmato. È un piccolo cambiamento, ma molto pratico.

Per attivare Prossima riunione, accedi a Google Calendar, quindi fai clic sul piccolo beaker verde visualizzato nell'angolo in alto a destra della pagina. Questo ti porterà alla pagina Labs. Scorri verso il basso quasi fino in fondo, trova Prossima riunione, fai clic su Abilita, quindi fai clic sul pulsante Salva in basso.

Tutto qui! Ora, quando guardi il tuo calendario, vedrai la nuova casella nell'angolo in basso a destra. Mostra la prossima voce programmata nel tuo calendario e un timer per il conto alla rovescia.

Come ho detto, è un piccolo aggiustamento - ma sicuramente ne vale la pena.

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