Google Voice rende le piccole imprese più grandi

Google Voice è stato oggetto di polemiche e ha fatto notizia per tutti i motivi sbagliati dal momento che la disponibilità è stata ampliata all'inizio di quest'anno. D'altra parte, anche se la disponibilità è limitata, Google Voice ha raggiunto quasi 1,5 milioni di utenti e metà di loro utilizza il servizio quotidianamente.

Google Voice trascrive i messaggi vocali e li invia per e-mail.

Il motivo per la sua popolarità non è difficile da vedere. Google Voice offre una miriade di funzioni di gestione delle chiamate a un prezzo imbattibile. Per le piccole e medie imprese, Google Voice è un'opportunità per utilizzare funzionalità avanzate di gestione delle chiamate tipicamente riservate per soluzioni voce costose in aziende di grandi dimensioni.

Le grandi aziende hanno IP-PBX e amministratori vocali dedicati per gestirle o hanno fatto la mossa alle comunicazioni unificate e avere un ambiente vocale costruito attorno a Microsoft o Cisco o qualche altro fornitore di comunicazioni unificate. Tuttavia, le piccole e medie imprese non dispongono delle risorse finanziarie o personali per tali soluzioni. Diamo un'occhiata a come le aziende più piccole possono far funzionare Google Voice.

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Suoneria simultanea

Google Voice ti consente di ricevere contemporaneamente una chiamata in entrata al numero di Google Voice su più telefoni. Su base individuale, le chiamate possono squillare contemporaneamente un telefono da ufficio e un telefono cellulare per garantire che le chiamate importanti ti raggiungano ovunque tu sia.

Le aziende possono utilizzare questa funzione come una forma di routing di chiamata da reparto. Puoi utilizzare un numero di Google Voice per un reparto, ad esempio vendite o assistenza clienti, e far sì che il numero di Google Voice squilli simultaneamente i telefoni da scrivania di tutte le persone nel reparto in modo che i clienti ottengano una risposta efficiente.

Personalizzato Chiama il saluto e il routing

Puoi configurare i gruppi in Google Voice e stabilire opzioni di gestione delle chiamate univoche per ciascun gruppo. Un reparto vendite può utilizzare questa funzione per impostare diversi gruppi per ciascun venditore. Le chiamate in entrata associate al gruppo di un addetto alle vendite possono essere indirizzate solo alla scrivania e al telefono cellulare dell'utente designato e, se la chiamata viene inoltrata a Voicemail, può ricevere un messaggio personalizzato dal singolo addetto alle vendite anziché un saluto generico.

Utilizzando un numero di Google Voice in questo modo, tutti i clienti possono comporre un numero per raggiungere il reparto vendite, ma i clienti esistenti verranno indirizzati al personale di vendita designato, mentre le chiamate da nuovi e potenziali clienti verranno gestite utilizzando le impostazioni predefinite per contemporaneamente chiama l'intero reparto.

Voicemail via e-mail

Quando un nuovo messaggio vocale viene ricevuto in Google Voice, è possibile inviare la segreteria telefonica a un indirizzo e-mail e / o trascrivere l'audio nel testo di un messaggio e-mail. Puoi configurare Google Voice per recapitare i messaggi Voicemail a un gruppo di e-mail o a un indirizzo di lista di distribuzione in modo che tutti i membri del dipartimento ricevano la segreteria.

Avere il messaggio vocale inviato all'e-mail aiuterà a garantire che non venga trascurato interamente, e la distribuzione del messaggio a un gruppo può migliorare l'efficienza con cui il dipartimento risponde alle richieste dei clienti e portare a una soddisfazione del cliente significativamente più elevata.

Call screening

Puoi configurare Google Voice per annunciare le chiamate in arrivo a te prima di te decidere se accettare o meno la chiamata. Quando il telefono squilla e tu rispondi non sei collegato immediatamente con il chiamante. Google Voice identificherà la fonte della chiamata, a quel punto potrai scegliere se accettarla o passarla alla segreteria.

Questa funzione può essere utilizzata da un singolo o da un team per ridurre lo spreco di tempo e migliorare la produttività. Se ci si trova nel bel mezzo di un progetto, è possibile continuare a effettuare chiamate importanti, mentre altre chiamate possono essere inviate alla posta vocale in modo da rimanere concentrati su attività più produttive.

Google ha recentemente annunciato una nuova opzione, una sorta di Google Voice Lite, che ti consente di utilizzare alcune funzioni di Google Voice mantenendo il tuo numero esistente, ma le funzioni che ho elencato sopra richiedono l'account Google Voice standard. Google Voice non è ancora disponibile per il pubblico generale, ma se conosci un amico o un amico con Google Voice potresti ricevere un invito.

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Tony Bradley è un esperto di sicurezza delle informazioni e comunicazioni unificate con oltre un decennio di esperienza IT aziendale. Tweets come @PCSecurityNews e fornisce suggerimenti, consigli e recensioni sulla sicurezza delle informazioni e le tecnologie di comunicazione unificata sul suo sito a tonybradley.com.