Aggiungi il calendario che mostra il programma per visualizzare le risposte fuori sede

L'impostazione delle risposte Fuori sede (OOO) per automatizzare le risposte via e-mail (quando si è in vacanza) fornisce un tocco professionale al modo in cui gestiamo le nostre e-mail. Tuttavia, la maggior parte di noi ha sviluppato o avviato il processo standard di dettaglio solo delle nostre date di indisponibilità nei nostri messaggi.

Cambiamo questo stile e diamo una curva innovativa a ciò che i mailer vedono nelle nostre risposte automatizzate. Perché non provare a includere i dettagli del nostro impegno durante quel periodo (o prima e dopo quel periodo) in modo che le persone che cercavano di raggiungerci possano pianificare di contattare (di nuovo) di conseguenza.

E oggi impareremo come includere tali dettagli in modo grafico, cioè aggiungendo un mini calendario (con dettagli selezionati) a tali messaggi in MS Outlook.

Passaggi per includere un mini calendario nelle risposte alle vacanze

Il processo attraverso i passaggi 1 e 2 è comune per tutti gli utenti di Outlook. Il passaggio 3, tuttavia, non si applica a coloro che utilizzano l'Assistente OOO (disponibile nell'edizione MS Outlook Exchange). Tratteremo ciò che tali utenti possono fare, verso la fine.

Passaggio 1: avviare il client MS Outlook e accedere alla sezione Calendario dalla parte inferiore del riquadro sinistro. Fare clic con il tasto destro del mouse sul calendario che si desidera includere nei messaggi automatici; e poi premi su Invia via e-mail.

Passaggio 2: visualizzerai una finestra di dialogo in cui dovrai impostare l'intervallo di date e selezionare l'ambito del calendario che desideri condividere.

(a) Puoi anche cambiare il tuo calendario qui, nel caso in cui avessi fatto una scelta sbagliata o decidessi di cambiare.

(b) Seleziona l'intervallo / il periodo in cui desideri inserire parte delle risposte. In generale, sarebbero i prossimi 7 giorni (almeno lo faccio).

(c) Scegli i dettagli che desideri condividere. Qui, preferisco impostare i dettagli limitati.

(d) È possibile attivare o disattivare le Impostazioni avanzate per ulteriori preferenze e limitazioni.

Dopo aver salvato le impostazioni, il calendario verrà importato come messaggio di posta elettronica. Vedrai un calendario in miniatura con indici di colore nelle date che definiscono il tuo impegno. Le date forniscono anche collegamenti ai dettagli indicati più in basso nel messaggio.

Ti suggerisco di rimuovere l'allegato perché diventerebbero dati ridondanti.

Passaggio 3: la procedura successiva include la creazione di una nuova regola e l'impostazione come risposta alle vacanze. È spiegato in modo dettagliato su un altro post qui. Segui i passaggi da 2 a fine dell'articolo.

Nota: per coloro che utilizzano OOO Assistant, copia il risultato del passaggio 2, vai al punto in cui hai impostato il messaggio per le risposte e incollalo lì.

Conclusione

Quindi, hai intenzione di impostare le tue risposte con un mini calendario la prossima volta? Garantisco che coloro che riceveranno tali risposte ti apprezzeranno più che mai. Non dimenticare di condividere questo articolo con colleghi e amici se ti piace.