Come eseguire il backup e la sincronizzazione dei documenti Zoho

Quando si tratta di scegliere tra Google Documenti, Zoho Docs (Writer) o MS Word Online, e la preoccupazione principale che viene in mente è la disponibilità multipiattaforma. Tutto ciò che serve è una buona connessione a Internet e puoi continuare il tuo lavoro praticamente ovunque. E la funzionalità di collaborazione è la ciliegina sulla torta.

Sentirai un ulteriore senso di sicurezza se sai di avere una copia di backup su cui ripiegare se, per alcune circostanze impreviste, non riesci ad accedere ai file principali. Una situazione triste, ma come tutti sappiamo, succede al meglio di noi.

Oggi, fare un backup su cloud dei tuoi file offline è quasi considerato una norma. E inutile dirlo, è vero anche l'altro modo. Dopotutto, non vorrai perdere i tuoi preziosi dati.

Per fortuna, Zoho Docs ti consente di sincronizzare i tuoi file con servizi come Dropbox o ti consente di salvare il tuo file Writer sul tuo account Google Drive.

Vediamo come farlo funzionare.

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Sincronizzazione con Dropbox

Zoho Docs ti consente anche di configurare il tuo account Dropbox. L'unico problema è che si tratta di una sincronizzazione bidirezionale, il che significa che tutti i tuoi file sul tuo account Dropbox saranno sincronizzati con Zoho e viceversa.

Per configurare il tuo account Dropbox, procedi nel seguente modo.

Passaggio 1: Apri Zoho Docs e fai clic sull'icona Dropbox nell'angolo in alto a destra. Fai clic su Configura il tuo account Dropbox.

Ora verrai reindirizzato a una nuova pagina di accesso. Tutto quello che devi fare è inserire i dettagli del tuo account Dropbox e accedere.

Passaggio 2: una volta verificato l'account, vedrai il tuo nome utente Dropbox. Cliccaci sopra e verrai reindirizzato alla pagina di configurazione della sincronizzazione.

Verranno visualizzate le strutture delle cartelle di Dropbox e Zoho Docs e tutto ciò che devi fare è selezionare la cartella giusta per la tua attività. Una volta fatto, premi il pulsante Sincronizza cartelle e il gioco è fatto. La sincronizzazione inizierà immediatamente.

Puoi persino selezionare i tempi di sincronizzazione. A seconda della priorità, è possibile selezionare Sincronizza continuamente. Ma, direi, scegli l'opzione Sincronizza una volta poiché si occupa della maggior parte delle cose.

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Cose da tenere a mente

Zoho Docs consente di sincronizzare solo una cartella Dropbox. Per ora, ho tenuto vuota la mia cartella Dropbox perché non voglio questi file in Zoho. Inoltre, Zoho non consente la sincronizzazione di sottocartelle e file all'interno di tali cartelle.

Inoltre, se si elimina un file in uno dei servizi, è necessario rimuovere manualmente i file nell'altro. Questo perché Zoho Docs non ha la sincronizzazione dell'eliminazione dei file, come al momento della scrittura.

Sincronizzazione con Google Drive

Zoho Docs non ti consente di sincronizzare cartelle o documenti su Google Drive, tecnicamente parlando. Invece, puoi salvare un file direttamente su Google Drive. Puoi utilizzare questo processo anche per salvare i file nella cartella Dropbox.

Dopo aver completato il lavoro sul documento (e tutti i commenti indirizzati), fai clic su File> Salva su altri azionamenti e seleziona Google Drive dall'elenco.

Abbastanza naturalmente, dovresti accedere e fornire le autorizzazioni pertinenti. Una volta fatto, dovresti essere in grado di vedere tutte le cartelle di Google Drive ordinatamente visualizzate nella piccola finestra.

Ora puoi selezionare o creare una nuova cartella per salvare il tuo file. Basta premere il pulsante "Aggiungi a questa cartella" e il documento verrà caricato immediatamente.

La cosa buona di questo processo è che puoi selezionare il formato del tuo file. Da PDF a DOCX o ODT, sei libero di scegliere da un elenco decente di opzioni. Puoi anche aggiungere più di un account Google Drive. Inoltre, se sei un po 'paranoico su problemi di privacy e sicurezza, puoi anche rimuovere l'account, una volta terminato il tuo lavoro.

Per entrambi, fai clic su Opzioni> Rimuovi nella finestra Salva su altre unità.

Sfortunatamente, la stessa funzione non è abilitata per Zoho Presentation o Zoho Spreadsheet.

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Che dire di backup offline

Sebbene Zoho Docs non fornisca un modo nativo per il backup dei file sul tuo PC, c'è un po 'di soluzione. Usandolo puoi ottenere risultati quasi simili. Ho detto simile e non esatto.

Se sei un normale utente di Zoho Docs, ormai devi sapere che ti consente di scaricare file sul tuo PC. La cosa buona è che Zoho Docs offre molte opzioni tra cui scegliere. Quindi, se si desidera salvare il file come PDF o come file di testo semplice, la scelta è tua.

Per fare ciò, apri File, fai clic su Scarica come e scegli una delle opzioni. Puoi anche scegliere di proteggere i tuoi file con una password nel caso in cui utilizzi un computer condiviso.

Suggerimento: Zoho Writer offre una modalità di scrittura senza distrazioni chiamata Focus Typing. Per accedervi, fai clic su Strumenti> Opzioni layout e attiva o disattiva l'interruttore per Digitazione focus.

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Benvenuto Pace!

Con un tocco moderno e fantastici strumenti di modifica, Zoho Docs è uno strumento adatto a tutte le tue attività di elaborazione testi o fogli di calcolo. Inoltre, le funzioni di collaborazione ordinate sono la ciliegina sulla torta in alto. E una volta che hai trovato il modo corretto di eseguire il backup di tutti i tuoi documenti importanti, direi che sarai ordinato.

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