Come creare e gestire le regole nella webmail di Outlook 365

La gestione delle e-mail è un compito arduo. Dalla risposta alle e-mail in tempo e all'aggiunta di promemoria alle e-mail essenziali, ci sono molte cose che contendono la nostra attenzione. Inoltre, un'orda di e-mail di spam che sporcano la posta in arrivo si aggiunge al mal di testa. Alla fine, una cassetta postale non organizzata rende difficile trovare e-mail importanti.

Sì, la gestione della posta elettronica è un'attività difficile, ma per fortuna, può essere resa più semplice tramite le regole. Outlook 365 Webmail supporta una varietà di regole che consentono di inoltrare le e-mail a una cartella specifica. È possibile eliminare immediatamente le e-mail da un mittente specifico. Sembra bello, vero?

Prima di iniziare, esaminiamo rapidamente il funzionamento delle regole di posta elettronica.

Come funzionano le regole

Le regole sono il modo per ottenere una casella di posta pulita e organizzata. Una regola tipica è costituita da un trigger, un'azione e un'eccezione. Una volta attivata, la regola avvia un'azione come eliminare l'e-mail, aggiungerla a una cartella o inoltrarla a un altro account.

Quando si tratta di regole, Outlook 365 ha molte opzioni, sia azioni che condizioni. Puoi abbinare l'oggetto o selezionare un indirizzo particolare o selezionare manualmente il nome di un mittente.

E la parte migliore è che puoi aggiungere tutte le condizioni che desideri. Tutto quello che devi fare è selezionare le giuste condizioni.

Lo stesso vale per le azioni: le scelte sono molte. Quindi, tutto ciò che devi fare è creare la regola, selezionare la condizione per l'elaborazione di più regole, quindi bingo!

Ora che abbiamo stabilito come funzionano le regole, vediamo come crearle.

Anche su

Come smettere di ricevere e-mail da Twitter

Come creare regole in Outlook 365

Passaggio 1: Apri Outlook e fai clic sull'icona Impostazioni nell'angolo in alto a destra. Quindi, fai clic su Visualizza tutte le impostazioni di Outlook in basso.

Passaggio 2: seleziona Email dal pannello di sinistra, quindi scegli Regole. Ora tocca l'opzione Aggiungi nuove regole e dai un nome alla tua nuova regola.

Se stai selezionando le condizioni Persone, dovrai inserire gli indirizzi giusti. Per quanto riguarda i soggetti, dovrai aggiungere le parole chiave esatte.

Passaggio 3: dopo aver azzerato la condizione, è il momento di aggiungere l'azione. L'azione costituisce ciò che ti piacerebbe fare con le e-mail che soddisfano le condizioni di cui sopra.

In questo momento, la webmail di Outlook 365 ti consente di inoltrare, eliminare, appuntare e-mail, tra molti altri.

Passaggio 4: vuoi che la regola e-mail non si attivi a volte? Se sì, fai clic su Aggiungi un'eccezione e inserisci la condizione richiesta.

Quindi, fai clic su Salva. Lì hai creato una regola e-mail.

Nota: a differenza di altri client di posta elettronica come Gmail, una nuova regola di posta elettronica si applica ai messaggi ricevuti dopo la creazione della regola. Non funzionerà su vecchi messaggi.

Anche su

#e-mail

Clicca qui per vedere la nostra pagina di articoli e-mail

Quando utilizzare Stop Processing More Rule?

È necessario aver notato la casella di controllo Interrompi elaborazione più regola durante la creazione delle regole. Tale opzione si applica se nella tua posta in arrivo sono presenti diverse regole che potrebbero essere applicate a un singolo messaggio.

Ad esempio, supponiamo che tu abbia una regola A che sposta tutte le newsletter da in una cartella denominata GT NL e un'altra regola B che inoltra tutte le e-mail con la parola chiave "Android" al tuo account di posta elettronica secondario.

In questo scenario, non si desidera che la regola B venga eseguita dopo che la regola A è stata eseguita correttamente. Questo è quando l'opzione Arresta l'elaborazione di più regole viene visualizzata in figura. Quando soddisfa una condizione specifica, interrompe l'esecuzione di più regole.

Per questo, devi assicurarti che la priorità delle regole sia impostata di conseguenza, che vedremo nel punto seguente.

Modifica e gestione delle regole in Outlook 365

Su Outlook 365, le regole vengono eseguite secondo l'ordine nella tabella. Per fortuna, l'ordine non è permanente e puoi cambiare la priorità.

Per fare ciò, fai clic sulle frecce Su e Giù. Per modificare una regola, fai clic sull'icona Modifica e apporta le modifiche. Non dimenticare di salvarli!

Suggerimenti bonus: gestire le e-mail in modo intelligente

1. Sweep email

Sweep è un altro modo per una casella di posta più pulita. Proprio come le Regole, questo ti consente di eliminare automaticamente tutte le email da un particolare mittente.

Non cancella semplicemente le email. Puoi scegliere di rimuovere le e-mail o di conservare le ultime e-mail nella catena.

Spazzare un'e-mail è semplicissimo. Apri la posta che ti disturba e tocca l'icona Sweep in alto.

Quindi, selezionare le opzioni dal menu a discesa. Il secondo è il migliore in quanto crea automaticamente una regola. Una volta fatto, premi Salva.

Nota: opzione Sweep nelle cartelle Posta inviata, Bozze, Posta indesiderata e Posta eliminata.

Anche su

I 15 migliori suggerimenti su Outlook per iOS per usarlo come un professionista

2. Blocca mittenti e domini

A parte quanto sopra, puoi bloccare del tutto determinati mittenti e domini. Vai alla sezione Posta indesiderata, fai clic su Aggiungi e inserisci gli indirizzi e-mail o il nome di dominio.

Allo stesso tempo, puoi anche aggiungere mittenti e domini sicuri. Questa opzione assicura che le e-mail importanti (o e-mail di persone importanti) non finiscano nella cartella cestino.

Basta toccare Aggiungi e aggiungere il nome di dominio o gli indirizzi e-mail.

Ciao, Posta in arrivo più intelligente!

Bene, è così che puoi creare e gestire le regole e mantenere la tua casella di posta pulita da tutto il disordine insignificante. Dopotutto, non possiamo permetterci di perdere le e-mail importanti, vero?

Se stai usando regole interessanti che desideri condividere, menzionale nella sezione commenti qui sotto.

Next up: Vuoi sbarazzarti delle newsletter indesiderate dalla tua casella di posta? Il seguente post ti mostrerà come farlo.