Come creare regole basate su oggetti e-mail in Outlook 2013

Usi MS Outlook come client di posta elettronica desktop? E lo usi solo allo scopo di inviare e ricevere e-mail? Sapevi che potresti metterlo ad altri usi come l'organizzazione di liste di cose da fare e promemoria per le attività?

Bene, faccio molto di più con il mio. Lo uso come ripetitore automatico di e-mail, come strumento per organizzare le mie e-mail e molto altro. Uno dei miei preferiti è usare MS Outlook per condurre sondaggi. Il cliente può ordinare in modo bello e automatico le statistiche del sondaggio via e-mail. In realtà, il trucco necessario per farlo può essere applicato in molti altri casi. Stiamo parlando della creazione di regole per le e-mail in base ai loro argomenti.

Continuiamo con l'esempio del sondaggio. Supponiamo che tu faccia parte di un'organizzazione e che si supponga che invii un invito a un evento di massa ai dipendenti mentre raccogli i dati di quanti desiderano partecipare. È facile, è sufficiente aggiungere un pulsante di voto e chiedere ai destinatari di rispondere con un Sì o No facendo clic sul pulsante di voto.

Nota: il nostro tutorial si basa su MS Outlook 2013. Tuttavia, l'installazione è applicabile anche alle versioni precedenti. L'unica differenza sarebbe l'interfaccia utente.

Ora, il problema è raccogliere le statistiche. Scorrerai la tua casella di posta, conterai ogni risposta e separerai manualmente i Sì e i No ? Ci sono modi migliori; te ne mostreremo uno.

Ho intenzione di inviare una e-mail con oggetto Trasmetti il tuo voto e un pulsante di voto che può essere utilizzato per rispondere con Sì o No. Fare clic sull'opzione Usa pulsanti di voto per inserire i pulsanti.

Prima di inviarlo ho intenzione di impostare lo strumento per essere pronto ad ascoltare le risposte e contare le statistiche da solo. Ecco cosa devo configurare.

Creazione di cartelle statistiche

Vorrei accedere alla mia Posta in arrivo, nel riquadro di sinistra, fare clic con il tasto destro su di esso e creare una nuova cartella. Lo chiamerei Votato Sì.

Allo stesso modo, ne creerei un altro di nome Votato. Il risultato è mostrato nell'immagine qui sotto.

Crea regole di ascolto

Ora, ho bisogno di creare regole in modo che Outlook possa applicare le regole ai messaggi appena arrivano e inserirli nelle rispettive cartelle. Segui i passaggi per creare le regole.

Passaggio 1: vai alla scheda Home. Nella sezione Sposta, passa con il mouse su Regole e fai clic su Gestisci regole e avvisi.

Passaggio 2: Inizia facendo clic su Nuova regola.

Passaggio 3: Nella Creazione guidata Regole, Inizia da una regola vuota selezionando Applica regole ai messaggi che ricevo. Clicca su Avanti.

Passaggio 4: selezionare una condizione. Il modo migliore è andare con parole specifiche nell'argomento. Puoi scegliere di avere più condizioni.

Passaggio 5: nel riquadro inferiore della stessa finestra, fare clic su parole specifiche. Aggiungi una stringa di ricerca come Sì: invia il tuo voto. Clicca su Avanti.

Passaggio 6: selezionare un'azione. L'intento desiderato con una risposta in arrivo è di spostarlo in una cartella specificata.

Passaggio 7: nel riquadro inferiore della stessa finestra, fare clic su specificato. Ora seleziona la cartella Votata Sì e fai clic su OK.

Passaggio 8: torna alla procedura guidata Regole, fai clic su Fine. Seguire nuovamente i passaggi da 2 a 7. Questa volta con la stringa di ricerca (passaggio 5) come No: esegui il cast del tuo voto e della cartella (passaggio 7) come numero votato.

Questo è tutto. Torna all'e-mail in bozza, aggiungi il tuo elenco di destinatari e invia. Una volta arrivate le risposte, basta controllare il conteggio in ogni cartella.

Nota: come accennato in precedenza, la regola si basa sull'oggetto dell'email. La risposta avrebbe come prefisso la risposta votata alla riga dell'oggetto. E, quindi, le regole sono allineate in quel modo. Con le opzioni di voto utilizzate, le regole possono variare.

Ti sembra interessante? Significa anche molto lavoro ridotto? Provalo e facci sapere quanto ha funzionato bene.