Come scegliere una soluzione di posta elettronica ospitata

Di tutte le tecnologie che gestiscono la tua azienda, è probabile che nessuna abbia impatto sulla tua azienda tanto quanto la tua vecchia e-mail. Mentre le organizzazioni più grandi dispongono di hardware, infrastruttura e capitale umano per gestire la posta elettronica internamente, le piccole imprese con reparti IT minuscoli o inesistenti non hanno quel lusso. Ecco come ottenere l'efficienza dell'e-mail aziendale di grandi dimensioni su un budget per piccole imprese.

Per le aziende con 5-5 utenti, l'hosting del proprio server di posta non vale lo sforzo e le spese e può effettivamente portare a più tempi di inattività rispetto a un servizio esterno. Mentre può essere una tentazione per le aziende molto piccole di affidarsi semplicemente a servizi di posta elettronica gratuiti come Gmail, Yahoo o Hotmail, c'è qualcosa nell'avere il proprio nome di dominio che rende la tua attività più legittima. L'utilizzo di un account e-mail gratuito è un regalo indegno che la tua organizzazione esegue con pochi tiri. Fortunatamente, sia Google che Microsoft offrono soluzioni di posta elettronica ospitate convenienti e robuste.

Solo poche settimane fa, Google ha avuto un enorme vantaggio come soluzione hosted più economica, ma Microsoft ha recentemente tagliato i suoi prezzi a metà Google una vera concorrenza. Ancora, Microsoft Exchange Online a $ 60 per utente all'anno è qualche soldo in più rispetto a Google Apps Premiere Edition (GAPE) a $ 50. Sia Google che Microsoft offrono 25 GB di spazio di archiviazione con i loro account.

Un fattore decisivo nella scelta di Exchange ospitato su Gmail è la necessità o meno di utilizzare Outlook. Ovviamente, Outlook supporta Gmail tramite IMAP, ma dal momento che si tratta di un protocollo solo per la posta, non potrai condividere il tuo calendario con i colleghi senza collegarti al Web. Questa è una funzionalità make-or-break per molte persone.

Un altro motivo per considerare Exchange è se ti affidi a app di terze parti che si collegano strettamente a Outlook. Xobni, ad esempio, è un ottimo strumento di gestione dei contatti e di social networking che funziona esclusivamente con Outlook.

Anche Google Premiere Edition presenta alcuni importanti vantaggi. Se sei un utente Gmail, sai già come possono essere utili le etichette e non le troverai in Outlook. Google ha anche il vantaggio di essere indipendente dal browser, avrai la stessa esperienza indipendentemente dal fatto che tu preferisca Firefox, IE o Chrome. Fino al momento in cui Exchange Online esegue la migrazione a Exchange 2010 all'inizio del 2010, si è limitati a Outlook Web Access Light quando si utilizzano browser diversi da Internet Explorer.

Mentre Outlook non supporta le funzionalità complete di Google Apps Premiere Edition, gli utenti di Outlook puoi ancora accedere a Google Apps Premiere Edition tramite un plug-in.

Se sei già un utente di Google Documenti, ti divertirai con l'accesso unico per e-mail, Google Documenti e altri servizi Google. Ovviamente Microsoft offre anche una miriade di funzionalità online aggiuntive come SharePoint, Office Live Meeting e Office Communications Live, ma è necessario effettuare l'aggiornamento a Business Productivity Online a $ 120 per utente all'anno per utilizzarle.

Entrambi Google Apps Premiere Edition ed Exchange Online possono sincronizzarsi con i controller di dominio Active Directory dell'organizzazione. Ciò riduce il numero di password che gli utenti devono ricordare e abilita l'esperienza di single sign-on.

Google Apps Premiere Edition offre alle piccole imprese il miglior rapporto qualità-prezzo, con un margine ristretto. Poiché entrambe le offerte garantiscono un uptime del 99,9 percento, l'affidabilità dovrebbe essere comparabile tra i servizi. Se le tue esigenze di posta elettronica sono semplici, Google ti copre. Se devi utilizzare Outlook, seleziona Exchange Online.

NOTA: questo articolo è stato aggiornato per chiarire i fatti relativi alla tolleranza di archiviazione di Microsoft e al supporto di Google per Active Directory e Microsoft Outlook.

Michael Scalisi è un manager IT basato in Alameda, California.