Come mantenere "dipendenti da casa" i dipendenti responsabili - senza spionaggio

Sono stato un dipendente part-time, lavoro-da-casa per anni. E sì, io faccio lavoro. Un sacco. Tuttavia, ho sentito dei sussurri da colleghi che si chiedono se sto solo evitando il pendolarismo per trascorrere del tempo di qualità con il mio bucato. E poi ci sono le mamme che incontro al parco nel mio giorno libero - quelle che dicono di amare "lavorare da casa" (complete di citazioni aeree) perché "mi danno così tanto tempo libero".

Sono dandomi un brutto nome. Ma la mia più grande preoccupazione è se il mio capo sappia quanto lavoro sto facendo.

Lavoro da casa. Lavorare da remoto. Telelavoro. Non importa come lo chiami, lavorare da qualche altra parte che non sia l'ufficio della tua azienda ha avuto un brutto colpo di recente. Con l'amministratore delegato di Yahoo, Marissa Mayer, che ha vietato la pratica e che Best Buy ha imposto limiti rigorosi alla politica del lavoro da casa, le notizie sono state negative sia per i dirigenti che per i dipendenti che si affidano alla flessibilità offerta dal telelavoro.

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I telelavoratori e i capi che ci assumono, si prendono coraggio. Oggi, il telelavoro è più facile che mai, grazie in gran parte a una serie di prodotti gratuiti ea basso costo che possono aiutare a mantenere i dipendenti remoti produttivi, responsabili e in contatto. La maggior parte degli strumenti è così conveniente e facile da usare che anche le più piccole delle piccole imprese possono fare affidamento su di loro.

Non comprare il badmouthing

Gli accordi di lavoro flessibili hanno prosperato dall'avvento di Internet ad alta velocità e hanno guadagnato ulteriore entusiasmo con l'avvento dello smartphone. A volte la pianificazione prevede che i dipendenti sul posto possano lavorare da casa uno o due giorni alla settimana; ma spesso le aziende assumono dipendenti che vivono in stati lontani e in fusi orari diversi. Sfortunatamente, la nuova politica di telelavoro di Yahoo, che dovrebbe entrare in vigore a giugno, mette in cattiva luce questi accordi.

La maggior parte degli impiegati della tecnologia di Ordr.in lavorano nello stesso ufficio, insieme a imprenditori e stagisti. Il software giusto tiene il personale remoto nel circuito e su un piano di parità.

Mayer avrebbe preso la decisione dopo aver controllato i registri VPN dell'azienda per vedere quanto spesso i dipendenti remoti stavano accedendo. Evidentemente, non le piaceva quello che vedeva. L'eccitazione mediatica che ne deriva ha contribuito ad alimentare il fuoco per coloro che pensano che i dipendenti che lavorano a casa non stiano facendo un lavoro onesto.

La cattiva stampa non dovrebbe terminare il telelavoro per tutti, comunque. Abbiamo parlato con diversi amministratori delegati, responsabili delle risorse umane e personale IT presso aziende di piccole e medie dimensioni per scoprire cosa fanno per garantire che i loro lavoratori in remoto effettivamente funzionino. Tutte le persone intervistate sono d'accordo: prendere accordi per i lavoratori in remoto può rendere felici sia i datori di lavoro che i dipendenti. Gli arrangiamenti da casa possono anche massimizzare il tempo sull'orologio e salvare tutti i soldi. Ancora meglio, le aziende possono monitorare il telelavoro senza mai controllare un log VPN.

"In una grande azienda, l'amministratore delegato ha il compito di tenere traccia delle azioni di decine di migliaia di dipendenti e controllare i registri VPN è un modo perfettamente razionale per avviare questo processo ", afferma David Bloom, CEO di Tech Start Ordr.in, che gestisce un team di cinque dipendenti, uno dei quali lavora a distanza. "Ma se lo fai per la tua piccola azienda, hai già perso. Hai perso una misura di fiducia. In una piccola azienda, il CEO dovrebbe avere relazioni molto più personali e interattive con i propri dipendenti. Dovresti avere un sistema in atto per sapere che stanno facendo il loro lavoro, senza guardare i registri del server. "

Parlando faccia a faccia

Bloom dice che fa molto affidamento sulle video chat quotidiane condotte via servizio di chat video gratuito di Google Hangouts. "Tutti si collegano per 15 minuti ogni mattina, quindi possiamo parlare di ciò che abbiamo realizzato e su cosa stiamo lavorando. Abbiamo cinque dipendenti e quattro di noi si trovano nello stesso posto, ma ci colleghiamo tutti separatamente. Questo ci consente di avere un incontro faccia a faccia in cui tutti sono uguali. Non siamo noi quattro seduti in un posto, con il nostro collega seduto da qualche altra parte. "

Arrivare a questo sistema non è stato facile, però. Bloom afferma di aver provato quotidianamente scambi di e-mail, riunioni settimanali e rapporti settimanali dal CEO e dal CTO prima di rendersi conto che un incontro veloce, quotidiano, faccia a faccia (anche se praticamente) era il modo migliore per toccare con mano gli operatori di Ordr.in base. E l'accordo mantiene tutti i suoi dipendenti responsabili per il loro lavoro.

Oltre a condurre questi incontri quotidiani, Ordr.in utilizza il software di gestione delle attività Asana, che è gratuito per le squadre con un massimo di 29 membri. Il software esegue $ 100 al mese per team con 30-50 membri e i prezzi salgono da lì.

GoToMeeting e una configurazione a doppio monitor aiutano il direttore delle finanze e delle operazioni di HiringThing Jess Tejani a lavorare da casa sua nella baia di San Francisco Area.

Josh Siler, fondatore e CTO di HiringThing, che crea software per le aziende che desiderano pubblicare lavori online, ritiene inoltre che il contatto virtuale faccia-a-faccia sia uno dei migliori strumenti per la gestione dei dipendenti remoti. Ha fondato HiringThing come azienda virtuale fin dall'inizio, e i suoi sei dipendenti vivono in vari luoghi della West Coast.

"Utilizziamo GoToMeeting per le videoconferenze tre volte alla settimana", afferma Siler. "Essere in grado di vedere la faccia di qualcuno fa una grande differenza". E non costa molto: GoToMeeting, che ti permette di condurre videoconferenze ad alta definizione che i partecipanti possono unire da un PC o da un dispositivo mobile, parte da $ 49 a mese per riunioni illimitate fino a 25 partecipanti.

Siler dice che l'ufficio virtuale che ha creato a HiringThing è stato efficace. Rileva che l'azienda fa molto affidamento sulle chiamate gratuite e le videoconferenze di Skype, oltre allo strumento di chat Campfire di 37 Signals, che parte da $ 12 al mese per un piano di base che copre 12 utenti e offre 1 GB di spazio di archiviazione. HiringThing utilizza anche le app Gmail e Calendar di Google per le aziende, che partono da $ 5 per utente al mese, e GitHub, che offre strumenti online per lo sviluppo del software. GitHub è gratuito per gli utenti open-source e parte da $ 7 al mese per tutti gli altri sviluppatori di software.

Ma altrettanto importante dei prodotti che HiringThing utilizza è la cultura aziendale che è emersa, afferma Siler. "Siamo basati sulla fiducia e non controlliamo i nostri dipendenti. Giudichiamo tutti in base alla loro produzione. Chiunque può rendere flessibile il proprio programma, purché rispetti i propri impegni nei confronti dei propri colleghi ", afferma. "I nostri dipendenti sanno che le loro prestazioni sono ciò che conta e ne parliamo regolarmente."

Raccolta al distributore di acqua virtuale

Peter Kirwan, Jr., CEO e co-fondatore di Collexion, un online startup che si prepara a lanciare un sito per i collezionisti, usa anche Skype su una TV da 65 pollici per rimanere in contatto con dipendenti remoti, in alcuni casi a migliaia di chilometri di distanza dalla sede della sua azienda a San Diego. Kirwan fa anche affidamento sull'e-mail e sul calendario di Google Apps, sul libero Google Drive per la condivisione di file, su Skype e sugli strumenti di pianificazione dei progetti online di Smartsheet, disponibili a partire da $ 16 al mese. Il co-fondatore di Collexion, Doug Taylor, concorda che il wiki che usano, Atlassian's Confluence - disponibile con una licenza Starter (per dieci o meno utenti) a $ 10 al mese - è la chiave del successo con i lavoratori remoti.

Collexion's stand-alone degli usi di Skype e di una TV da 65 pollici con fotocamera integrata per mantenere dipendenti remoti e interni sulla stessa pagina.

"Grazie ai social network, le persone diventano più efficaci nell'esprimere piccoli pensieri online, "Dice Taylor. "La wiki permette loro di esprimersi in questo modo, e permette alle persone di ascoltare la conversazione, e di continuare così. Crea anche responsabilità, perché sappiamo quando qualcuno ha detto qualcosa se è scritto sul wiki. "

Altrettanto vitale per Collexion è il software di gestione delle attività di Asana (lo stesso programma utilizzato in Ordr.in.), che consente ai dipendenti di creare e assegnare compiti agli altri, anche al capo. "Può essere difficile per alcune persone, ma abbiamo lavorato per creare una cultura dall'alto verso il basso dove è possibile inviare un'attività al tuo capo. Non vogliamo che le persone inviino email, vogliamo che inviino compiti ", afferma Kirwan. Aggiunge che la capacità del programma di consentire commenti sulle attività aiuta a rendere tutti responsabili.

Creare la giusta atmosfera (virtuale)

Mentre tutti questi strumenti e prodotti possono mantenere i dipendenti remoti connessi e responsabili, tutti quelli che abbiamo intervistato per questo articolo concordano sul fatto che nessuno strumento valga molto se la vostra azienda non ha la giusta attitudine e cultura per ospitare dipendenti remoti. E alcuni non si affidano affatto alla tecnologia.

"Sono un grande sostenitore del movimento ROWE [Results Only Work Environment]. Si tratta di trattare il tuo staff come adulti e consentire loro di gestire il proprio tempo ", afferma Ben Eubanks, responsabile delle risorse umane di Pinnacle Solutions, un fornitore di servizi di ingegneria e formazione di 70 persone con sede a Huntsville, in Alabama. A causa del suo lavoro come appaltatore governativo, Pinnacle Solutions gestisce attualmente più dipendenti situati al di fuori del proprio ufficio domestico rispetto a quelli con sede in esso, ma Eubanks afferma che Pinnacle non utilizza prodotti tecnologici specifici per assicurarsi che stiano svolgendo il proprio lavoro.

"Abbiamo un rigoroso processo di assunzione e controlliamo rigorosamente le persone che soddisfano i nostri valori fondamentali, che comunichiamo presto e spesso. Un paio di volte, ci imbattiamo in persone che non sono in grado di gestire la libertà: persone che vogliono scappare invece di lavorare. Ma possiamo dire quando non rispettano le scadenze e iniziamo il processo a trovare qualcun altro che possa farlo ", dice Eubanks. "Tutto torna ai nostri valori fondamentali e alla nostra capacità di comunicarli."

La comunicazione è fondamentale, sia che tu gestisca uno staff di 2 o 222. E puoi trovare molti prodotti progettati per aiutarti a tenere tutti su compito: senza costringerti a giocare al taskmaster.