Come tenere traccia delle modifiche, utilizzare i commenti in un documento MS Word condiviso

In ufficio, a volte abbiamo bisogno di creare un documento condiviso vale a dire. un documento che può essere utilizzato da più persone. In questo caso, è anche ovvio che quelli privilegiati apporteranno modifiche al documento; e a volte apporta cambiamenti che altri non riescono a capire.

Quindi è una buona idea tenere traccia delle modifiche apportate a un documento condiviso. Il modo di base per farlo è aggiungere un commento dopo una modifica apportata o avvisare i collaboratori dopo aver effettuato la modifica. Ma questo non è sempre troppo conveniente, soprattutto se il documento è di grandi dimensioni. Fortunatamente, MS Word ha le spalle qui.

MS Word offre due eccellenti strumenti chiamati Commenta e Traccia modifiche nella sua scheda Revisione. Mentre ho visto pochissime persone li usano, quelli che usano sanno quanto possono essere facili le cose una volta che hai acquisito queste due eccellenti caratteristiche. E oggi ti guideremo attraverso le basi della pratica.

Utilizzo dei commenti in MS Word

Questa funzione ti aiuterà a far conoscere ad altri utenti (coloro che hanno accesso al documento) i tuoi commenti o suggerimenti su determinate cose. Ad esempio, seleziona del testo (come sto facendo nel mio articolo) e premi l'icona Nuovo commento. Prendi nota dell'etichetta (s1) e del commento corrispondente che è stato aggiunto al suo interno nel riquadro di sinistra.

Ora, quando altri utenti aprono il documento, possono visualizzare il commento, accettare il tuo feedback o lasciare i propri commenti. Dagli strumenti della barra multifunzione, è possibile eliminare i commenti o anche passare al commento precedente / successivo.

Utilizzo di Rileva modifiche in MS Word per tenere traccia delle modifiche ai documenti

Come suggerisce il nome, questo set consente di tenere traccia delle modifiche apportate al documento. Nel momento in cui si preme Traccia modifiche, qualunque cosa si digiti nuova appare in rosso e viene sottolineata. E tutto ciò che elimini viene barrato (in questo modo) anziché essere eliminato.

La linea verticale a sinistra si estende per l'intera lunghezza contenente eventuali modifiche. Insieme a questo, il riquadro di revisione (che può essere richiamato dalla barra multifunzione) mostrerà i dettagli sulle modifiche apportate. In questo modo il proprietario avrà una conoscenza approfondita delle modifiche apportate al documento.

Queste modifiche possono ora essere accettate o rifiutate prendendo l'opzione del tasto destro.

Inoltre, puoi scegliere di vedere le revisioni in formato fumetto (immagine sotto) o controllare le diverse revisioni del documento (attiva o disattiva le opzioni nel menu a tendina che dice Marking di rappresentazione finale; mostrato nella prima immagine).

Ci sono molte altre attività di formattazione e cambio colore a cui potresti aderire. E sono sicuro che esplorerai queste opzioni una volta padroneggiate le basi.

Conclusione

Lo scopo di questo articolo era quello di coprire le basi per aiutarti a iniziare con questi due meravigliosi strumenti in MS Word. Se le hai usate prima, potresti voler condividere alcuni trucchi e suggerimenti che conosci, con i nostri altri lettori. Per coloro che stanno per iniziare raccontaci le tue esperienze di utilizzo per la prima volta.